Якщо коротко: Як правило одна особа або компанія = одна адреса електронної доставкиале з кожного правила є винятки. Нижче ми пояснимо деталі для різних ситуацій: приватні особи, підприємці, офіси та адвокати. Ми відповімо на питання, коли є сенс мати кілька поштових скриньок і які обмеження накладає закон.
Для пересічного громадянина, який не є підприємцем, все просто: він має право на одну скриньку e-Delivery (електронну адресу доставки). Закон запровадив принцип, згідно з яким один суб'єкт може мати лише одну адресу в державній базі електронних адрес(ДБАЕ). Це означає, що ми не можемо мати кілька скриньок - держава хоче уникнути хаосу.
Виняток: Однак, якщо одна й та сама особа виступає в різних ролях, наприклад, веде бізнес або практикує професію, що викликає суспільну довіру (юрист, адвокат, нотаріус тощо), то ситуація відрізняється. У таких випадках особа повинна мати дві адреси електронної доставки - одну для приватних цілей, а іншу - для професійних. Закон прямо передбачає це для підприємців, зареєстрованих у CEIDG, а також для адвокатів, юрисконсультів, податкових консультантів та представників інших подібних професій. Це забезпечить, щоб, наприклад, адвокат мав окрему скриньку для звернення до суду як професійний адвокат, незалежно від приватної скриньки, яка використовується для особистого листування.
З точки зору користувача, це хороша новина - ви можете розділити робочі та особисті справи. Наприклад, підприємець Ян Ковальський може мати адресу електронної доставки "Jan Kowalski - Firma" для офіційних контактів компанії та окрему адресу "Jan Kowalski - Private" для приватної кореспонденції, не пов'язаної з бізнесом. Обидві поштові скриньки призначені одній особі, але з різними функціями, що відповідає правилам.
Компанії та підприємства також застосовують принцип "один суб'єкт = одна адреса". Кожен підприємець (чи то ФОП, чи то компанія) повинен мати власну власну електронну адресу доставки внесену в базу даних. Одна компанія не може створити для себе дві чи три електронні скриньки - це суперечило б ідеї унікальної офіційної адреси суб'єкта господарювання. Якщо якимось дивом для однієї і тієї ж компанії буде створено дві адреси, відповідний міністр з питань цифровізації буде діяти як контролер порядку і скасує зайву адресу. Іншими словами, дублікати поштових скриньок компанії виключені (така "надлишкова" адреса буде видалена з реєстру).
Що робити, якщо одна людина має кілька компаній? Тут ми розрізняємо два сценарії:
Гарна новина: Те, що компанія має єдину адресу електронної доставки, не означає, що генеральний директор або власник повинен особисто отримувати кожне повідомлення. Рішення, які пропонує Asseco, доступні на podpisano.pl , дозволяють зручно керувати поштовою скринькою декільком користувачам одночасно. Вже на етапі подання заявки можна вказати кількох адміністраторів, які матимуть доступ до однієї поштової скриньки компанії. Це може бути, наприклад, працівник адміністративного відділу, бухгалтер або навіть зовнішня бухгалтерія.
Таким чином, можна гнучко розподілити обов'язки з отримання та відправлення кореспонденції без ризику, що важливі листи будуть пропущені. Це дуже зручно, особливо у великих організаціях, де доступ до поштової скриньки повинні мати кілька людей. Ці рішення забезпечують ефективну, безпечну та відповідну нормативним вимогам командну роботу в сфері електронної доставки.
У випадку з публічних суб'єктів (державні установи, органи державної влади та місцевого самоврядування тощо) також застосовується правило однієї адреси на одну організацію. Кожна установа має власну офіційну електронну адресу доставки, яку вона повинна створити та оприлюднити в базі електронних адрес. Наприклад, муніципальна установа, районний центр зайнятості або державна школа - кожна з них має власну електронну скриньку, яка стає каналом отримання офіційної кореспонденції за замовчуванням.
Чи може офіс мати кілька скриньок? Як правило, ніале і тут законодавець передбачив певну гнучкість для розгалужених структур. Якщо установа має філії або дочірні підприємства на місцях, які діють цілком самостійно, вона може подати заявку на додаткові адреси - по одній на кожну філію. Це вимагає схвалення Міністра інформаційних технологій, але є можливим. Важливо, щоб така філія дійсно виконувала окремі завдання за своїм місцезнаходженням і щоб вона мала сенс мати власну скриньку. Наприклад, великий міський офіс з багатьма відділеннями на місцях може отримати окремі адреси електронної доставки для відділень, наприклад, відділення зв'язку в районі X, відділення зв'язків з громадськістю в районі Y і т.д., замість того, щоб керувати всім через головний офіс.
Навіть якщо офіс має кілька адрес для філій, вона повинна визначити одну головну (центральну) адресу як основну. Кожна філія подає заявку на отримання адреси окремо і отримує власний унікальний ідентифікатор, який вноситься до бази даних. Такий поділ впорядковує кореспонденцію - листи, що стосуються місцевих питань, можуть надходити безпосередньо до місцевої філії, а не циркулювати через головний офіс.
Таким чином, на практиці державний орган не створює кілька "запасних" скриньок.але може мати одну на кожну організаційну одиницю. У випадках, коли для одного і того ж органу створено дві адреси (наприклад, для муніципалітету і водночас для муніципального управління як окремо нотифікованого суб'єкта), правила вимагають видалити зайву адресу так, щоб залишилася лише одна належна адреса. Порядок повинен бути - кожне відомство має чітко визначену офіційну адресу для обслуговування.
Юридичні фірми, бухгалтерські фірми та інші юристи часто мають справу з кількома клієнтами. Чи означає це, що вони можуть створити для себе десять електронних кабінетів - по одному для кожного клієнта? Ні. Формально кожна скринька закріплена за конкретним суб'єктом (особою або фірмою). Юридична фірма як компанія матиме власну єдину адресу e-Delivery (наприклад, "Юридична фірма XYZ - Доставка"), як і будь-який інший бізнес. Вона не може мати окремих офіційних адрес для окремих клієнтів, оскільки клієнти не є філіями юридичної фірми - вони є окремими юридичними особами.
Як же тоді адвокат отримує листи для клієнта за допомогою e-Delivery? Ну, в офіційному та судовому листуванні діє правило, що якщо призначено адвоката для обслуговування, то кореспонденція може бути адресована на адресу цього адвоката. У цифровому світі це означає, що, наприклад, суд або офіс надішле лист безпосередньо на електронну скриньку адвоката, який представляє клієнта, а не на адресу клієнта. Так, ви правильно прочитали - адвокат може отримати офіційний лист для клієнта на власну електронну адресу. У наведеному вище положенні йдеться про те, що особа, яка діє як професійний адвокат, повинна використовувати окрему адресу для професійних справ. Таким чином, адвокат використовує адресу свого адвокатського бюро (або особисту професійну адресу) для роботи з клієнтами, що відокремлює ці справи від його приватної кореспонденції.
Для бухгалтерської фірми або податкового консультанта ситуація схожа: будь-який офіційний лист може надійти на електронну адресу консультанта, якщо його офіційно призначено довіреною особою для отримання кореспонденції фірми. Звісно, кожен клієнт, якого представляє фірма, повинен мати власний запис в адресній базі даних - найчастіше це буде просто адреса тієї фірми, до якої довірена особа має доступ або переадресацію. Таким чином, бухгалтерія може допомогти кільком підприємцям, але входячи в їхні поштові скриньки по черзі (як адміністратор або авторизований користувач). Система дозволяє надати доступ до поштової скриньки е-Консультації іншій особі, наприклад, тільки бухгалтеру або юристу, як на постійній основі, так і в якості заміни під час відсутності. Це дозволяє адвокату керувати кореспонденцією різних суб'єктів, але це все одно окрема скринька для кожного суб'єкта.а не одна чарівна скринька для всього.
На практиці юристи часто поєднують кілька ролей і адрес. Приклад: юрисконсульт, який працює в офісі на повну ставку, одночасно керує власною юридичною фірмою. Такий юрист матиме дві окремі адреси електронної пошти - одна з них буде використовуватися офісом для офіційного листування, а інша буде адресою його приватного бізнесу (юридичної фірми). При спілкуванні він може використовувати або адресу офісу (коли діє як працівник офісу), або адресу своєї юридичної фірми (коли діє як незалежний адвокат). Аналогічно, якщо адвокат є партнером юридичної фірми, зареєстрованої в Національному судовому реєстрі, фірма має власну адресу для обслуговування, незалежну від адреси адвоката. Все розмежовано для того, щоб було зрозуміло, "хто є хто" в конкретній справі і на яку адресу надходять листи.
Закон накладає обмеженнядля впорядкування цифрової кореспонденції. Якби кожному було дозволено створювати стільки офіційних скриньок, скільки він захоче, влада не знала б, яка адреса є правильною для громадянина чи компанії. Саме тому закон про електронну доставку запроваджує принцип однієї адреси на одну юридичну особу. Винятки чітко визначені (дві скриньки для осіб, які поєднують приватну та професійну діяльність) і не залежать від розсуду чиновників - вони випливають безпосередньо із закону.
З технічного боку технічна сторона Система e-Delivery стежить за тим, щоб записи не дублювалися. Спроба створити другу адресу на тому самому PESEL або NIP призведе до відхилення заявки (або її подальшого визнання недійсною). Міністерство цифровізації навіть має право видалити додаткову адресу з офіційного реєстру, якщо вона була зареєстрована з порушенням правил. Іншими словами - одна скринька є вашою офіційною адресою. одна скринька - це ваша офіційна адреса, і це все. Хочете змінити адресу? Ви можете оновити дані своєї поштової скриньки, але ви не створите другу "про всяк випадок".
Варто також пам'ятати, що кожна адреса електронної доставки повинна бути пов'язана з надійною службою - або публічно зареєстрованою службою електронної доставки (PURDE) пропонованою призначеним оператором (Poczta Polska), або з кваліфікованою службою доставки від приватного постачальника. Ми не створимо скриньку без використання такої послуги, тому також з точки зору інфраструктури немає сенсу множити акаунти без потреби. Натомість До однієї поштової скриньки можна підключити кількох користувачів. (наприклад, кілька посадових осіб обслуговують одну скриньку в офісі або кілька співробітників у компанії) - це передбачено і полегшує співпрацю.
Беручи до уваги ці принципи, в яких ситуаціях чи є практичним та обґрунтованим мати кілька адрес (за дозволених сценаріїв) це практично і виправдано? Ось кілька прикладів:
Таким чином, система електронної комунікації призначена для того, щоб кожному суб'єкту присвоюється унікальна офіційна адреса. Таким чином, зрозуміло, куди надсилати офіційні листи в електронному вигляді. Множення адрес обмежено навмисно - воно покликане забезпечити прозорість і безпеку доставки. Якщо ви виконуєте кілька ролей, закон надає вам можливість мати кілька скриньок, але це завжди одна адреса для однієї конкретної особи або функції. Це можна порівняти з номерами PESEL/NIP - у вас також є один основний номер, хоча ви можете займатися різними видами діяльності. Для цього ви можете організувати командну роботу (додавши уповноважених осіб) в межах однієї адреси електронної доставки та інтегрувати цей канал у робочий процес вашої компанії або офісу.
Наостанок варто додати трохи оптимізму: хоча це може здатися складним на перший погляд, електронна доставка має полегшити наше життя, зменшити кількість поїздок на пошту та стоси паперу. Одна коробка на голову (або на компанію) означає порядок - все під контролем. все під контролем, з підтвердженням доставки та електронним підписом. А те, що ми іноді маємо більше таких скриньок (бо носимо кілька капелюхів) - це ознака часу і цифрової революції.
...ми будемо раді допомогти вам.
Зв'яжіться з нами
Ми відповімо на ваші запитання, підберемо вам відповідну дату та консультанта у Гданську, Гдині, Кракові, Варшаві чи Вроцлаві.
Ви також можете написати нам на електронну пошту podpisano.plcontact@ .
Для того, щоб скористатися скринькою електронної доставки, необхідно підтвердити свою особу. Якщо у вас вже є підтвердження, видане Certum.pl (наприклад, SimplySign або CertumMini), вам не потрібно повторно проходити цей процес.
Цифрові довірчі послуги - послуги на основі eIDAS вимагають верифікації та підтвердження особи, що гарантує повну безпеку та юридичну відповідність вашої кореспонденції.
