У двох словах: Як правило одна особа або компанія = одна адреса електронної доставкиале з кожного правила є винятки. Нижче ми пояснимо деталі для різних ситуацій: фізичних осіб, підприємців, органів влади та адвокатів. Ми відповімо на питання, коли наявність декількох коробки має сенс і які обмеження накладає закон.
Для пересічного громадянина, який не керує компанією, питання просте: він має право на одна скринька електронної доставки (електронна адреса доставки). Закон запровадив принцип, за яким у державній базі даних електронних адрес (BAE) один суб'єкт може мати лише одну адресу. Це означає, що ми не можемо мати кілька скриньок - держава хоче уникнути хаосу.
Виняток: Однак, якщо одна й та сама особа виступає в різних ролях, наприклад, веде бізнес або практикує професію, що викликає суспільну довіру (адвокат, юрист, нотаріус тощо), то ситуація змінюється. У таких випадках особа повинна мати дві адреси електронної доставки - один для приватних цілей, а інший - для професійних. Закон прямо передбачає це для підприємців, зареєстрованих у CEIDG, зокрема, адвокатів, юрисконсультів, податкових консультантів та інших подібних професій. Це гарантує, що, наприклад, адвокат повинен мати окрему скриньку для звернення до суду як професійний адвокат, незалежно від приватної скриньки, яка використовується для особистого листування.
З точки зору користувача, це хороша новина - ви можете розділити ділові та особисті справи. Наприклад, підприємець Ян Ковальський може мати адресу електронної доставки "Jan Kowalski - Firma" для офіційних контактів компанії та окрему адресу "Jan Kowalski - Private" для кореспонденції, не пов'язаної з бізнесом. Обидві поштові скриньки призначені одній особі, але з різними ролями, що відповідає правилам.
Компанії та економічна діяльність також діє принцип "один суб'єкт = одна адреса". Кожен підприємець (як фізична особа-підприємець, так і компанія) повинен мати свою власну електронну адресу доставки вноситься до бази даних. Одна компанія не може створити для себе дві або три скриньки електронної доставки - це суперечило б ідеї унікальної офіційної адреси суб'єкта господарювання. Якщо якимось дивом для однієї і тієї ж компанії буде створено дві адреси, відповідний міністр з питань цифровізації буде діяти як контролер порядку і скасує зайву адресу. Іншими словами, дублікати поштових скриньок компанії виключені (така "надлишкова" адреса буде видалена з реєстру).
Що робити, якщо одна людина має кілька компаній? Тут ми розрізняємо два сценарії:
Хороші новини: Той факт, що компанія має єдину адресу електронної доставки, зовсім не означає, що генеральний директор або власник повинен особисто отримувати кожне повідомлення. Рішення, які пропонує компанія Asseco, доступні на сайті podpisano.pl, дозволяють зручно керувати поштовою скринькою декільком користувачам одночасно. Вже на етапі подання заявки можна вказати кількох адміністраторів, які матимуть доступ до однієї поштової скриньки компанії. Це може бути, наприклад, працівник адміністративного відділу, бухгалтер або навіть зовнішня бухгалтерія.
Таким чином, можна гнучко розподілити обов'язки з отримання та відправлення кореспонденції без ризику, що важливі листи будуть пропущені. Це дуже зручно, особливо у великих організаціях, де доступ до поштової скриньки повинні мати кілька людей. Ці рішення забезпечують ефективну, безпечну та відповідну нормативним вимогам командну роботу в сфері електронної доставки.
У випадку з державні установи (державні органи, установи, місцеві органи влади тощо) також дотримуються правила однієї адреси на організацію. Кожна установа має власну офіційну адресу е-Доставки, яку вона повинна створити та розкрити в базі даних е-адрес. Наприклад, муніципальний офіс, районний центр зайнятості або державна школа - кожна з них має власну скриньку електронної доставки, яка стає каналом отримання офіційної кореспонденції за замовчуванням.
Чи може офіс мати кілька скриньок? В принципі, ніале і тут законодавець передбачив певну гнучкість для розширених структур. Якщо установа має філії або дочірні підприємства на місцях, які діють цілком незалежно, то він може запросити додаткові адреси - по одному для кожного підопічного. Це вимагає схвалення Міністра інформаційних технологій, але це можливо. Важливо, щоб така філія фактично виконувала окремі завдання за своїм місцезнаходженням і щоб вона мала власну скриньку. Наприклад, великий міський офіс з багатьма відділеннями на місцях може отримати окремі адреси електронної доставки для відділень, наприклад, відділення зв'язку в районі X, відділення зв'язків з громадськістю в районі Y і т.д., замість того, щоб вирішувати всі питання через головний офіс.
Навіть якщо офіс має кілька адрес для філій, необхідно вказати одну основну адресу (центральний) як основний. Кожна філія подає заявку на отримання адреси окремо і отримує власний унікальний ідентифікатор, який заноситься до бази даних. Такий поділ впорядковує кореспонденцію - листи, що стосуються місцевих питань, можуть надходити безпосередньо до місцевої філії, а не циркулювати через головний офіс.
На практиці, таким чином, державний орган не створює кілька "запасних" ящиківале може мати одну на кожну організаційну одиницю. Якщо трапляються випадки, коли для одного і того ж органу створено дві адреси (наприклад, для муніципалітету і водночас для муніципальної установи як окремо нотифікованого суб'єкта), правила вимагають видалити зайву адресу, щоб залишилася лише одна належна адреса. Порядок повинен бути - кожне відомство має чітко визначену офіційну адресу для обслуговування.
Юридичні фірми, бухгалтерії та інші агенти Вони часто мають справу з кількома клієнтами. Чи означає це, що вони можуть встановити для себе десять скриньок електронної доставки - по одній для кожного клієнта? Ні. Формально кожна скринька закріплена за конкретним суб'єктом (фізичною або юридичною особою). Юридична фірма як бізнес буде мати власну єдину адресу e-Delivery (наприклад, "Юридична фірма XYZ - доставка"), як і будь-який інший торговець. Вона не може мати окремих офіційних адрес для окремих клієнтів, оскільки клієнти не є філіями юридичної фірми - вони є окремими юридичними особами.
Як же тоді адвокат отримує листи для клієнта за допомогою e-Delivery? Ну, в офіційному та судовому листуванні діє правило, що якщо призначено адвоката для обслуговування, то кореспонденція можуть бути направлені на адресу цього адвоката. У цифровому світі це означає, що, наприклад, суд або офіс надішле листа безпосередньо на електронну скриньку адвоката/консультанта, який представляє клієнта, а не на адресу клієнта. Так, ви не помилилися - адвокат може отримати офіційний лист для клієнта за адресою власну електронну адресу. У вищезгаданому положенні зазначено, що особа, яка діє як професійний адвокат, повинна використовувати окрему адресу для професійних справ. Таким чином, адвокат використовує адресу свого адвокатського бюро (або особисту професійну адресу) для ведення справ клієнтів, що відокремлює ці справи від його приватної кореспонденції.
Для бухгалтерської фірми або податкового консультанта ситуація схожа: будь-який офіційний лист може надійти на адресу електронної доставки консультанта, якщо він або вона офіційно призначені агентом для отримання кореспонденції фірми. Звісно, що так, кожен представлений клієнт повинен мати власний запис в адресній базі даних - Найчастіше це просто адреса тієї компанії, до якої проксі має доступ або перенаправлення. Таким чином, бухгалтерська фірма може допомагати кільком підприємцям, але входячи до їхніх поштових скриньок по черзі (як адміністратор або авторизований користувач). Система дозволяє надати доступ до поштової скриньки е-Консультації іншій особі, наприклад, тільки бухгалтеру або юристу, як на постійній основі, так і в якості заміни на час відсутності. Таким чином, юрист може керувати кореспонденцією різних суб'єктів, але це все ще окремі поля для кожного суб'єкта господарюванняа не одна чарівна скринька для всього.
На практиці юристи часто поєднують кілька ролей і адрес. Приклад: юрисконсульт, який працює в офісі на повну ставку, одночасно керує власною юридичною фірмою. Такий юрист матиме дві окремі адреси електронної доставки - одну адресу офісу він буде використовувати для офіційного листування, а іншу - для приватного бізнесу (юридичної фірми). При спілкуванні він може використовувати або адресу офісу (коли діє як працівник офісу), або адресу своєї юридичної фірми (коли діє як незалежний адвокат). Аналогічно, якщо адвокат є партнером юридичної фірми, зареєстрованої в Національному судовому реєстрі, то фірма має власну адресу для обслуговування, незалежну від адреси адвоката. Все розмежовано для того, щоб було зрозуміло, "хто є хто" в конкретній справі і на яку адресу надходять листи.
Закон накладає обмеженнядля впорядкування цифрової кореспонденції. Якби кожен міг створити стільки офіційних скриньок, скільки забажає, влада не знала б, яка адреса є правильною для громадянина чи компанії. Саме тому закон про електронні послуги запроваджує принцип однієї адреси для суб'єкта господарювання. Винятки чітко визначені (дві графи для осіб, які поєднують приватну та професійну діяльність) і не залежать від розсуду чиновників - вони випливають безпосередньо з нормативно-правових актів.
Від технічний Система e-Delivery стежить за тим, щоб записи не дублювалися. Спроба створити другу адресу на тому самому PESEL або NIP призведе до відхилення заявки (або її подальшого визнання недійсною). Міністерство цифровізації навіть має право видалити додаткову адресу з офіційного реєстру, якщо вона була зареєстрована з порушенням правил. Інакше кажучи - одна скринька - це ваша офіційна адреса, і це все. Хочете змінити адресу? Ви можете оновити дані своєї поштової скриньки, але ви не створите другу "про всяк випадок".
Варто також пам'ятати, що будь-яка адреса електронної доставки повинна бути пов'язана з надійним сервісом - або державна зареєстрована електронна служба доставки (PURDE) призначеним оператором (Poczta Polska), або за допомогою кваліфікованої служби доставки від приватного постачальника. Ми не створимо скриньку без використання такої послуги, тому також з точки зору інфраструктури немає сенсу множити акаунти без потреби. Для цього до однієї поштової скриньки може бути підключено кілька користувачів (наприклад, кілька клерків працюють з однією офісною скринькою або кілька працівників у компанії) - це передбачено і полегшує співпрацю.
Беручи до уваги ці принципи, в яких ситуаціях мають кілька адрес (за дозволених сценаріїв) є практичним та обґрунтованим? Ось кілька прикладів:
Таким чином, система електронних зобов'язань призначена для того, щоб присвоїти кожному суб'єкту унікальну офіційну адресу. Таким чином, стає зрозуміло, куди надсилати офіційні листи в електронному вигляді. Множення адрес обмежено навмисно - це робиться для забезпечення прозорості та безпеки доставки. Якщо ви виконуєте кілька ролей, закон дає вам можливість використовувати кілька скриньок, але це завжди одна адреса до однієї конкретної ідентичності або функції. Це можна порівняти з номерами PESEL/NIP - у вас також є один основний номер, хоча ви можете здійснювати різні види діяльності. Для цього ви можете організувати командну роботу (додавши уповноважених осіб) в рамках однієї адреси електронної доставки та інтегрувати цей канал у робочий процес вашої компанії або офісу.
Наостанок варто додати трохи оптимізму: хоча це може здатися складним на перший погляд, електронна доставка має полегшити наше життя, зменшити кількість поїздок на пошту та стоси паперу. Одна коробка на голову (або на компанію) - це вже чималенька сума. все під контролем, з підтвердженням доставки та електронним підписом. А те, що у нас іноді буває більше таких коробок (бо ми також носимо кілька капелюхів) - що ж, це ознака часу і цифрової революції.
...ми будемо раді допомогти вам.
Зв'яжіться з нами
Ми відповімо на ваші запитання, підберемо зручний для вас час та консультанта в одному з наших відділень по всій Польщі.
Ви також можете написати нам на електронну пошту [email protected].
Для того, щоб скористатися скринькою електронної доставки, необхідно посвідчення особи. Якщо у вас вже є підтвердження, видане Certum.co.uk (наприклад. SimplySign або CertumMini), вам не доведеться проходити цей процес знову.
Цифрові довірчі послуги - Послуги на основі eIDAS вимагають верифікації та підтвердження особи, що гарантує повну безпеку та юридичну відповідність вашої кореспонденції.
