En resumen: Por regla general una persona o empresa = una dirección de entrega electrónicapero hay excepciones a toda regla. A continuación explicamos los detalles para las distintas situaciones: particulares, empresarios, despachos y abogados. Responderemos a la pregunta de cuándo tiene sentido tener varios buzones y qué restricciones impone la ley.
Para el ciudadano de a pie que no dirige una empresa, la cosa es sencilla: tiene derecho a un buzón de entrega electrónica (dirección de entrega electrónica). La ley introdujo el principio de que una entidad sólo puede tener una dirección en la base de datos estatal de direcciones electrónicas(BAE). Esto significa que no se pueden tener varios buzones: el Estado quiere evitar el caos.
Excepción: Sin embargo, si la misma persona desempeña distintas funciones, como dirigir una empresa o ejercer una profesión de confianza pública (abogado, procurador, notario, etc.), la situación es distinta. En tales casos, la persona deberá tener dos direcciones de e-Delivery - una para fines privados y otra para fines profesionales. La ley lo prevé explícitamente para los empresarios inscritos en el CEIDG y, entre otros, los abogados, asesores jurídicos, asesores fiscales y otras profesiones similares. Esto garantizaría que, por ejemplo, un abogado disponga de un buzón separado para ponerse en contacto con el tribunal como abogado profesional, independientemente del buzón privado utilizado para la correspondencia personal.
Desde el punto de vista del usuario, es una buena noticia. se pueden separar los asuntos profesionales de los privados. Por ejemplo, el empresario Jan Kowalski puede tener una dirección de e-Delivery "Jan Kowalski - Firma" para los contactos oficiales de la empresa y otra dirección "Jan Kowalski - Privado" para la correspondencia no relacionada con la empresa. Ambos buzones están asignados a la misma persona pero con funciones diferentes, lo que es conforme a la normativa.
Las empresas y los negocios también aplican el principio "una entidad = una dirección". Cada empresario (ya sea una empresa individual o una sociedad) debe tener su propia propia dirección electrónica de entrega en una base de datos. No es posible que una empresa establezca dos o tres buzones de entrega electrónica para sí misma - esto iría en contra de la idea de una dirección oficial única para la entidad. Si, por algún milagro, se crearan dos direcciones para la misma empresa, el Ministro de Digitalización competente actuaría como controlador de la orden y cancelaría la dirección redundante. En otras palabras, se excluyen los buzones de empresa duplicados (esa dirección "redundante" se eliminará del registro).
¿Y si una persona tiene varias empresas? Aquí distinguimos entre dos escenarios:
Buenas noticias: Que una empresa tenga una única dirección de e-Delivery no significa que el director general o el propietario tengan que recibir personalmente todos los mensajes. Las soluciones ofrecidas por Asseco -disponibles a través de podpisano.pl permiten una cómoda gestión del buzón por parte de varios usuarios simultáneamente. Ya en la fase de solicitud, es posible indicar varios administradores que tendrán acceso al mismo buzón de la empresa. Puede tratarse, por ejemplo, de un empleado del departamento de administración, un contable o incluso una oficina de contabilidad externa.
De este modo, las responsabilidades de recepción y envío de correspondencia pueden dividirse de forma flexible, sin riesgo de que se pasen por alto cartas importantes. Se trata de una verdadera comodidad, sobre todo en las grandes empresas, donde más de una persona necesita tener acceso al buzón. Estas soluciones permiten un trabajo en equipo eficaz, seguro y conforme a las normas en materia de entrega electrónica.
En el caso de entidades públicas (oficinas públicas, instituciones gubernamentales estatales y locales, etc.), también se aplica la norma de una dirección por entidad. Cada institución tiene su propia dirección oficial de entrega electrónica, que debe establecer y divulgar en la base de datos de direcciones electrónicas. Por ejemplo, una oficina municipal, una oficina de empleo de distrito o una escuela pública - cada una de ellas tiene su propio buzón de entrega electrónica, que se convierte en el canal por defecto para recibir correspondencia oficial.
¿Puede una oficina tener varias cajas? Por regla general, nopero también en este caso el legislador ha previsto cierta flexibilidad para las estructuras ampliadas. Si una institución tiene sucursales o filiales sobre el terreno, que funcionan de forma bastante independiente, puede solicitar direcciones adicionales - una para cada sucursal. Esto requiere la aprobación del Ministro de Tecnología de la Información, pero es factible. Es importante que esa sucursal realice realmente tareas independientes en su ubicación y que tenga sentido tener su propio buzón. Por ejemplo, una oficina de una gran ciudad con muchos departamentos sobre el terreno podría obtener direcciones eDelivery separadas para las sucursales, por ejemplo, la sucursal de comunicaciones en el distrito X, la sucursal de asuntos cívicos en el distrito Y, etc., en lugar de gestionarlo todo a través de la oficina central.
Aunque la oficina tenga varias direcciones para sucursales debe designar una dirección (central) como dirección principal. Cada sucursal solicita una dirección por separado y recibe su propio identificador único, introducido en la base de datos. Esta división agiliza la correspondencia: las cartas relativas a asuntos locales pueden ir directamente a la sucursal local en lugar de circular por la oficina central.
En la práctica, por tanto, un organismo público no crea varias cajas "de reservasino que puede tener uno por unidad organizativa. En los casos en que se hayan creado dos direcciones para la misma oficina (por ejemplo, para un municipio y al mismo tiempo para una oficina municipal como entidad notificada por separado), la normativa exige que se suprima la dirección redundante para que sólo quede una dirección correcta. Orden debe ser - cada oficina tiene una dirección oficial claramente definida para notificaciones.
Los bufetes de abogados, las empresas de contabilidad y otros abogados a menudo tratan con múltiples clientes. ¿Significa eso que pueden instalarse diez buzones e-Counsel, uno para cada cliente? No. Formalmente, cada buzón se asigna a una entidad específica (persona o empresa). El bufete como empresa tendrá su propia dirección única (por ejemplo, "Bufete XYZ - Entregas"), como cualquier otra empresa. No puede tener direcciones oficiales separadas para clientes individuales, porque los clientes no son sucursales del bufete de abogados - son entidades separadas.
Entonces, ¿cómo recibe un abogado cartas para un cliente a través de e-Delivery? Pues bien, en las comunicaciones oficiales y judiciales, la norma es que si se ha designado un abogado de oficio, la correspondencia puede dirigirse a la dirección de ese abogado. En el mundo digital, esto significa que, por ejemplo, un tribunal o una oficina enviará una carta directamente al buzón de e-Delivery del abogado que representa al cliente, en lugar de a la dirección del cliente. Sí, ha leído bien: un abogado puede recibir una carta oficial para un cliente en su propia dirección electrónica. La disposición citada menciona que una persona que actúa como abogado profesional debe utilizar una dirección separada para asuntos profesionales. Por lo tanto, el abogado utiliza la dirección de su bufete (o dirección profesional personal) para los asuntos de sus clientes, lo que separa estos asuntos de su correspondencia privada.
Para una empresa de contabilidad o un asesor fiscal, es similar: cualquier carta oficial puede ir a la dirección de e-Delivery del asesor, si éste ha sido designado formalmente como apoderado para recibir la correspondencia de la empresa. Por supuesto cada cliente representado debe tener su propia entrada en la base de datos de direcciones - lo más frecuente es que se trate simplemente de la dirección del despacho a la que el apoderado tiene acceso o redireccionamiento. Por tanto, el gabinete contable puede ayudar a varios empresarios, pero accediendo a sus buzones uno por uno (como administrador o usuario autorizado). El sistema permite dar acceso al buzón de e-Advice a otra persona, por ejemplo sólo al contable o al abogado, tanto de forma permanente como en sustitución durante una ausencia. Esto permite al abogado gestionar la correspondencia de diferentes entidades, pero sigue siendo un buzón distinto para cada entidady no un buzón mágico para todo.
En la práctica, los abogados suelen combinar varias funciones y direcciones. Ejemplo: un asesor jurídico empleado a tiempo completo en un despacho dirige simultáneamente su propio bufete. Dicho abogado tendrá dos direcciones de comunicación electrónica distintas - una de ellas será utilizada por el despacho para la correspondencia oficial y la otra será la dirección de su negocio privado (bufete de abogados). Cuando se comunique, podrá utilizar la dirección del despacho (cuando actúe como empleado del despacho) o la dirección de su bufete (cuando actúe como abogado independiente). Del mismo modo, si el abogado es socio de un bufete de abogados inscrito en el Registro Nacional de Tribunales, el bufete tiene su propia dirección a efectos de notificaciones, independiente de la dirección del propio abogado. Todo está separado para que quede claro "quién es quién" en un caso determinado y en qué dirección se reciben las cartas.
La ley impone restriccionespara mantener en orden la correspondencia digital. Si se permitiera a todo el mundo instalar tantos buzones oficiales como quisiera, las autoridades no sabrían qué dirección es la correcta para cada ciudadano o empresa. Por eso la ley sobre entrega electrónica adopta el principio de una dirección por entidad. Las excepciones están claramente indicadas (dos casillas para las personas que combinan funciones privadas y profesionales) y no dependen de la discrecionalidad de los funcionarios, sino que se desprenden directamente de la ley.
En el aspecto técnico aspecto técnico El sistema de entrega electrónica garantiza que las inscripciones no se dupliquen. Un intento de establecer una segunda dirección en el mismo PESEL o NIP terminará con el rechazo de la solicitud (o su posterior invalidación). El Ministerio de Digitalización tiene incluso la potestad de eliminar una dirección adicional del registro oficial si, de alguna manera, se ha registrado en contra de las normas. En otras palabras es tu dirección oficial y punto.. ¿Quiere cambiar de dirección? Puede actualizar los datos de su buzón, pero no crear un segundo "por si acaso".
También conviene recordar que cada dirección de entrega electrónica debe estar vinculada a un servicio de confianza, ya sea un servicio público de entrega electrónica registrada (PURDE) ofrecido por un operador designado (Poczta Polska), o con un servicio de entrega cualificado de un proveedor privado. No instalaremos un buzón sin utilizar un servicio de este tipo, por lo que también en términos de infraestructura no tiene sentido multiplicar las cuentas más allá de lo necesario. En su lugar Se pueden conectar varios usuarios a un mismo buzón. (por ejemplo, varios oficinistas atendiendo un buzón en una oficina o varios empleados en una empresa) - esto está previsto y facilita la cooperación.
Teniendo en cuenta estos principios, ¿en qué situaciones es práctico y razonable tener varias direcciones (en los supuestos permitidos) ¿es práctico y justificable? He aquí algunos ejemplos:
En resumen, el sistema de e-Communication está diseñado para asignar a cada entidad una dirección oficial única. De este modo, queda claro a dónde dirigir las cartas oficiales por vía electrónica. La multiplicación de direcciones está limitada a propósito: se pretende garantizar la transparencia y la seguridad de la entrega. Si tiene varias funciones, la ley le da la opción de varias casillas, pero siempre es una sola dirección para una identidad o función específica. Esto puede compararse con los números PESEL/NIP - también tiene uno principal, aunque pueda tener diferentes actividades. Para ello, puede organizar el trabajo en equipo (añadiendo personas autorizadas) dentro de una dirección de e-Delivery e integrar este canal en el flujo de trabajo de su empresa u oficina.
Por último, vale la pena añadir un poco de optimismo: aunque pueda parecer complicado al principio, se supone que la entrega electrónica nos hará la vida más fácil, reducirá las carreras a la oficina de correos y los montones de papel. Una caja por cabeza (o por empresa) significa orden - todo bajo control, con acuse de recibo y firma electrónica. Y que a veces tengamos más de estas cajas (porque también llevamos varios sombreros)... bueno, es un signo de los tiempos y de la revolución digital.
...estaremos encantados de ayudarle.
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Para utilizar el buzón de entrega electrónica, es necesario confirmar su identidad. Si ya dispone de una verificación emitida por Certum.pl (por ejemplo, SimplySign o CertumMini), no es necesario que vuelva a realizar este proceso.
Servicios de confianza digital: los servicios basados en eIDAS requieren verificación y prueba de identidad, lo que garantiza la plena seguridad y conformidad legal de su correspondencia.
