Kurz und bündig: In der Regel eine Person oder ein Unternehmen = eine e-Delivery-Adresseaber es gibt Ausnahmen von jeder Regel. Im Folgenden erläutern wir die Einzelheiten für verschiedene Situationen: Privatpersonen, Unternehmer, Behörden und Anwälte. Wir werden die Frage beantworten, wann mehrere Boxen sinnvoll ist und welche Grenzen das Gesetz vorgibt.
Für den normalen Bürger, der kein Unternehmen betreibt, ist die Sache einfach: Er hat Anspruch auf eine e-Delivery-Box (elektronische Zustelladresse). Mit dem Gesetz wurde der Grundsatz eingeführt, dass in der staatlichen Datenbank für elektronische Adressen (BAE) kann eine Einrichtung nur eine Adresse haben. Das bedeutet, dass wir nicht mehrere Postfächer haben können - der Staat möchte ein Chaos vermeiden.
Eine Ausnahme: Anders verhält es sich jedoch, wenn ein und dieselbe Person in verschiedenen Funktionen tätig ist, z. B. als Geschäftsführer eines Unternehmens oder bei der Ausübung eines Berufs, der öffentliches Vertrauen genießt (Rechtsanwalt, Notar, usw.). In solchen Fällen sollte die Person zwei e-Delivery-Adressen haben - eine für private Zwecke und die andere für berufliche Zwecke. Das Gesetz sieht dies ausdrücklich für die im CEIDG eingetragenen Unternehmer und unter anderem für Rechtsanwälte, Rechtsberater, Steuerberater und andere ähnliche Berufe vor. Damit wird sichergestellt, dass beispielsweise ein Rechtsanwalt ein separates Fach für die Kontaktaufnahme mit dem Gericht als Berufsanwalt hat, unabhängig von dem privaten Fach, das für die persönliche Korrespondenz verwendet wird.
Aus Sicht der Nutzer ist das eine gute Nachricht. Sie können geschäftliche und private Angelegenheiten trennen. So kann beispielsweise der Unternehmer Jan Kowalski eine e-Delivery-Adresse "Jan Kowalski - Firma" für die offiziellen Kontakte des Unternehmens und eine separate Adresse "Jan Kowalski - Privat" für nicht geschäftsbezogene Korrespondenz haben. Beide Postfächer sind der gleichen Person, aber unterschiedlichen Rollen zugeordnet, was den Vorschriften entspricht.
Unternehmen und wirtschaftliche Aktivitäten gilt auch der Grundsatz "ein Unternehmen = eine Adresse". Jeder Unternehmer (ob Einzelunternehmer oder Unternehmen) sollte seine eigene elektronische Lieferadresse in die Datenbank eingegeben werden. Es ist nicht möglich, dass ein Unternehmen zwei oder drei e-Delivery-Boxen für sich selbst einrichtet - dies würde der Idee einer eindeutigen offiziellen Adresse für ein Unternehmen widersprechen. Sollten auf wundersame Weise zwei Adressen für ein und dasselbe Unternehmen eingerichtet werden, würde der zuständige Minister für Digitalisierung als Auftragskontrolleur handeln und die überflüssige Adresse löschen. Mit anderen Worten: doppelte Firmenpostfächer sind ausgeschlossen (eine solche "überflüssige" Adresse wird aus dem Register gelöscht).
Was ist, wenn eine Person mehrere Unternehmen? Hier unterscheiden wir zwischen zwei Szenarien:
Eine gute Nachricht: Die Tatsache, dass ein Unternehmen eine einzige e-Delivery-Adresse hat, bedeutet keineswegs, dass der Geschäftsführer oder Inhaber jede Nachricht persönlich erhalten muss. Die von Asseco angebotenen Lösungen, die über podpisano.pl erhältlich sind, ermöglichen eine bequeme Verwaltung der Mailbox durch mehrere Benutzer gleichzeitig. Bereits bei der Antragstellung können mehrere Administratoren angegeben werden, die Zugriff auf ein und dasselbe Firmenpostfach haben sollen. Dies kann z.B. ein Mitarbeiter der Verwaltung, ein Buchhalter oder auch ein externes Buchhaltungsbüro sein.
Auf diese Weise können die Zuständigkeiten für den Empfang und Versand von Korrespondenz flexibel aufgeteilt werden, ohne dass die Gefahr besteht, dass wichtige Briefe übersehen werden. Dies ist ein echter Vorteil - vor allem in größeren Organisationen, in denen mehr als eine Person Zugriff auf das Postfach haben muss. Diese Lösungen ermöglichen eine effiziente, sichere und gesetzeskonforme Teamarbeit bei der elektronischen Zustellung.
Im Fall von öffentliche Einrichtungen (Ämter, Institutionen, Gemeinden, etc.) gilt ebenfalls die Regel, dass es nur eine Adresse pro Einrichtung gibt. Jede Einrichtung hat ihre eigene offizielle e-Zustelladresse, die sie einrichten und in der e-Adressdatenbank bekannt geben muss. Ein Gemeindeamt, ein Arbeitsamt oder eine öffentliche Schule hat beispielsweise ein eigenes elektronisches Postfach, das als Standardkanal für den Empfang offizieller Korrespondenz dient.
Kann ein Büro mehrere Boxen haben? Im Prinzip keineAber auch hier hat der Gesetzgeber eine gewisse Flexibilität für erweiterte Strukturen vorgesehen. Wenn das Institut Zweigstellen oder Tochtergesellschaften hat im Feld, die ganz unabhängig voneinander arbeiten, dann kann sie zusätzliche Adressen anfordern - eine für jede Station. Dies erfordert die Zustimmung des Ministers für Informationstechnologie, ist aber machbar. Wichtig ist, dass eine solche Zweigstelle an ihrem Standort tatsächlich getrennte Aufgaben wahrnimmt und dass es sinnvoll ist, ein eigenes Postfach zu haben. Ein großes städtisches Amt mit vielen Außenstellen könnte beispielsweise separate eDelivery-Adressen für die Außenstellen einrichten, z. B. für die Kommunikationsabteilung im Bezirk X, die Abteilung für Bürgerangelegenheiten im Bezirk Y usw., anstatt alles über die Zentrale abzuwickeln.
Auch wenn das Büro mehrere Adressen für Zweigstellen hat, muss eine Hauptadresse angeben (Zentrale) als Hauptadresse. Jede Zweigstelle beantragt eine eigene Adresse und erhält eine eigene eindeutige Kennung, die in die Datenbank eingegeben wird. Durch diese Aufteilung wird die Korrespondenz rationalisiert - Briefe, die lokale Angelegenheiten betreffen, können direkt an die örtliche Zweigstelle gehen, anstatt über die Zentrale zu laufen.
In der Praxis bedeutet dies, dass die öffentliche Einrichtung erzeugt nicht mehrere "Ersatz"-Boxenaber eine pro Organisationseinheit haben. In den Fällen, in denen zwei Anschriften für ein und dieselbe Stelle eingerichtet wurden (z. B. für eine Gemeinde und gleichzeitig für ein Gemeindeamt als gesondert angemeldete Stelle), schreibt das Reglement vor, dass die überflüssige Adresse zu löschen ist, so dass nur noch eine richtige Adresse übrig bleibt. Ordnung muss sein - jedes Amt hat eine klar definierte offizielle Zustelladresse.
Anwaltskanzleien, Wirtschaftsprüfungsbüros und andere Vertreter Sie haben oft mit mehreren Kunden zu tun. Bedeutet das, dass sie zehn e-Delivery-Boxen für sich einrichten können - eine für jeden Kunden? Nein. Formal ist jedes Fach einer bestimmten Einheit (Person oder Unternehmen) zugeordnet. Die Anwaltskanzlei als Unternehmen haben wird Ihre eigene Einzeladresse e-Delivery (z. B. "Anwaltskanzlei XYZ - Lieferung"), wie jeder andere Händler auch. Sie kann keine separaten offiziellen Adressen für einzelne Mandanten haben, da Mandanten keine Zweigstellen der Kanzlei sind - sie sind eigenständige Einheiten.
Wie kann ein Rechtsanwalt also Briefe für einen Mandanten per E-Zustellung erhalten? Nun, im amtlichen und gerichtlichen Schriftverkehr gilt die Regel, dass, wenn ein Zustellungsbevollmächtigter benannt wurde, die Korrespondenz können an die Adresse dieses Anwalts gerichtet werden. In der digitalen Welt bedeutet dies, dass z. B. ein Gericht oder eine Behörde ein Schreiben direkt an das elektronische Postfach des Anwalts/Rechtsanwalts, der den Mandanten vertritt, und nicht an die Adresse des Mandanten sendet. Ja, Sie haben richtig gelesen - ein Anwalt kann ein offizielles Schreiben für einen Mandanten bei der Ihre eigene e-Adresse. In der vorgenannten Bestimmung heißt es, dass eine Person, die als Rechtsanwalt tätig ist, für berufliche Angelegenheiten eine gesonderte Adresse verwenden sollte. Daher verwendet ein Rechtsanwalt seine Kanzleianschrift (oder seine persönliche berufliche Anschrift) für die Bearbeitung von Mandantenangelegenheiten, wodurch diese Angelegenheiten von seiner privaten Korrespondenz getrennt werden.
Bei einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft oder einem Steuerberater ist es ähnlich: Jedes offizielle Schreiben kann an die e-Delivery-Adresse des Beraters geschickt werden, wenn dieser offiziell als Bevollmächtigter für den Empfang der Korrespondenz der Gesellschaft ernannt wurde. Das ist selbstverständlich, jeder vertretene Kunde muss einen eigenen Eintrag in der Adressdatenbank haben - In den meisten Fällen handelt es sich dabei einfach um die Adresse des Unternehmens, zu dem der Bevollmächtigte Zugang oder eine Weiterleitung hat. Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft kann also einer Reihe von Unternehmern helfen, indem sie sich einzeln in deren Postfächer einloggt (als Administrator oder autorisierter Benutzer). Das System ermöglicht es, einer anderen Person, z.B. nur dem Steuerberater oder Rechtsanwalt, den Zugang zum e-Advice-Postfach zu gewähren, sowohl dauerhaft als auch als Vertretung während einer Abwesenheit. Auf diese Weise kann der Anwalt die Korrespondenz der verschiedenen Stellen verwalten, aber sie sind immer noch separate Felder für jede EinheitEs gibt nicht den einen Zauberkasten für alles.
In der Praxis kombinieren Anwälte oft mehrere Rollen und Adressen. Beispiel: Ein Rechtsberater, der als Vollzeitangestellter in einer Kanzlei beschäftigt ist, betreibt gleichzeitig seine eigene Kanzlei. Ein solcher Rechtsanwalt hat zwei separate e-Delivery-Adressen - eine Büroadresse, die er für den amtlichen Schriftverkehr verwendet, und die andere ist die Adresse seines privaten Unternehmens (Anwaltskanzlei). Im Schriftverkehr kann er entweder die Adresse der Kanzlei (wenn er als Angestellter der Kanzlei handelt) oder die Adresse seiner Anwaltskanzlei (wenn er als selbständiger Rechtsanwalt handelt) verwenden. Ist der Anwalt Partner einer im nationalen Gerichtsregister eingetragenen Anwaltskanzlei, so hat die Kanzlei eine eigene Zustellungsanschrift, unabhängig von der Adresse des Anwalts. Alles ist getrennt, damit klar ist, wer in einem bestimmten Fall wer ist und an welche Adresse die Briefe zugestellt werden.
Das Gesetz sieht Einschränkungen vorum die digitale Korrespondenz in Ordnung zu halten. Wenn jeder so viele amtliche Postfächer einrichten könnte, wie er wollte, wüssten die Behörden nicht, welche Adresse für welchen Bürger oder welches Unternehmen die richtige ist. Deshalb das Gesetz über elektronische Dienstleistungen sieht den Grundsatz einer Adresse pro Einrichtung vor. Die Ausnahmen sind klar angegeben (zwei Kästchen für Personen, die private und berufliche Aufgaben kombinieren) und hängen nicht vom Ermessen der Beamten ab - sie ergeben sich direkt aus den Verordnungen.
Von der technisch Das e-Delivery-System stellt sicher, dass keine doppelten Einträge vorgenommen werden. Der Versuch, eine zweite Adresse auf derselben PESEL oder NIP einzurichten, führt zur Ablehnung des Antrags (oder zu seiner späteren Ungültigerklärung). Das Ministerium für Digitalisierung ist sogar befugt, eine zusätzliche Adresse aus dem amtlichen Register zu löschen, wenn sie in irgendeiner Weise vorschriftswidrig eingetragen wurde. Mit anderen Worten - das ein Feld ist Ihre offizielle Adresse und das war's.. Sie möchten Ihre Adresse ändern? Sie können Ihre Mailboxdaten aktualisieren, aber Sie werden keine zweite Mailbox für den Fall der Fälle einrichten.
Es ist auch daran zu denken, dass jede eDelivery-Adresse mit einem vertrauenswürdigen Dienst verbunden sein muss - entweder mit einem öffentlicher registrierter elektronischer Zustelldienst (PURDE) die von einem bestimmten Betreiber (Poczta Polska) angeboten werden, oder mit einem qualifizierten Zustelldienst eines privaten Anbieters. Wir werden keine Box einrichten, ohne einen solchen Dienst in Anspruch zu nehmen, so dass es auch im Hinblick auf die Infrastruktur keinen Sinn macht, die Zahl der Konten über den Bedarf hinaus zu erhöhen. Für diese mehrere Benutzer können mit einer einzigen Mailbox verbunden werden (z.B. mehrere Sachbearbeiter, die ein Postfach bearbeiten, oder mehrere Mitarbeiter in einem Unternehmen) - das ist vorgesehen und erleichtert die Zusammenarbeit.
Mit diesen Grundsätzen im Hinterkopf, in welchen Situationen mit mehreren Adressen (unter zulässigen Szenarien) praktisch und vernünftig ist? Hier sind einige Beispiele:
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das System für die elektronische Mittelbindung folgende Ziele verfolgt jeder Einrichtung eine eindeutige offizielle Adresse zuweisen. Auf diese Weise ist klar, wohin amtliche Schreiben elektronisch zu adressieren sind. Die Vervielfachung der Adressen ist absichtlich begrenzt - sie soll Transparenz und Sicherheit bei der Zustellung gewährleisten. Wenn Sie mehrere Rollen haben, gibt Ihnen das Gesetz die Möglichkeit von mehreren Feldern, aber es ist immer eine Adresse auf eine bestimmte Identität oder Funktion. Dies ist vergleichbar mit den PESEL/NIP-Nummern - auch hier haben Sie eine Hauptnummer, obwohl Sie verschiedene Tätigkeiten ausführen können. Dazu können Sie die Teamarbeit (durch Hinzufügen von befugten Personen) innerhalb einer einzigen e-Delivery-Adresse organisieren und diesen Kanal in den Arbeitsablauf Ihres Unternehmens oder Büros integrieren.
Zum Schluss noch ein wenig Optimismus: Auch wenn es auf den ersten Blick kompliziert erscheinen mag, soll die elektronische Zustellung unser Leben einfacher machen, den Gang zur Post und die Papierberge reduzieren. Ein Paket pro Kopf (oder pro Unternehmen) ist eine ordentliche - alles unter Kontrolle, mit Zustellnachweis und elektronischer Unterschrift. Und dass wir manchmal mehr von diesen Boxen haben (weil wir auch mehrere Hüte tragen) - nun, ein Zeichen der Zeit und der digitalen Revolution.
...wir helfen Ihnen gerne weiter.
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Für die Nutzung der e-Delivery-Box ist ein Identitätsnachweis erforderlich. Wenn Sie bereits über einen Nachweis verfügen, der von der Certum.pl (z.B.. SimplySign oder CertumMini), müssen Sie den Vorgang nicht noch einmal durchlaufen.
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