Kurz gesagt: In der Regel eine Person oder ein Unternehmen = eine e-Delivery-Adresseaber es gibt Ausnahmen von jeder Regel. Im Folgenden erläutern wir die Details für die verschiedenen Situationen: Privatpersonen, Unternehmer, Büros und Anwälte. Wir beantworten die Frage, wann es sinnvoll ist, mehrere Postfächer zu haben und welche Beschränkungen das Gesetz auferlegt.
Für den normalen Bürger, der kein Unternehmen betreibt, ist die Sache einfach: Er hat Anspruch auf eine e-Delivery-Box (elektronische Zustelladresse). Mit dem Gesetz wurde der Grundsatz eingeführt, dass eine Person nur eine Adresse in der staatlichen Datenbank für elektronische Adressen(BAE) haben kann. Das bedeutet, dass wir nicht mehrere Postfächer haben können - der Staat will ein Chaos vermeiden.
Eine Ausnahme: Wenn ein und dieselbe Person jedoch in verschiedenen Funktionen tätig ist, z. B. als Leiter eines Unternehmens oder in der Ausübung eines öffentlichen Vertrauensberufs (Rechtsanwalt, Notar usw.), ist die Situation anders. In solchen Fällen sollte die Person zwei e-Delivery-Adressen haben - eine für private Zwecke und eine für berufliche Zwecke. Das Gesetz sieht dies ausdrücklich für die im CEIDG registrierten Unternehmer und u. a. für Rechtsanwälte, Rechtsberater, Steuerberater und andere ähnliche Berufe vor. Damit wäre sichergestellt, dass z. B. ein Rechtsanwalt ein separates Postfach für die Kontaktaufnahme mit dem Gericht in seiner Eigenschaft als berufsmäßiger Rechtsanwalt hat, unabhängig von dem privaten Postfach, das für die persönliche Korrespondenz verwendet wird.
Aus Sicht der Nutzer ist dies eine gute Nachricht - Sie können geschäftliche und private Angelegenheiten trennen. So kann beispielsweise der Unternehmer Jan Kowalski eine e-Delivery-Adresse "Jan Kowalski - Firma" für offizielle Firmenkontakte und eine separate Adresse "Jan Kowalski - Privat" für nicht geschäftsbezogene Korrespondenz haben. Beide Postfächer sind der gleichen Person, aber unterschiedlichen Rollen zugeordnet, was den Vorschriften entspricht.
Firmen und Unternehmen wenden ebenfalls den Grundsatz "eine Einheit = eine Adresse" an. Jeder Unternehmer (sei es ein Einzelunternehmen oder eine Firma) sollte eine eigene eigene elektronische Zustelladresse in einer Datenbank eingetragen sein. Es ist nicht möglich, dass ein Unternehmen zwei oder drei E-Delivery-Boxen für sich selbst einrichtet - dies würde der Idee einer einzigen offiziellen Adresse für die Einheit widersprechen. Sollten auf wundersame Weise zwei Adressen für ein und dasselbe Unternehmen eingerichtet werden, würde der zuständige Minister für Digitalisierung als Auftragskontrolleur handeln und die überflüssige Adresse löschen. Mit anderen Worten: doppelte Firmenpostfächer sind ausgeschlossen (eine solche "überflüssige" Adresse wird aus dem Register gelöscht).
Was ist, wenn eine Person mehrere Unternehmen? Hier unterscheiden wir zwischen zwei Szenarien:
Eine gute Nachricht: Nur weil ein Unternehmen eine einzige e-Delivery-Adresse hat, bedeutet das nicht, dass der Geschäftsführer oder Inhaber jede Nachricht persönlich erhalten muss. Die von Asseco angebotenen Lösungen - erhältlich über podpisano.pl - ermöglichen eine bequeme Verwaltung des Postfachs durch mehrere Benutzer gleichzeitig. Bereits bei der Antragstellung können mehrere Administratoren angegeben werden, die Zugriff auf ein und dasselbe Firmenpostfach haben sollen. Dies kann z.B. ein Mitarbeiter der Verwaltung, ein Buchhalter oder auch ein externes Buchhaltungsbüro sein.
Auf diese Weise können die Zuständigkeiten für den Empfang und Versand von Korrespondenz flexibel aufgeteilt werden, ohne dass die Gefahr besteht, dass wichtige Briefe übersehen werden. Dies ist ein echter Vorteil - vor allem in größeren Organisationen, in denen mehr als eine Person Zugriff auf das Postfach haben muss. Diese Lösungen ermöglichen eine effiziente, sichere und gesetzeskonforme Teamarbeit bei der elektronischen Zustellung.
Im Falle von öffentlichen Einrichtungen (Regierungsstellen, staatliche Einrichtungen, lokale Behörden usw.) gilt ebenfalls die Regel, dass es eine Adresse pro Einrichtung gibt. Jede Einrichtung hat ihre eigene offizielle elektronische Zustelladresse, die sie einrichten und in der elektronischen Adressdatenbank bekannt geben muss. Ein Gemeindeamt, ein Bezirksarbeitsamt oder eine öffentliche Schule haben beispielsweise jeweils ein eigenes elektronisches Postfach, das als Standardkanal für den Empfang offizieller Korrespondenz dient.
Kann ein Büro mehrere Boxen haben? In der Regel neinaber auch hier hat der Gesetzgeber eine gewisse Flexibilität für erweiterte Strukturen vorgesehen. Hat ein Institut Zweigstellen oder Tochtergesellschaften Niederlassungen oder Tochtergesellschaften vor Ort hat, die völlig unabhängig voneinander arbeiten, kann es zusätzliche Adressen beantragen - eine für jede Zweigstelle. Dies erfordert die Zustimmung des Ministers für Informationstechnologie, ist aber machbar. Wichtig ist, dass eine solche Zweigstelle an ihrem Standort tatsächlich eigenständige Aufgaben wahrnimmt und dass ein eigenes Postfach sinnvoll ist. Ein großes städtisches Amt mit vielen Außenstellen könnte beispielsweise separate eDelivery-Adressen für die Außenstellen erhalten, z. B. für die Kommunikationsabteilung im Bezirk X, die Abteilung für Bürgerangelegenheiten im Bezirk Y usw., anstatt alles über die Zentrale abzuwickeln.
Auch wenn das Amt mehrere Adressen für Zweigstellen hat, muss es eine Hauptadresse (zentrale) Adresse als Hauptadresse angeben. Jede Zweigstelle beantragt eine eigene Adresse und erhält eine eigene eindeutige Kennung, die in die Datenbank eingegeben wird. Durch diese Aufteilung wird der Schriftverkehr gestrafft - Briefe, die lokale Angelegenheiten betreffen, können direkt an die örtliche Zweigstelle gehen, anstatt über die Zentrale zu laufen.
In der Praxis bedeutet dies, dass eine öffentliche Einrichtung nicht mehrere "Reserve"-Boxen einrichtensondern kann ein Postfach pro Organisationseinheit haben. In den Fällen, in denen zwei Adressen für dieselbe Stelle eingerichtet wurden (z.B. für eine Gemeinde und gleichzeitig für ein Gemeindeamt als gesondert benannte Stelle), verlangen die Vorschriften, dass die überflüssige Adresse gelöscht wird, so dass nur eine richtige Adresse übrig bleibt. Ordnung muss sein - jedes Amt hat eine klar definierte offizielle Zustelladresse.
Anwaltskanzleien, Wirtschaftsprüfungsgesellschaften und andere Anwälte haben oft mit mehreren Mandanten zu tun. Bedeutet das, dass sie zehn e-Counsel-Boxen für sich selbst einrichten können - eine für jeden Mandanten? Nein. Formal ist jede Box einer bestimmten Einheit (Person oder Firma) zugeordnet. Die Anwaltskanzlei als Unternehmen hat eine eigene Adresse e-Delivery (z. B. "XYZ Law Firm - Deliveries"), genau wie jedes andere Unternehmen. Sie kann keine separaten offiziellen Adressen für einzelne Mandanten haben, da Mandanten keine Zweigstellen der Anwaltskanzlei sind - sie sind eigenständige Einheiten.
Wie kann ein Rechtsanwalt also Briefe für einen Mandanten per E-Zustellung erhalten? Nun, im amtlichen und gerichtlichen Schriftverkehr gilt die Regel, dass, wenn ein Zustellungsbevollmächtigter benannt wurde, die Korrespondenz an die Adresse dieses Anwalts gerichtet werden kann. In der digitalen Welt bedeutet dies, dass z. B. ein Gericht oder eine Behörde ein Schreiben direkt an die e-Delivery-Box des Anwalts, der den Mandanten vertritt, und nicht an die Adresse des Mandanten sendet. Ja, Sie haben richtig gelesen - ein Anwalt kann ein offizielles Schreiben für einen Mandanten an seine eigene e-Adresse. In der oben zitierten Bestimmung heißt es, dass eine Person, die als Rechtsanwalt tätig ist, für berufliche Angelegenheiten eine eigene Adresse verwenden sollte. Daher verwendet der Rechtsanwalt seine Kanzleianschrift (oder seine persönliche berufliche Anschrift) für Mandantenangelegenheiten, wodurch diese Angelegenheiten von seiner privaten Korrespondenz getrennt werden.
Bei einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft oder einem Steuerberater ist es ähnlich: Jedes offizielle Schreiben kann an die e-Delivery-Adresse des Beraters geschickt werden, wenn dieser offiziell als Bevollmächtigter für den Empfang der Korrespondenz der Gesellschaft ernannt wurde. Natürlich muss muss jeder vertretene Kunde einen eigenen Eintrag in der Adressdatenbank haben - In den meisten Fällen handelt es sich dabei einfach um die Adresse der Kanzlei, zu der der Bevollmächtigte Zugang oder eine Weiterleitung hat. Das Wirtschaftsprüfungsbüro kann also einer Reihe von Unternehmern helfen, indem es sich einzeln in deren Postfächer einloggt (als Administrator oder autorisierter Benutzer). Das System ermöglicht es, einer anderen Person, z.B. nur dem Steuerberater oder Rechtsanwalt, den Zugang zum e-Advice-Postfach zu gewähren, sowohl dauerhaft als auch als Vertretung während einer Abwesenheit. Auf diese Weise kann der Anwalt die Korrespondenz der verschiedenen Einheiten verwalten, aber es ist immer noch ein separates Fach für jede Einheitund nicht ein einziges magisches Fach für alles.
In der Praxis kombinieren Anwälte oft mehrere Rollen und Adressen. Beispiel: Ein Rechtsberater, der als Vollzeitangestellter in einer Kanzlei beschäftigt ist, betreibt gleichzeitig seine eigene Kanzlei. Ein solcher Anwalt hat zwei getrennte e-Kommunikationsadressen - eine davon wird von der Kanzlei für die offizielle Korrespondenz verwendet, die andere ist die Adresse seines privaten Unternehmens (Anwaltskanzlei). Bei der Kommunikation kann er entweder die Adresse der Kanzlei (wenn er als Angestellter der Kanzlei handelt) oder die Adresse seiner Anwaltskanzlei (wenn er als unabhängiger Anwalt handelt) verwenden. Wenn der Anwalt Partner einer im nationalen Gerichtsregister eingetragenen Anwaltskanzlei ist, hat die Kanzlei ihre eigene Zustellungsanschrift, unabhängig von der Adresse des Anwalts. Alles ist getrennt, damit klar ist, wer in einem bestimmten Fall wer ist und an welche Adresse die Briefe zugestellt werden.
Das Gesetz sieht Einschränkungen vorum die digitale Korrespondenz in Ordnung zu halten. Wenn jeder so viele amtliche Postfächer einrichten könnte, wie er wollte, wüssten die Behörden nicht, welche Adresse die richtige für jeden Bürger oder jedes Unternehmen ist. Aus diesem Grund das Gesetz über die elektronische Zustellung den Grundsatz, dass es nur eine Adresse pro Unternehmen gibt. Die Ausnahmen sind klar angegeben (zwei Postfächer für Personen, die private und berufliche Funktionen kombinieren) und hängen nicht vom Ermessen der Beamten ab - sie ergeben sich direkt aus dem Gesetz.
Auf der technischen Seite Technische Seite Das e-Delivery-System stellt sicher, dass keine doppelten Einträge vorgenommen werden. Der Versuch, eine zweite Adresse auf derselben PESEL oder NIP einzurichten, führt zur Ablehnung des Antrags (oder zu seiner späteren Ungültigerklärung). Das Ministerium für Digitalisierung ist sogar befugt, eine zusätzliche Adresse aus dem amtlichen Register zu löschen, wenn sie in irgendeiner Weise vorschriftswidrig eingetragen wurde. Mit anderen Worten - das eine Box ist Ihre offizielle Adresse und das war's. Möchten Sie Ihre Adresse ändern? Sie können Ihre Postfachdaten aktualisieren, aber Sie werden kein zweites Postfach für den Fall der Fälle einrichten.
Es sollte auch daran erinnert werden, dass jede e-Delivery-Adresse mit einem vertrauenswürdigen Dienst verbunden sein muss - entweder mit einem öffentlich registrierten elektronischen Zustelldienst (PURDE) der von einem bestimmten Betreiber (Poczta Polska) angeboten wird, oder mit einem qualifizierten Zustelldienst eines privaten Anbieters. Wir werden keine Box einrichten, ohne einen solchen Dienst zu nutzen, so dass es auch aus infrastruktureller Sicht keinen Sinn macht, Konten über den Bedarf hinaus zu vermehren. Stattdessen Sie können mehrere Benutzer an ein einziges Postfach anschließen. (z.B. mehrere Beamte, die eine Mailbox in einem Büro bedienen oder mehrere Mitarbeiter in einem Unternehmen) - das ist vorgesehen und erleichtert die Zusammenarbeit.
Unter Berücksichtigung dieser Grundsätze, in welchen Situationen ist es praktisch und sinnvoll, mehrere Adressen zu haben (unter zulässigen Szenarien) praktisch und vertretbar ist? Hier sind einige Beispiele:
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das e-Communication-System darauf ausgelegt ist jeder Einrichtung eine eindeutige offizielle Adresse zugewiesen wird. Auf diese Weise ist klar, wo amtliche Schreiben elektronisch zuzustellen sind. Die Vervielfältigung von Adressen ist absichtlich begrenzt - sie soll Transparenz und Sicherheit bei der Zustellung gewährleisten. Wenn Sie mehrere Funktionen haben, gibt Ihnen das Gesetz die Möglichkeit, mehrere Felder zu verwenden, aber es ist immer eine Adresse für eine bestimmte Identität oder Funktion. Dies ist vergleichbar mit den PESEL/NIP-Nummern - auch hier haben Sie eine Hauptadresse, auch wenn Sie verschiedene Tätigkeiten ausüben. So können Sie die Teamarbeit (Hinzufügen von befugten Personen) innerhalb einer e-Delivery-Adresse organisieren und diesen Kanal in den Arbeitsablauf Ihres Unternehmens oder Büros integrieren.
Zum Schluss noch ein wenig Optimismus: Auch wenn es auf den ersten Blick kompliziert erscheint, soll e-Delivery uns das Leben leichter machen, den Gang zur Post und die Papierberge reduzieren. Eine Box pro Kopf (oder pro Unternehmen) bedeutet Ordnung - alles unter Kontrolle, mit Zustellnachweis und elektronischer Unterschrift. Und dass wir manchmal mehr von diesen Boxen haben (weil wir auch mehrere Hüte tragen) - nun, ein Zeichen der Zeit und der digitalen Revolution.
...wir helfen Ihnen gerne weiter.
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Sie können uns auch eine E-Mail schicken podpisano.plkontakt@ .
Um die e-Delivery-Box nutzen zu können, müssen Sie Ihre Identität bestätigen. Wenn Sie bereits über eine von Certum.pl ausgestellte Bestätigung verfügen (z. B. SimplySign oder CertumMini), müssen Sie diesen Prozess nicht erneut durchlaufen.
Digitale Vertrauensdienste - eIDAS-basierte Dienste erfordern eine Überprüfung und einen Identitätsnachweis, der die volle Sicherheit und Rechtskonformität Ihrer Korrespondenz gewährleistet.
