In breve: Di norma una persona o un'azienda = un indirizzo di e-Deliveryma ci sono eccezioni a ogni regola. Di seguito spieghiamo i dettagli per le diverse situazioni: privati, imprenditori, uffici e avvocati. Risponderemo alla domanda su quando ha senso avere più caselle di posta elettronica e quali restrizioni impone la legge.
Per il cittadino comune che non gestisce un'azienda, la questione è semplice: ha diritto a una casella e-Delivery (indirizzo di consegna elettronico). La legge ha introdotto il principio che un'entità può avere un solo indirizzo nel database statale degli indirizzi elettronici(BAE). Ciò significa che non si possono avere più caselle: lo Stato vuole evitare il caos.
Eccezione: Tuttavia, se la stessa persona agisce in ruoli diversi, come la gestione di un'impresa o l'esercizio di una professione di pubblica fiducia (avvocato, procuratore, notaio, ecc.), la situazione è diversa. In questi casi, la persona deve avere due indirizzi e-Delivery - uno per scopi privati e l'altro per scopi professionali. La legge lo prevede esplicitamente per gli imprenditori iscritti al CEIDG e, tra gli altri, per avvocati, consulenti legali, consulenti fiscali e altre professioni simili. Ciò garantirebbe che, ad esempio, un avvocato abbia una casella separata per contattare il tribunale in qualità di avvocato professionista, indipendentemente dalla casella privata utilizzata per la corrispondenza personale.
Dal punto di vista dell'utente, si tratta di una buona notizia, in quanto è possibile separare le questioni di lavoro da quelle private. Ad esempio, l'imprenditore Jan Kowalski può avere un indirizzo e-Delivery "Jan Kowalski - Firma" per i contatti ufficiali dell'azienda e un indirizzo separato "Jan Kowalski - Privato" per la corrispondenza non legata all'azienda. Entrambe le caselle di posta elettronica sono assegnate alla stessa persona, ma con ruoli diversi, in conformità alle norme.
Le aziende e le imprese applicano il principio "un'entità = un indirizzo". Ogni imprenditore (sia esso una ditta individuale o un'azienda) dovrebbe avere un proprio proprio indirizzo di consegna elettronico inserito in un database. Non è possibile che un'azienda crei due o tre caselle di recapito elettronico per se stessa: ciò andrebbe contro l'idea di un unico indirizzo ufficiale per l'entità. Se, per miracolo, venissero creati due indirizzi per la stessa azienda, il Ministro della Digitalizzazione competente agirebbe come controllore dell'ordine e cancellerebbe l'indirizzo ridondante. In altre parole, sono escluse le caselle di posta elettronica aziendali duplicate (tale indirizzo "ridondante" sarà cancellato dal registro).
Cosa succede se una persona ha diverse aziende? In questo caso si distinguono due scenari:
Buone notizie: Il fatto che un'azienda abbia un unico indirizzo di e-Delivery non significa che l'amministratore delegato o il proprietario debba ricevere personalmente ogni messaggio. Le soluzioni offerte da Asseco - disponibili attraverso podpisano.pl - consentono di gestire comodamente la casella di posta elettronica da più utenti contemporaneamente. Già in fase di applicazione, è possibile indicare diversi amministratori che avranno accesso alla stessa casella di posta aziendale. Può trattarsi, ad esempio, di un dipendente del reparto amministrativo, di un contabile o anche di un ufficio contabile esterno.
In questo modo, è possibile suddividere in modo flessibile le responsabilità per la ricezione e l'invio della corrispondenza, senza rischiare di trascurare lettere importanti. Si tratta di una vera e propria comodità, soprattutto nelle grandi organizzazioni in cui più di una persona deve avere accesso alla casella di posta elettronica. Queste soluzioni consentono un lavoro di squadra efficiente, sicuro e conforme alla normativa in materia di e-Delivery.
Nel caso di enti pubblici (uffici pubblici, istituzioni statali e locali, ecc.), si applica anche la regola di un indirizzo per ogni ente. Ogni ente ha un proprio indirizzo ufficiale di recapito elettronico, che deve impostare e rendere noto nel database degli indirizzi elettronici. Ad esempio, un ufficio comunale, un ufficio di collocamento distrettuale o una scuola pubblica - ognuno di essi ha una propria casella di recapito elettronico, che diventa il canale predefinito per ricevere la corrispondenza ufficiale.
Un ufficio può avere più caselle? Di norma, noma anche in questo caso il legislatore ha previsto una certa flessibilità per le strutture estese. Se un'istituzione ha filiali o consociate sul territorio, che operano in modo sul territorio, che operano in modo del tutto indipendente, può richiedere indirizzi aggiuntivi - uno per ogni uno per ogni filiale. Ciò richiede l'approvazione del Ministro dell'Informatica, ma è fattibile. È importante che tale filiale svolga effettivamente compiti distinti nella propria sede e che abbia senso avere una propria casella. Ad esempio, un grande ufficio comunale con molti dipartimenti sul campo potrebbe ottenere indirizzi eDelivery separati per le filiali, ad esempio la filiale per le comunicazioni nel distretto X, la filiale per gli affari civici nel distretto Y e così via, invece di gestire tutto attraverso la sede centrale.
Anche se l'ufficio ha diversi indirizzi per le filiali, deve designare un indirizzo principale (centrale) come (centrale) come indirizzo principale. Ogni filiale richiede un indirizzo separatamente e riceve un proprio identificativo unico, inserito nel database. Questa divisione snellisce la corrispondenza: le lettere relative a questioni locali possono arrivare direttamente alla filiale locale invece di passare per la sede centrale.
In pratica, quindi, un ente pubblico non crea più caselle "di riserva"ma può averne una per unità organizzativa. Nel caso in cui siano stati creati due indirizzi per lo stesso ufficio (ad esempio per un comune e contemporaneamente per un ufficio comunale come entità notificata separatamente), la normativa prevede che l'indirizzo ridondante venga eliminato in modo che rimanga un solo indirizzo corretto. L'ordine deve essere - ogni ufficio ha un indirizzo ufficiale chiaramente definito per la notifica.
Studi legali, studi di commercialisti e altri avvocati hanno spesso a che fare con più clienti. Questo significa che possono creare dieci caselle e-Counsel per loro stessi, una per ogni cliente? No, non è così. Formalmente, ogni casella è assegnata a un soggetto specifico (persona o azienda). Lo studio legale come azienda avrà un proprio indirizzo unico e-Delivery (ad esempio, "Studio legale XYZ - Consegne"), come qualsiasi altra azienda. Non può avere indirizzi ufficiali separati per i singoli clienti, perché i clienti non sono filiali dello studio legale, ma entità separate.
Come fa un avvocato a ricevere lettere per un cliente tramite e-Delivery? Nelle comunicazioni ufficiali e giudiziarie, la regola è che se è stato nominato un procuratore, la corrispondenza può essere indirizzata all'indirizzo di tale procuratore. può essere indirizzata all'indirizzo di quest'ultimo.. Nel mondo digitale, ciò significa che, ad esempio, un tribunale o un ufficio invierà una lettera direttamente alla casella e-Delivery dell'avvocato che rappresenta il cliente, anziché all'indirizzo del cliente stesso. Sì, avete letto bene: un avvocato può ricevere una lettera ufficiale per un cliente al il proprio indirizzo elettronico. La disposizione sopra citata prevede che una persona che agisce come avvocato professionista debba utilizzare un indirizzo separato per le questioni professionali. Pertanto, l'avvocato utilizza l'indirizzo del suo studio legale (o l'indirizzo professionale personale) per le questioni relative ai clienti, separando tali questioni dalla sua corrispondenza privata.
Per uno studio commercialista o un consulente fiscale, la situazione è simile: qualsiasi lettera ufficiale può essere inviata all'indirizzo e-Delivery del consulente, se è stato formalmente nominato come delegato a ricevere la corrispondenza dello studio. Naturalmente, ogni cliente rappresentato deve avere una propria voce nel database degli indirizzi - nella maggior parte dei casi, si tratta semplicemente dell'indirizzo dello studio al quale il delegato ha accesso o viene reindirizzato. L'ufficio contabile può quindi aiutare più imprenditori, ma accedendo alle loro caselle di posta elettronica una per una (come amministratore o utente autorizzato). Il sistema consente di concedere l'accesso alla casella di posta elettronica di e-Advice a un'altra persona, ad esempio solo il commercialista o l'avvocato, sia in modo permanente che in sostituzione durante un'assenza. Questo permette all'avvocato di gestire la corrispondenza di diverse entità, ma si tratta pur sempre di una casella separata per ogni entitàe non di un'unica casella magica per tutto.
Nella pratica, gli avvocati spesso combinano più ruoli e indirizzi. Esempio: un consulente legale impiegato a tempo pieno in un ufficio gestisce contemporaneamente il proprio studio legale. Un avvocato di questo tipo avrà due indirizzi di comunicazione elettronica distinti - uno sarà utilizzato dall'ufficio per la corrispondenza ufficiale e l'altro sarà l'indirizzo della sua attività privata (studio legale). Quando comunica, può utilizzare l'indirizzo dell'ufficio (quando agisce come dipendente dell'ufficio) o l'indirizzo del suo studio legale (quando agisce come avvocato indipendente). Allo stesso modo, se l'avvocato è socio di uno studio legale iscritto nel Registro Nazionale dei Tribunali, lo studio ha un proprio indirizzo per le notifiche, indipendente dall'indirizzo dell'avvocato stesso. Tutto è separato in modo che sia chiaro "chi è chi" in un determinato caso e a quale indirizzo si ricevono le lettere.
La legge impone restrizioniper tenere in ordine la corrispondenza digitale. Se tutti potessero creare tutte le caselle ufficiali che vogliono, le autorità non saprebbero quale sia l'indirizzo giusto per un determinato cittadino o azienda. Per questo motivo la legge sul recapito elettronico adotta il principio di un solo indirizzo per entità. Le eccezioni sono chiaramente indicate (due caselle per le persone che combinano ruoli privati e professionali) e non dipendono dalla discrezione dei funzionari: derivano direttamente dalla legge.
L'aspetto tecnico lato tecnico Il sistema e-Delivery garantisce che le iscrizioni non vengano duplicate. Il tentativo di creare un secondo indirizzo sullo stesso PESEL o NIP comporta il rifiuto della domanda (o la sua successiva invalidazione). Il Ministero della Digitalizzazione ha persino il potere di cancellare un indirizzo aggiuntivo dal registro ufficiale se è stato registrato in qualche modo contro le regole. In altre parole, la una casella è il vostro indirizzo ufficiale e questo è quanto.. Volete cambiare il vostro indirizzo? Potete aggiornare i dati della vostra casella di posta elettronica, ma non ne creerete una seconda "per ogni evenienza".
È inoltre opportuno ricordare che ogni indirizzo di e-Delivery deve essere collegato a un servizio affidabile - un servizio di recapito elettronico pubblico registrato (PURDE). servizio di recapito elettronico pubblico registrato (PURDE) offerto da un operatore designato (Poczta Polska), oppure con un servizio di consegna qualificato di un fornitore privato. Non installeremo una casella senza utilizzare un tale servizio, quindi anche in termini di infrastruttura non ha senso moltiplicare gli account oltre il necessario. Invece È possibile collegare più utenti a un'unica casella di posta elettronica. (ad esempio, più funzionari che servono una casella di posta in un ufficio o più dipendenti in un'azienda) - questo è previsto e facilita la cooperazione.
Tenendo conto di questi principi, in quali situazioni è pratico e ragionevole avere più indirizzi (negli scenari consentiti) è pratico e giustificabile? Ecco alcuni esempi:
In sintesi, il sistema di e-Communication è progettato per a ogni entità viene assegnato un indirizzo ufficiale unico. In questo modo, è chiaro dove indirizzare le lettere ufficiali per via elettronica. La moltiplicazione degli indirizzi è limitata di proposito: ha lo scopo di garantire la trasparenza e la sicurezza della consegna. Se avete più ruoli, la legge vi dà la possibilità di avere più caselle, ma si tratta sempre di un unico indirizzo per una specifica identità o funzione. Questo può essere paragonato ai numeri PESEL/NIP: anche in questo caso avete una casella principale, anche se potete avere attività diverse. Per questo motivo, è possibile organizzare il lavoro di squadra (aggiungendo persone autorizzate) all'interno di un unico indirizzo di e-Delivery e integrare questo canale nel flusso di lavoro dell'azienda o dell'ufficio.
Infine, vale la pena aggiungere un pizzico di ottimismo: anche se all'inizio può sembrare complicato, l'e-Delivery dovrebbe semplificarci la vita, ridurre le corse all'ufficio postale e le pile di carta. Una casella per testa (o per azienda) significa ordine - tutto sotto controllo, con prova di consegna e firma elettronica. E il fatto che a volte abbiamo più scatole (perché indossiamo anche diversi cappelli) è un segno dei tempi e della rivoluzione digitale.
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Per utilizzare la casella di consegna elettronica, è necessario confermare la propria identità. Se si dispone già di una verifica rilasciata da Certum.pl (ad esempio, SimplySign o CertumMini), non è necessario ripetere la procedura.
Servizi fiduciari digitali - i servizi basati su eIDAS richiedono la verifica e la prova dell'identità, che garantisce la piena sicurezza e la conformità legale della vostra corrispondenza.
