El Sistema Nacional de Facturación Electrónica (KSeF) es una revolución que está transformando la forma en que las empresas emiten y reciben facturas. Para las sociedades y las grandes organizaciones, el proceso de «incorporación» al sistema puede parecer complicado, pero hay una forma de simplificarlo. Si tu organización cuenta con un sello electrónico cualificado, puedes evitar las visitas a la oficina y el papeleo.
En podpisano.pl las soluciones sencillas, por lo que hemos elaborado una guía paso a paso sobre cómo registrarse (autenticarse) en el sistema utilizando un sello digital.
Hoy en día, en el mundo digital, el sello digital equivale al sello de la empresa y a la firma de su representante, pero en formato virtual. La diferencia fundamental entre este y la firma personal radica en que el sello contiene los datos de la entidad (la empresa), incluido el número de identificación fiscal.
De este modo, el sistema KSeF reconoce automáticamente la empresa. No es necesario presentar el formulario en papel ZAW-FA en la oficina de Haciendapara designar a la primera persona autorizada en el sistema. Simplemente «accedes» al sistema con el sello y obtienes inmediatamente todos los derechos de propiedad.
Antes de empezar a hacer clic, consulta el esquema del procedimiento. Todo el proceso se basa en el principio de «desafío-respuesta». El sistema te envía un desafío digital (un archivo para firmar) y tú lo devuelves sellado.
Este proceso se denomina técnicamente «autenticación». Esto es lo que debes hacer, según las instrucciones oficiales del Ministerio de Hacienda.
Acceder a la aplicación Abre tu navegador (recomendado: Chrome, Firefox, Edge o Safari) y entra en la página web de la Aplicación del Contribuyente KSeF.
Para iniciar sesión en KSeF, entra en https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/
Preparación Asegúrate de tener a mano el dispositivo o la aplicación para aplicar el sello digital , así como el software instalado proporcionado por el emisor de tu sello. En podpisano.pl podrás obtener un sello digital sin problemas, sin colas y sin estrés.
Selecciona el método de inicio de sesión → Inicia sesión con un certificado cualificado.
Identificación En la ventana de inicio de sesión, introduce el número NIF de su empresa. El sistema le preguntará por el contexto de inicio de sesión; asegúrese de introducir el NIP de la entidad con la que desea iniciar sesión. Haga clic en el botón Autenticar.
Solicitud de autorización (AuthRequest) Este es el momento más importante.
Impresión del sello
Carga en KSeF
¡Listo! Si la verificación se realiza correctamente, verás la pantalla de inicio de la aplicación.
Si la autorización se realiza correctamente, aparecerá un mensaje informativo que contiene el número de sesión.
Es posible copiar el número de sesión haciendo clic en [1] «Copiar». El número de sesión es imprescindible para verificar el estado del envío de las facturas en dicha sesión.
Para cerrar la ventana, haz clic en el botón [2] «Aceptar».
¡Atención! Suponiendo que el archivo se haya firmado correctamente, al hacer clic en el botón «Siguiente» se nos redirigirá a la aplicación con la autorización correspondiente al NIP que seleccionamos al principio.
Hay que tener en cuenta que la autorización mediante una firma con un NIP distinto del NIP del contexto, o mediante una firma con el PESEL, requiere la concesión previa de permisos para dichos identificadores.
Una vez que estés dentro como «propietario» (superadministrador), tu objetivo no es emitir facturas a diario con este método (es demasiado engorroso), sino configurar la empresa.
Una vez que te hayas autenticado en la aplicación del contribuyente KSeF, aparecerá la pantalla para introducir la factura y el menú principal de la aplicación. Recuerda que, tras el primer inicio de sesión:
El uso de la firma electrónica es la forma más rápida de «activar» una empresa en el KSeF. Te ahorras las visitas a la oficina y todo el proceso se realiza en unos minutos desde el ordenador.
Sin embargo, recuerda que el sello sirve principalmente para abrir puertas y gestionar; para el trabajo diario, es recomendable delegar en empleados concretos o en sistemas informáticos.
Si necesitas ayuda para obtener un sello digital, echa un vistazo a la oferta en podpisano.pl
También le invitamos a ponerse en contacto con podpisano.pl : le ayudaremos a proteger la identidad digital de su empresa.
Para obtener más información sobre los procedimientos del KSeF, visite el sitio web oficial ksef.podatki.gov.pl y en nuestra base de conocimientos.
El artículo se ha elaborado sobre la base del Manual KSeF 2.0 (MF, septiembre de 2025) y la información del sitio web ksef.podatki.gov.pl.
