Il Sistema nazionale di fatturazione elettronica (KSeF) è una rivoluzione che sta cambiando il modo in cui le aziende emettono e ricevono le fatture. Per le aziende e le grandi organizzazioni, il processo di inserimento nel sistema può sembrare complicato, ma esiste una scorciatoia. Se la vostra organizzazione ha un sigillo elettronico qualificato, potete evitare le visite in ufficio e le pratiche burocratiche.
Noi di podpisano.it apprezziamo le soluzioni semplici, quindi abbiamo preparato delle istruzioni passo-passo su come registrarsi (autenticarsi) nel sistema utilizzando il sigillo.
Oggi, nel mondo digitale, il Sigillo Elettronico Qualificato è l'equivalente del timbro aziendale e della firma di rappresentanza, ma in versione virtuale. La differenza fondamentale rispetto alla firma personale è che il sigillo contiene i dati dell'entità (azienda), compreso il numero di partita IVA.
In questo modo, il sistema KSeF riconosce automaticamente l'azienda. Non è necessario presentare una notifica cartacea ZAW-FA presso l'ufficio delle imposteper nominare la prima persona avente diritto al sistema. È sufficiente entrare nel sistema con un sigillo per ottenere immediatamente i pieni diritti di proprietà.
Prima di fare clic, consultate il diagramma di flusso. L'intero processo si basa sul principio „challenge-response”. Il sistema lancia una sfida digitale (un file da firmare) e voi la rispedite sigillata.
Questo processo è tecnicamente chiamato „autenticazione„. Ecco cosa dovete fare, in base alle istruzioni ufficiali del Ministero delle Finanze.
Accesso all'applicazione Avviate il vostro browser (consigliato: Chrome, Firefox, Edge o Safari) e andate alla pagina della domanda di iscrizione a KSeF.
Per accedere a KSeF andare su https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/
Preparazione Assicuratevi di avere a portata di mano un dispositivo o un'applicazione per piegare francobolli software qualificato e installato fornito dall'emittente del sigillo. W podpisano.pl è possibile produrre un Sigillo Elettronico Qualificato senza code o stress.
Selezionare il metodo di accesso → Accedere con un certificato qualificato.
Identificazione Nella finestra di login, inserire il numero NIP la propria azienda. Il sistema chiederà il contesto di accesso: assicuratevi di inserire il TIN dell'entità a cui volete accedere. Fare clic sul pulsante Autenticare.
Richiesta di autenticazione (AuthRequest) Questo è il momento più importante.
Apposizione del sigillo
Caricamento su KSeF
Fatto! Se la verifica ha esito positivo, verrà visualizzata la dashboard di avvio dell'applicazione.
Se l'autorizzazione ha esito positivo, verrà visualizzato un messaggio informativo contenente il numero della sessione.
È possibile copiare il numero di sessione facendo clic su [1] "Copia". Il numero di sessione è necessario per verificare lo stato dell'invio della fattura in una determinata sessione..
Per chiudere la finestra, fare clic su [2] "OK".
Attenzione! Supponendo che il file sia stato firmato correttamente, facendo clic sul pulsante "Avanti" si accede all'applicazione con autorizzazione nel contesto del TIN selezionato all'inizio.
Si noti che l'autorizzazione all'uso di una firma con un TIN diverso da quello del contesto, o di una firma con un PESEL, richiede un'autorizzazione preventiva per questi identificatori.
Una volta entrati come „proprietario” (super-amministratore), il vostro obiettivo non è quello di fatturare ogni giorno con questo metodo (è troppo macchinoso), ma di impostare la vostra attività.
Dopo esservi autenticati nell'applicazione per contribuenti KSeF, vi verrà presentata una schermata per inserire la vostra fattura e il menu principale dell'applicazione. ricordate dopo il primo accesso:
L'utilizzo di un sigillo elettronico è il modo più veloce per attivare la vostra azienda in KSeF. Si evitano le visite in ufficio e l'intero processo richiede pochi minuti davanti al computer.
Ricordate, tuttavia, che il sigillo serve soprattutto per aprire le porte e per la gestione: è opportuno autorizzare personale specifico o sistemi informatici per il lavoro quotidiano.
Se avete bisogno di aiuto per ottenere un Sigillo Elettronico Qualificato, controllate l'offerta su podpisano.it.
Siete inoltre invitati a contattare podpisano.pl - Vi aiuteremo a proteggere l'identità digitale della vostra azienda.
Ulteriori informazioni sulle procedure di KSeF sono disponibili sul sito web ufficiale ksef.podatki.gov.pl e nella nostra base di conoscenze.
Questo articolo si basa sul Manuale KSeF 2.0 (MF, settembre 2025) e su informazioni tratte da ksef.podatki.gov.pl.
