Національна система електронного виставлення рахунків (KSeF) - це революція, яка змінює спосіб, у який компанії виставляють та отримують рахунки-фактури. Для компаній та великих організацій процес „входження” в систему може здатися складним, але існує короткий шлях. Якщо ваша організація має кваліфіковану електронну печатку, ви можете оминути візити до офісу та паперову роботу.
Ми в podpisano.pl цінуємо прості рішення, тому підготували покрокову інструкцію про те, як зареєструватися (аутентифікуватися) в системі за допомогою печатки.
Сьогодні в цифровому світі кваліфікована електронна печатка є еквівалентом печатки та підпису представника компанії, але у віртуальній версії. Ключова відмінність від особистого підпису полягає в тому, що печатка містить дані суб'єкта господарювання (компанії), включаючи номер 1ТП25Т.
Це дозволяє системі KSeF автоматично розпізнавати компанію. Вам не потрібно подавати паперове повідомлення ZAW-FA у податковій інспекції, призначити першу особу, яка має право доступу до системи. Ви просто „входите” в систему за допомогою печатки і одразу ж отримуєте повне право власності.
Перш ніж натиснути, перегляньте блок-схему. Весь процес базується на принципі „виклик-відповідь”. Система надсилає цифровий виклик (файл, який потрібно підписати), а ви надсилаєте його назад запечатаним.
Цей процес технічно називається „аутентифікація„. Ось що вам потрібно зробити, виходячи з офіційних інструкцій Міністерства фінансів.
Вступ до програми Запустіть браузер (рекомендується: Chrome, Firefox, Edge або Safari) і перейдіть на сторінку Заяви платника податків KSeF.
Щоб увійти до KSeF, перейдіть за посиланням https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/
Підготовка Переконайтеся, що у вас під рукою є пристрій або додаток для складання штампи кваліфіковане та встановлене програмне забезпечення, надане емітентом вашої печатки. W podpisano.pl ви можете виготовити кваліфіковану печатку без черг і стресу.
Виберіть спосіб входу → Увійдіть за допомогою кваліфікованого сертифіката.
Ідентифікація У вікні авторизації введіть номер NIP ваша компанія. Система запитає контекст входу - переконайтеся, що ви ввели NIP організації, до якої хочете увійти. Натисніть на кнопку Автентифікація.
Запит на автентифікацію (AuthRequest) Це найважливіший момент.
Наклеювання пломби
Завантаження в KSeF
Готово! Якщо перевірка пройшла успішно, ви побачите панель запуску програми.
Якщо авторизація пройшла успішно, на екрані з'явиться інформаційне повідомлення що містить номер сесії.
Номер сесії можна скопіювати, натиснувши [1] „Копіювати”. Номер сесії необхідний для перевірки статусу відправлення інвойсу в даній сесії.
Щоб закрити вікно, натисніть [2] „ОК”.
Струнко! Припускаючи, що файл підписано правильно, натиснувши кнопку „Далі”, ми перейдемо до Додатку з авторизацією для контексту NIPu, який ми вибрали на початку.
Зверніть увагу, що авторизація з використанням підпису з NIPem, відмінного від NIPem контексту, або підпису з PESELem, вимагає попередньої авторизації для цих ідентифікаторів.
Після того, як ви станете „власником” (суперадміністратором), вашою метою буде не щоденне виставлення рахунків за допомогою цього методу (це надто громіздко), а налагодження бізнесу.
Після того, як ви пройдете автентифікацію в додатку платника податків KSeF, перед вами з'явиться екран для введення рахунку-фактури та головне меню додатку. Не забудьте зробити це під час першого входу:
Використання електронної печатки - це найшвидший спосіб „активувати” вашу компанію в KSeF. Ви оминаєте візити до офісу, і весь процес займає кілька хвилин перед вашим комп'ютером.
Пам'ятайте, однак, що печатка призначена в основному для відкриття дверей та управління - для повсякденної роботи варто уповноважити конкретних співробітників або ІТ-системи.
Якщо вам потрібна допомога в отриманні кваліфікованої печатки, ознайомтеся з пропозицією на podpisano.pl.
Ви також можете звернутися до podpisano.pl - Ми допоможемо вам захистити цифрову ідентичність вашої компанії.
Для отримання додаткової інформації про процедури KSeF відвідайте офіційний веб-сайт ksef.podatki.gov.pl і в нашій базі знань.
Ця стаття базується на Керівництві KSeF 2.0 (MF, вересень 2025) та інформації з сайту ksef.podatki.gov.pl.
