Національна система електронних рахунків-фактур (KSeF) — це революція, яка змінює спосіб, у який компанії виставляють та отримують рахунки-фактури. Для компаній та великих організацій процес «входження» в систему може здаватися складним, але є спосіб спростити його. Якщо ваша організація має кваліфікований електронний підпис, ви можете уникнути візитів до органів влади та паперової тяганини.
На сайті podpisano.pl прості рішення, тому підготували покрокову інструкцію щодо реєстрації (аутентифікації) в системі за допомогою печатки.
Сьогодні, у цифровому світі, кваліфікований електронний підпис є аналогом фірмової печатки та підпису представника, але у віртуальному вигляді. Ключова відмінність між ним та особистим підписом полягає в тому, що підпис містить дані суб’єкта господарювання (фірми), зокрема ідентифікаційний номер платника податків.
Завдяки цьому система KSeF автоматично розпізнає компанію. Вам не потрібно подавати паперове повідомлення ZAW-FA до податкової інспекції, щоб призначити першу особу, уповноважену користуватися системою. Ви просто «входите» в систему за допомогою печатки і відразу отримуєте повні права власника.
Перш ніж почати натискати, ознайомтеся зі схемою дій. Весь процес базується на принципі «запит-відповідь». Система надсилає цифровий запит (файл для підписання), а ви надсилаєте його назад із підписом.
Цей процес технічно називається «аутентифікацією». Ось що потрібно зробити, спираючись на офіційну інструкцію Міністерства фінансів.
Вхід у додаток Запустіть браузер (рекомендується: Chrome, Firefox, Edge або Safari) і перейдіть на сторінку Додатку платника податків KSeF.
Щоб увійти в систему KSeF, перейдіть за посиланням https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/
Підготовка Переконайтеся, що у вас під рукою є пристрій або додаток для створення кваліфікованого електронного підпису , а також встановлене програмне забезпечення, надане видавцем вашого підпису. На podpisano.pl ви без проблем зможете оформити кваліфіковану печатку без черг і стресу.
Виберіть спосіб входу → Увійти за допомогою кваліфікованого сертифіката.
Ідентифікація У вікні входу введіть номер NIP вашої компанії. Система запитає про контекст входу – переконайтеся, що ви вводите NIP суб'єкта, якого хочете авторизувати. Натисніть кнопку «Підтвердити».
Запит на авторизацію (AuthRequest) Це найважливіший момент.
Подання печатки
Завантаження до KSeF
Готово! Якщо перевірка пройде успішно, ви побачите стартовий екран програми.
У разі успішної авторизації з’явиться інформаційне повідомлення , що містить номер сесії.
Номер сесії можна скопіювати, натиснувши [1] «Копіювати». Номер сесії необхідний для перевірки статусу відправлення рахунків-фактур у даній сесії.
Щоб закрити вікно, натисніть кнопку [2] «OK».
Увага! Якщо файл підписано правильно, натискання кнопки «Далі» перенесе нас до додатка з авторизацією за номером податкового ідентифікаційного номера (NIP), який ми вибрали на початку.
Слід пам’ятати, що для авторизації з використанням підпису з ІПН, відмінним від ІПН контексту, або підпису з PESEL, необхідно попередньо надати права для цих ідентифікаторів.
Коли ви вже увійшли в систему як «власник» (суперадміністратор), ваша мета полягає не в тому, щоб щодня виставляти рахунки-фактури цим способом (це занадто клопітно), а в налаштуванні компанії.
Після авторизації в додатку для платників податків KSeF з’явиться екран для введення рахунку-фактури та головне меню додатка. Не забудьте після першого входу:
Використання електронної печатки — це найшвидший спосіб «активувати» компанію в KSeF. Вам не доведеться відвідувати державні органи, а весь процес займає лише кілька хвилин за комп’ютером.
Однак пам’ятайте, що печатка призначена переважно для відкриття дверей та управління — для повсякденної роботи варто уповноважити конкретних співробітників або інформаційні системи.
Якщо вам потрібна допомога в отриманні кваліфікованого електронного підпису, ознайомтеся з пропозицією на сайті podpisano.pl.
Запрошуємо також зв'язатися з podpisano.pl – ми допоможемо вам захистити цифрову ідентичність вашої компанії.
Більше інформації про процедури KSeF можна знайти на офіційному веб-сайті ksef.podatki.gov.pl та в нашій базі знань.
Стаття підготовлена на основі Посібника KSeF 2.0 (Мінфін, вересень 2025 р.) та інформації з веб-сайту ksef.podatki.gov.pl.
