Tratar asuntos oficiales o de negocios sin papel se está convirtiendo en la norma. Firmamos contratos en línea, emitimos facturas electrónicamente, enviamos documentos importantes por correo electrónico. Pero, ¿cómo nos aseguramos de que estos documentos digitales son fiables y su contenido está intacto? Podemos ayudarle servicios de confianza digital - un conjunto de herramientas que garantiza la seguridad y autenticidad de los documentos electrónicos. Aunque suene técnico, en la práctica es el equivalente digital de lo que conocemos: una firma manuscrita, un sello de empresa, un fechador o una carta certificada, sólo que en formato electrónico.
En pocas palabras, servicios de confianza digital son herramientas y tecnologías que proporcionan integridad y autenticidad documentos y comunicaciones electrónicas. Permiten confiar en que el documento electrónico no ha sido alterado y que se ha verificado la identidad del firmante. Reglamento eIDAS (Reglamento de la UE) ha dotado a estos servicios de un marco jurídico: por ejemplo, las firmas electrónicas cualificadas han sido reconocidas como equivalentes a las firmas manuscritas en todos los países de la UE. ¿Qué soluciones específicas se consideran servicios de confianza? He aquí las más importantes:
(Nota: el Reglamento eIDAS también menciona los certificados de autenticación de sitios web como servicio de confianza, aunque en el contexto de este artículo nos centramos principalmente en los servicios de documentos electrónicos).
El creciente uso de estos servicios se debe al ahorro de tiempo y la comodidad que ofrecen los documentos digitales. Firmas y sellos electrónicos permiten tratar asuntos a distancia, sin tener que imprimir y firmar a mano montones de papeles. Un documento electrónico con firma o sello reconocidos puede sustituir a un documento en papel en muchos procedimientos, siempre que siga siendo fiable a lo largo del tiempo. Y aquí llegamos al quid del problema: cómo garantizar la validez a largo plazo tales archivos firmados? Después de todo, un documento firmado hoy debe ser verificable y también importante dentro de unos o varios años, sobre todo si lo guardamos en un archivo. Este es el reto clave en el mundo de los documentos digitales.
Firma electrónica reconocida (FER) se basa en un certificado cualificado emitido por un proveedor de servicios de confianza por un periodo de tiempo determinado (normalmente uno, dos o tres años). Durante el periodo de validez del certificado, cualquier documento firmado con esta firma se trata como un válidamente firmado. Los sistemas de verificación confirman fácilmente la validez de la firma electrónica durante la validez del certificado.
El problema surge tras la expiración del certificado. El documento sigue queda legalmente firmadoAl fin y al cabo, la firma era válida en el momento en que se estampó, pero demostrar este hecho años después puede resultar difícil si no se toman medidas de seguridad adicionales. En sentido figurado: una firma electrónica tiene una "fecha de caducidad" que depende del certificado. Cuando un certificado deja de ser válido, tras un cierto periodo de tiempo, los programas pueden empezar a informar de lo siguiente durante la verificación la firma no es válida O "incierto". ¿Por qué? Porque su certificado ha caducado y el sistema no está seguro de si la firma se estampó antes, o si el documento se firmó sólo entonces (con un certificado ya inválido). Parece absurdo, pero estas señales de advertencia nos dan las herramientas para verificar cuándo faltan datos adicionales que confirmen el momento de la firma.
Para ilustrar mejor el problema, utilicemos un ejemplo. Sr. Jan firmó un contrato válido con una firma electrónica cualificada y guardó tranquilamente el archivo en su ordenador. Sin embargo, el certificado del Sr. Jan caducó al cabo de un año y nuestro protagonista no aplicó ninguna medida de seguridad adicional. Al cabo de varios meses, hubo un litigio judicial con el contratista y, de repente, resultó que el software de verificación indicaba que la firma del contrato era "inválida": el certificado ya no era válido, no había listas de revocación actualizadas, en una palabra, la firma parecía haber "prescrito". El tribunal dudaba de que el contrato se hubiera Podpisano realmente mientras el certificado del Sr. John era válido, ya que no había pruebas en el expediente de una fecha concreta para la firma. En resumen, la falta de preparación del documento para su conservación a largo plazo menoscabó su valor probatorio - Sr. Jan no tuvo cuidadopara que pueda demostrar la validez de su firma electrónica en el futuro.
Este ejemplo muestra claramente que una firma electrónica no es "desechable - para que un documento siga siendo jurídicamente válido, debemos pensar en su verificabilidad a lo largo de los años. Afortunadamente, hay una manera de hacerlo.
Solución El problema del Sr. John (y el de cualquiera que quiera almacenar documentos electrónicos durante mucho tiempo) es el siguiente sello de tiempo cualificado. Esto no es más que un sello de tiempoque confirma la fecha y hora en que se firmó el documento. El proveedor del sello de tiempo utiliza una fuente de tiempo independiente y sincronizada, lo que hace que el sello de tiempo sea objetivo y fiable. Cuando sellamos la hora de un archivo firmado, aunque el certificado del firmante caduque o se revoque, tenemos un sello de fecha y hora. prueba irrefutableque la firma existía y era válido en la fecha indicada.
En sentido figurado, la marca de tiempo "congela" el estado del documento y la firma en el momento en que se estampó. Años más tarde, cuando sea necesaria una verificación, podrá demostrarse que la firma era válida en el momento indicado, del mismo modo que una fotografía fechada confirma el aspecto que tenía algo en ese momento. En un mundo de documentos electrónicos, esto es crucial para mantener fuerza legal archivos almacenados durante mucho tiempo. La buena práctica dice incluso que añadir un sello de tiempo inmediatamente al firmar el documento - entonces tenemos la confirmación desde el principio de que la firma se realizó cuando el certificado era válido. Si el Sr. Jan hubiera sellado su acuerdo con una marca de tiempo cualificada, probablemente su problema no se habría planteado: la fecha de la firma habría quedado confirmada sin ambigüedades.
Pero, ¿durará para siempre? Un único sello de tiempo perfectamente documenta el momento de la firmaPero si tiene previsto conservar un documento electrónico durante muchos años (por ejemplo, 5, 10 o incluso 50), un solo sello puede no ser suficiente. En pocos años pueden cambiar las tecnologías, los algoritmos de seguridad o las políticas de certificación. Por tanto, además de sellar el documento de vez en cuando, conviene pensar en mantenimiento adicional - cómo mantener una firma vivo e importante a pesar del paso del tiempo.
Ya en el próximo artículo: Firma electrónica para los años venideros: conservación y archivo de documentos en la práctica hablaremos de lo que implica el mantenimiento de la firma electrónica y de cómo archivar de forma segura los documentos firmados para que sigan siendo válidos durante años. Le invitamos a leer la segunda parte, porque una firma electrónica, como un cuadro valioso, también necesita los cuidados adecuados para mantener su brillo.
