Erforderliche Dokumente zum Nachweis der Identität

3 Minuten Lesezeit Aktualisiert am: 21. November 2025

Die Identitätsprüfung ist ein wesentlicher Bestandteil des Verfahrens zur Erlangung einer zertifizierten Signatur, wie beispielsweise SimplySign und Certum Mini. Dies ist für die Sicherheit der Signaturen von entscheidender Bedeutung. Je nach Art der in der Signatur enthaltenen Daten benötigst du entsprechende Unterlagen.

Identitätsbestätigung für Personenstandsurkunden

Persönliche Zertifikate enthalten nur persönliche Identifikationsdaten. Sie werden für Personen empfohlen, die ihre eigenen privaten Dokumente und die Dokumente anderer Stellen (Unternehmen, Institutionen, lokale Behörden, Regierungsbehörden) unterzeichnen.

Für die Ausstellung einer solchen Bescheinigung muss die Identität nachgewiesen werden:

  • Ausweisdokument - gültiger Personalausweis (IDCard) oder Reisepass.

Identitätsbestätigung für Unternehmenszertifikate

Unternehmenszertifikate enthalten - neben den persönlichen Daten zur Identifizierung der Person - auch zusätzliche Unternehmensdaten. Eine solche Signatur kann nur zur Unterzeichnung von Dokumenten des Unternehmens verwendet werden, dessen Daten in dem Zertifikat enthalten sind.

Zum Nachweis der Identität bitte vorlegen:

  • Ausweisdokument - gültiger Personalausweis (IDCard) oder Reisepass
  • ausgefüllte Vollmacht (Link zum Formular) von der (den) vertretungsberechtigten Person(en) des betreffenden Unternehmens unterzeichnet - dies bezieht sich nicht auf die vertretungsberechtigte(n) Person(en) des Unternehmens allein
  • Auszug aus dem Meldeamt, z.B. KRS oder CEIDG, nicht älter als 6 Monate
  • eine Bestätigung über die Vergabe der Umsatzsteuer- und REGON-Nummern - falls diese nicht auf der Erklärung angegeben sind.

Identitätsbestätigung für an Institutionen ausgestellte Zertifikate

Bescheinigungen, die Vertretern von öffentlichen Einrichtungen und Institutionen ausgestellt werden, unterscheiden sich nicht von Unternehmensbescheinigungen. Sie enthalten personenbezogene Daten, die die betreffende Person identifizieren, und die Daten der Institution in gleicher Weise. Sie können nur zur Unterzeichnung von Dokumenten der betreffenden Einrichtung verwendet werden.

Die folgenden Dokumente müssen zum Nachweis der Identität vorgelegt werden:

  • Ausweisdokument - gültiger Personalausweis (IDCard) oder Reisepass
  • ausgefüllte Vollmacht (Link zum Formular) von der oder den zur Vertretung des betreffenden Organs befugten Person(en) unterzeichnet sein; dies gilt nicht für Personen, die in öffentlicher Funktion handeln
  • der entsprechende Ernennungsbeschluss, die Ernennungsurkunde oder jedes andere Dokument, mit dem die Person in ihrer Eigenschaft als Behörde handelt
  • Auszug aus dem Meldeamt, z.B. KRS oder CEIDG, nicht älter als 6 Monate
  • Bestätigung der NIP- und REGON-Nummern - falls nicht auf dem Kontoauszug angegeben
  • ein Exemplar des Dokuments, in dem die Grundsätze der Vertretung dargelegt sind
  • Beschluss oder Akt der Ernennung auf die betreffende Stelle.

Bestätigung der Identität eines Ausländers

  • Ausländer, die eine zertifizierte elektronische Signatur beantragen, müssen die gleichen Dokumente vorlegen wie polnische Staatsbürger.
    Die einzige Ausnahme von dieser Regel ist, wenn der ausländische Staatsangehörige eine polnische PESEL-Nummer hat. In diesem Fall sollte er/sie ein zusätzliches Dokument vorlegen, das seine/ihre Zuweisung bestätigt. Dies kann sein:

    • Bescheinigung des Einwohnermeldeamtes über die zugeteilte PESEL-Nummer
    • Polnischer Führerschein
    • Aufenthaltskarte.

Wenn Sie irgendwelche Zweifel haben, helfen wir Ihnen per Fernzugriff oder persönlich bei Ihnen zu Hause oder in einem unserer Büros in Warschau.  Kontakt. Wir können helfen 🙂

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