Вирішення офіційних або ділових питань безпаперовий стає нормою. Ми підписуємо контракти онлайн, виставляємо рахунки в електронному вигляді, надсилаємо важливі документи електронною поштою. Але як ми можемо бути впевнені, що ці цифрові документи надійні, а їхній зміст неушкоджений? Ми можемо допомогти цифрові довірчі послуги - набір інструментів, який гарантує безпеку та автентичність електронних документів. Хоча це звучить технічно, на практиці це цифровий еквівалент того, з чим ми добре знайомі: власноручний підпис, печатка компанії, штамп з датою або рекомендований лист - тільки в електронній формі.
Простіше кажучи, цифрові довірчі послуги це інструменти та технології, які забезпечують цілісність та автентичність документи та електронні комунікації. Вони дозволяють нам бути впевненими в тому, що електронний документ не був змінений і що особа підписанта була перевірена. Регламент eIDAS (Регламент ЄС) надав цим послугам правову основу - наприклад, кваліфіковані електронні підписи були визнані еквівалентними власноручним підписам у всіх країнах ЄС. Які конкретні рішення ми вважаємо довірчими послугами? Ось найважливіші з них:
(Примітка: Регламент eIDAS також згадує сертифікати автентифікації веб-сайтів як довірчу послугу, хоча в контексті цієї статті ми зосереджуємося переважно на послугах електронного документообігу).
Зростаюче використання цих послуг пояснюється економією часу та зручністю, яку пропонують цифрові документи. Електронні підписи та електронні печатки дозволяють вирішувати питання дистанційно, без необхідності роздруковувати та підписувати стоси паперу від руки. Електронний документ з кваліфікованим підписом або печаткою може замінити паперовий документ у багатьох процедурах - за умови, звісно, що він залишається надійним протягом тривалого часу. І тут ми підходимо до суті проблеми: як забезпечити довгострокову валідність такі підписані файли? Адже документ, підписаний сьогодні, має бути можна перевірити а також важливим через кілька чи кільканадцять років, особливо якщо ми зберігаємо його в архіві. Це ключовий виклик у світі цифрових документів.
Кваліфікований електронний підпис (КЕП) базується на кваліфікованому сертифікаті, виданому постачальником довірчих послуг на певний період часу - зазвичай один, два або три роки. Протягом терміну дії сертифіката будь-який документ, підписаний цим підписом, вважається дійсний підпис. Системи верифікації легко підтверджують дійсність електронного підпису протягом терміну дії сертифіката.
Виникає проблема після закінчення терміну дії сертифіката. Документ все ще залишається юридично підписанимЗрештою, підпис був дійсним на момент створення - але довести цей факт через роки може виявитися складно, якщо не подбати про додаткові гарантії. Образно кажучи, електронний підпис має "термін придатності", який залежить від сертифіката. Коли сертифікат стає недійсним, після певного періоду часу, програми можуть почати повідомляти про наступне під час перевірки підпис недійсний Або "невизначений". Чому? Тому що термін дії його сертифіката закінчився, і система не впевнена, чи дійсно підпис був поставлений раніше, чи документ був підписаний тільки тоді (з уже недійсним сертифікатом). Звучить абсурдно, але такі попереджувальні сигнали дають нам інструменти для перевірки, коли відсутні додаткові дані, що підтверджують час підписання.
Щоб краще проілюструвати проблему, скористаємося прикладом. Пане Яне. підписав дійсний контракт з кваліфікованим електронним підписом і спокійно зберіг файл на своєму комп'ютері. Однак термін дії сертифікату пана Яна закінчився через рік, а наш герой не вжив жодних додаткових заходів безпеки. Через кілька місяців розпочався судовий спір з контрагентом, і раптом виявилося, що програмне забезпечення для перевірки підпису в договорі позначило його як "недійсний" - сертифікат більше не діяв, не було актуальних списків відкликання, одним словом, підпис був "з вичерпаним терміном придатності". Суд засумнівався в тому, що контракт дійсно був підписаний під час дії свідоцтва пана Джона, оскільки у справі не було жодних доказів конкретної дати підписання контракту. Коротше кажучи, непідготовленість документа до тривалого зберігання підриває його доказову цінність - Пане Яне! не подбавщоб у майбутньому ви могли довести дійсність свого електронного підпису.
Цей приклад чітко показує, що електронний підпис не є "одноразовим" - для того, щоб документ залишався юридично чинним, ми повинні думати про його перевірку протягом багатьох років. На щастя, є спосіб це зробити.
Рішення Проблема пана Джона (і всіх, хто хоче зберігати електронні документи протягом тривалого часу) полягає в наступному кваліфікована відмітка часу. Це не що інше, як особливий, довірений відмітка часуяка підтверджує дату і час підписання документа. Постачальник мітки часу використовує незалежне, синхронізоване джерело часу, що робить мітку часу об'єктивною та надійною. Коли ми ставимо позначку часу на підписаний файл, навіть якщо термін дії сертифіката підписувача закінчується або його відкликають, ми маємо залізний доказщо підпис існував і був дійсний на зазначену дату.
Образно кажучи, мітка часу "заморожує" стан документа та підпису на момент, коли він був поставлений. Через роки, коли виникне потреба у перевірці, можна буде показати, що підпис був дійсним у зазначений час - так само, як фотографія з датою підтверджує, як щось виглядало на той момент. У світі електронних документів це має вирішальне значення для збереження юридична сила довго зберігаються файли. Належна практика навіть говорить про те, що додавайте позначку часу безпосередньо під час підписання документа - тоді ми з самого початку маємо підтвердження того, що підпис був зроблений, коли свідоцтво було дійсним. Якби пан Ян поставив на своєму договорі кваліфікований штамп з позначкою часу, його проблема, ймовірно, не виникла б - дата підписання була б однозначно підтверджена.
Але чи буде це тривати вічно? Єдина позначка часу ідеально документи в момент підписанняАле якщо ви плануєте зберігати електронний документ протягом багатьох років (наприклад, 5, 10 або навіть 50), однієї печатки може бути недостатньо. За кілька років можуть змінитися технології, алгоритми захисту або політики сертифікації. Тому, окрім того, щоб час від часу проставляти печатку на документі, варто подумати про подальше обслуговування - як підтримувати підпис яскраві та важливі незважаючи на плин часу.
Вже в наступній статті: Електронний підпис на роки вперед - збереження та архівування документів на практиці ми поговоримо про те, що таке обслуговування електронного підпису та як надійно архівувати підписані документи, щоб вони залишалися дійсними протягом багатьох років. Запрошуємо вас прочитати другу частину - адже електронний підпис, як і цінна картина, також потребує належного догляду, щоб зберегти його блиск.
