Papierlos einstellen – CertumSign für Personalabteilungen und Arbeitsvermittlungsagenturen
Die Stellenausschreibung ist abgeschlossen. Der Bewerber sagt „Ja” – und dann beginnt der Papierkram: das Ausdrucken der Unterlagen, ein Kurierdienst oder ein Besuch im Büro, Unterschrift, Scan, Rücksendung. Jeder Tag Verzögerung wirkt sich zu Ihrem Nachteil aus, denn ein guter Bewerber wartet selten nur auf Sie. Mit der Plattform CertumSign Er wird den Arbeitsvertrag innerhalb von 24 Stunden online unterzeichnen – auch wenn er keine eigene elektronische Signatur hat.
unterzeichnet
„Die Personalabteilung sammelt die Unterlagen manuell ein” – kommt Ihnen das bekannt vor?
Wenn auch nur ein Satz auf Ihr Unternehmen zutrifft, ist diese Seite genau das Richtige für Sie:
- Ihr druckt Verträge und Fragebögen aus, weil „das schon immer so war”
- Die Personalabteilung sammelt die Unterlagen von Bewerbern und Mitarbeitern manuell ein
- Der Bewerber kommt nur ins Büro, um seine Unterschrift zu leisten
- Zwischen der Entscheidung und der Unterzeichnung des Vertrags vergehen einige Tage – und es kommt vor, dass der Bewerber in dieser Zeit ein anderes Angebot annimmt
Der größte Kostenfaktor ist nicht die Unterschrift – sondern der Prozess. Die manuelle Bearbeitung von Dokumenten kann jährlich 380 Stunden in Anspruch nehmen, was etwa 48 Arbeitstagen eines Mitarbeiters entspricht.
Ein Arbeitsvertrag bedarf der Schriftform – eine einmalige qualifizierte Unterschrift reicht hierfür aus
Die Schriftform wird durch eine eigenhändige Unterschrift oder eine qualifizierte elektronische Signatur erfüllt. Das Problem ist, dass die Bewerber in der Regel keine eigene qualifizierte elektronische Signatur haben. Sie müssen sie nicht extra losschicken, um eine solche zu besorgen.
Einmalige qualifizierte Signatur in CertumSign
- Es hat die Rechtskraft einer eigenhändigen Unterschrift und erfüllt somit die Anforderung der Schriftform für einen Arbeitsvertrag
- Es wird für die Daten des Bewerbers ausgestellt und gilt für einen einzigen Unterzeichnungsvorgang
- Der Kandidat muss weder ein Zertifikat noch ein Lesegerät kaufen noch etwas installieren – ein Browser reicht aus
- Der Bewerber bestätigt seine Identität aus der Ferne, rund um die Uhr: mObywatel mit QR-Code, e-dowód, Banküberprüfung (über 2000 Banken), Videoüberprüfung, login.gov.pl oder eDO App
- Gilt für Personen aus Polen und der EU
Rechtlicher Hinweis
Ein Vertrag, der nicht in schriftlicher Form geschlossen wurde, bleibt gültig, doch müssen die Vertragsbedingungen dem Arbeitnehmer vor Arbeitsantritt schriftlich bestätigt werden – das Fehlen einer solchen Bestätigung stellt einen Verstoß gemäß § 281 des Arbeitsgesetzbuchs dar. Mit einer einmaligen qualifizierten Signatur haben Sie die Angelegenheit geregelt, noch bevor der Arbeitnehmer am ersten Tag die Schwelle des Unternehmens überschreitet.
Papier vs. CertumSign
- Schritte
- Ausdruck → Übergabe (per Kurier oder persönlich) → Unterschrift des Bewerbers → Scan → Unterschrift des Arbeitgebers → Rücksendung und Archivierung
- Zeit
- Tage – je nach Kurierdienst und Terminkalender des Bewerbers
- HR-Arbeit
- Drucken, Termine einhalten, Telefonate, Scannen
- Kandidat
- Ich brauche einen Drucker und einen Scanner oder Zeit für die Anfahrt
- Schritte
- Sie senden das Dokument über die Plattform – der Bewerber bestätigt seine Identität und unterschreibt; das Dokument wird unterschrieben zurückgeschickt
- Zeit
- Der Vertrag wird innerhalb von nur 24 Stunden unterzeichnet
- HR-Arbeit
- Du versendest das Paket direkt über die Plattform, anstatt es auszudrucken und einzuscannen; die unterschriebenen Dokumente befinden sich in einem einzigen Archiv
- Kandidat
- Ich benötige einen Browser und z. B. die App mObywatel
Personalunterlagen in einem einzigen Arbeitsablauf
Der Vertrag ist erst der Anfang. Auf derselben Plattform kannst du auch die übrigen Dokumente bearbeiten:
Das gesamte Set in einer Sendung
Massenversand und gleichzeitiges Unterzeichnen mehrerer Dateien – der Bewerber erhält den Vertrag, den Fragebogen und die Einwilligungserklärungen zusammen und nicht in fünf E-Mails.
Formate ohne Konvertierung
PDF, DOC, XML, TXT, PPT – Dateien, die keine PDF-Dateien sind, signieren Sie im Format XAdES, ohne sie zuvor in PDF umzuwandeln.
Dokumente, für die keine Schriftform erforderlich ist
Der Mitarbeiter bestätigt dies mit einer einfachen Unterschrift, die per SMS oder E-Mail autorisiert wird (in dokumentierter Form, mit Zeitstempel und Certum-Stempel) – im Preis des Tarifs enthalten.
Führen Sie bereits elektronische Personalakten oder planen Sie deren Einführung? Lesen Sie unseren Beitrag über elektronische Personalakten.
Gemeinschaftsbereich und Warteschlange zum Unterschreiben
Organisationspläne lösen das ewige Problem „Bei wem befindet sich diese Datei?”:
- Gemeinsamer Dokumentenbereich — Die Personalabteilung arbeitet mit einem einzigen Archiv und nicht mit privaten E-Mail-Postfächern
- Die Warteschlange für die Unterschriften — Die Personalreferentin erstellt und versendet das Dokument, die Unterschrift leistet die bevollmächtigte Person; das Dokument wird dann weitergeleitet
- Versandvorlagen — Das Onboarding-Paket richtest du einmal ein und nutzt es bei jeder Neueinstellung
- Benutzerrollen i Unbegrenzter Versand innerhalb der Organisation
Arbeitsagenturen: Umfang und Tempo
Eine Arbeitsvermittlungsagentur – insbesondere für Zeitarbeit – schließt Verträge in Serie ab, oft mit Bewerbern in anderen Städten. Hier zeigt die einmalige qualifizierte Unterschrift das volle Potenzial: Der Bewerber unterzeichnet, ohne anreisen zu müssen, und die Identitätsprüfung funktioniert rund um die Uhr – auch abends, nach Schichtende.
Plan Organisation „Biznes Plus“ Umfasst bis zu 100 Benutzer und 100 einmalige qualifizierte Signaturen pro Jahr (gemäß der Certum-Preisliste, Stand: Juli 2026); wenn Sie mehr benötigen, können Sie im Certum-Shop zusätzliche Pakete erwerben.
Pläne für Organisationen
Nettopreise gemäß Preisliste Certum, Stand: Juli 2026. Einmalige qualifizierte Signaturen und Validierungsberichte sind im Preis des Tarifs enthalten.
- Benutzerbis 20
- Einmalige qualifizierte Signaturen / Jahr50
- Versand / Monat300
- Raum50 GB
Benötigst du eine API? Integration in Ihr System — Das können wir für euch erledigen.
14 Tage lang kostenlos testen- Benutzerbis 100
- Einmalige qualifizierte Signaturen / Jahr100
- Versand / Monat600
- Raum200 GB
Benötigst du eine API? Integration in Ihr System — Das können wir für euch erledigen.
14 Tage lang kostenlos testenDie Einrichtung eines Kontos dauert etwa 5 Minuten und erfordert keine IT-Implementierung – CertumSign läuft im Browser, auf dem Computer und auf dem Smartphone. Ihre Dokumente werden bei einem qualifizierten Vertrauensdienstleister (Certum, Asseco Data Systems) gespeichert. Und bevor Sie sich entscheiden, können Sie das System testen: Als Partner von Certum richten wir für Ihre Organisation einen 14-tägigen Testzugang ein. Einen vollständigen Vergleich der Tarife finden Sie unter auf der Website der Plattform CertumSign.
Arbeitsvertrag und Personalunterlagen
Ist ein Arbeitsvertrag, der mit einer einmaligen qualifizierten Signatur unterzeichnet wurde, rechtswirksam?
Was muss ein Bewerber mitbringen, um einen Vertrag zu unterzeichnen?
Muss der Bewerber für eine einmalige qualifizierte Signatur bezahlen?
Lässt sich CertumSign in unser ATS- oder Personalverwaltungssystem integrieren?
Werden wir die übrigen Personalunterlagen ebenfalls auf der Plattform unterzeichnen?
Papierlos einstellen
Schicken Sie noch diese Woche Ihren ersten Vertrag ab. Ein kostenloses Konto können Sie in etwa 5 Minuten einrichten, und den Tarif für Unternehmen können Sie 14 Tage lang mit unserer Unterstützung testen.
Möchtest du dir zunächst die gesamte Plattform ansehen? Zurück zur Startseite: CertumSign – Plattform zum Signieren von Dokumenten.