Das Ausschreibungsangebot wurde fristgerecht unterzeichnet – alle Unterschriften liegen vor Ablauf der Einreichungsfrist vor
Du kennst das sicher: Die Frist für die Einreichung der Angebote läuft morgen um 10:00 Uhr ab. Die Vollmacht liegt beim zweiten Vorstandsmitglied, das erst am Freitag zurückkommt. Die Verpflichtungserklärung des Dritten „kommt als Scan" – und ein Scan ist keine elektronische Signatur. In CertumSign versendest du den kompletten Angebotsunterlagen-Satz mit einem Klick zur Unterschrift und siehst den Status jeder Unterschrift, bevor du mit der Angebotsabgabe auf der Beschaffungsplattform beginnst.
Wie viele Angebote scheitern nicht am Preis, sondern an den Unterschriften?
Rechne selbst nach:
- Vollmacht zur Unterzeichnung des Angebots: Die Unterzeichnung erfolgt durch die Geschäftsführung gemäß KRS, und das zweite Mitglied der Geschäftsführung „kommt am Freitag zurück" – die Einreichungsfrist endet am Donnerstag,
- Verpflichtung eines Dritten: Der Subunternehmer sendet einen Scan des unterschriebenen Blattes zurück – dieser Scan gilt jedoch nicht als elektronische Signatur und wird bei der Prüfung des Angebots nicht anerkannt,
- Konsortium: drei Unternehmen in drei Städten und eine Vollmacht für den Konsortialführer, die alle unterzeichnen müssen – die Papierversion wird per Kurier durch Polen geschickt.
Nach Ablauf der Angebotsfrist können Sie die Unterschrift nicht mehr nachtragen oder korrigieren. Ein Angebot, das nicht gemäß den technischen Anforderungen erstellt oder eingereicht wurde, wird abgelehnt (Art. 226 Abs. 1 des Gesetzes über das öffentliche Auftragswesen) – unabhängig davon, wie günstig der Preis war. Die Unterschrift ist das Letzte, bei dem man Zeit sparen sollte.
Die Angebotsunterlagen – drei Schritte in CertumSign
CertumSign Es handelt sich um die browserbasierte Plattform Certum (Asseco Data Systems) – ganz ohne IT-Implementierung, die Kontoeinrichtung dauert etwa 5 Minuten. Das Angebot geben Sie wie gewohnt auf der Einkaufsplattform des Auftraggebers ab – CertumSign kümmert sich um alles, was vorher erledigt werden muss: die Unterschriften.
Du lädst das Set hoch
Angebotsformular, Erklärungen, Vollmacht, Verpflichtungserklärungen von Dritten – alle Dateien eines einzelnen Verfahrens an einem Ort, statt als Anhänge in E-Mails.
Du schickst es zur Unterschrift herum
Reihenfolge der Unterzeichnung: Die Geschäftsführung unterzeichnet die Vollmacht, der Dritte seine Verpflichtungserklärung, die Konsortiumsmitglieder die gemeinsamen Dokumente – jeder bei sich vor Ort; Sie können den Status aller Unterschriften einsehen.
Du überprüfst und reichst ein
Vor der Einreichung überprüfst du die Gültigkeit jeder Signatur mittels qualifizierter Validierung. Die signierten Dateien lädst du herunter und reichst sie auf der Beschaffungsplattform – e-Zamówienia oder der in den Ausschreibungsunterlagen angegebenen Plattform – ein.
Ein Dritter oder ein Konsortiumsmitglied hat keine elektronische Signatur? Er wird trotzdem unterschreiben
Dies ist das häufigste Hindernis bei der Zusammenstellung eines Angebots: Sie verfügen über eine qualifizierte Signatur, der Subunternehmer, der Ressourcen zur Verfügung stellt, oder der Partner eines Konsortiums jedoch nicht. CertumSign löst dieses Problem auf zwei Arten:
Einmalige qualifizierte Signatur
Es hat die Rechtswirksamkeit einer eigenhändigen Unterschrift (Art. 78¹ des Bürgerlichen Gesetzbuchs). Der Unterzeichner bestätigt seine Identität aus der Ferne, rund um die Uhr: über mObywatel und einen QR-Code, e-dowód, Banküberprüfung (über 2.000 Banken), Videoüberprüfung, login.gov.pl oder eDO App. Funktioniert für Personen aus Polen und der EU. Ein einziger Signaturvorgang – genau so viel, wie für die Verpflichtung eines Dritten oder eine Vollmacht eines Konsortiums erforderlich ist, wenn die andere Partei kein eigenes Zertifikat besitzt.
SMS- oder E-Mail-Signatur
Dokumentform mit Zeitstempel und Stempel Certum – für Arbeitsunterlagen im Zusammenhang mit der Ausschreibung: Vereinbarungen des Konsortiums, Geheimhaltungsvereinbarung mit dem Subunternehmer, interne Genehmigungen der Kostenkalkulation. Verwenden Sie für das Angebot selbst und die beim Auftraggeber einzureichenden Unterlagen eine qualifizierte Signatur.
Sie unterzeichnen das Angebot mit Ihrer eigenen qualifizierten Signatur – von einem beliebigen polnischen Anbieter, z. B. SimplySign oder mit der Karte Certum. Sie haben noch kein Zertifikat? Wir kümmern uns darum →
Unterlagen im Verfahren – wer unterschreibt und womit
Das Massenversenden und das Massenunterzeichnen mehrerer Dateien funktionieren sogar im kostenlosen Konto (bis zu 16 MB). Die gesamten Dokumente eines Verfahrens – ein einziger Vorgang statt Dutzender E-Mails.
Wie viele Unterschriften benötigt ein Unternehmen, das an Ausschreibungen teilnimmt?
Beauftragter für Angebote
Die Person, die die Angebote unterzeichnet, benötigt ein eigenes, auf ihren Namen lautendes qualifiziertes Zertifikat – das Zertifikat ist an die Person gebunden, nicht an das Unternehmen, und darf nicht gemeinsam genutzt werden. Diese Signatur wird bei jedem Verfahren verwendet.
Vorstand
Die Vorstandsmitglieder unterzeichnen Vollmachten und Verträge mit den Auftraggebern – gemäß der Vertretungsbefugnis in KRS. Mit ihren eigenen qualifizierten Signaturen können sie dies von jedem beliebigen Ort aus tun, anstatt das Angebot bis zu ihrer Rückkehr von der Dienstreise zurückzustellen.
Urlaubsvertretung
Urlaub oder Krankschreibung des Bevollmächtigten in der Woche der Angebotsabgabe stellen ein reales Risiko dar. Ein zweites Zertifikat für die Vertretungsperson (zuzüglich der Vollmacht) kostet nur einen Bruchteil des Wertes eines einzigen verlorenen Verfahrens.
Qualifizierte Zertifikate für das gesamte Team — SimplySign (Signatur auf dem Handy) oder die Karte Certum – Sie kaufen sie und wir kümmern uns um die Implementierung, einschließlich Installation und Schulung. Rufen Sie uns an: +48 22 417 05 55.
Eine Unterschrift, die einer Prüfung des Angebots standhält
Die richtige Form der Unterschrift
Oberhalb der EU-Schwellenwerte erfordert das Angebot eine qualifizierte Signatur (Art. 63 Abs. 1 des öffentlichen Vergabegesetzes). In nationalen Verfahren ist auch eine vertrauenswürdige oder persönliche Signatur zulässig (Art. 63 Abs. 2) – doch die qualifizierte Signatur funktioniert in beiden Systemen, auf jeder Beschaffungsplattform sowie in KSeF, bei elektronischen Zustellungen und in Handelsverträgen. Eine einzige Signatur statt dreier verschiedener Instrumente.
Validierung vor der Einreichung
Der Auftraggeber überprüft jede Signatur im Angebot – Sie können dies bereits vorab tun. Die qualifizierte Validierung (WebNotarius-Engine) überprüft die Gültigkeit der Signaturen im gesamten Paket und erstellt einen PDF-Bericht. Ein abgelaufenes Zertifikat eines Drittanbieters erkennst du bereits vor Ablauf der Einreichungsfrist und nicht erst durch das Ablehnungsschreiben.
Die Dokumente werden von einem qualifizierten Vertrauensdienstleister aus der EU (Certum, Asseco Data Systems) verarbeitet – gemäß eIDAS und DSGVO, mit vollständigem Prüfpfad: Sie können einsehen, wer jede Verfahrensdatei wann unterzeichnet hat.
Starten Sie kostenlos und skalieren Sie je nach Anzahl der Verfahren
Mit dem kostenlosen Konto können Sie Dokumente bis zu einer Größe von 16 MB unterschreiben und versenden – das reicht für erste Verfahren völlig aus. Unternehmen, die regelmäßig an Ausschreibungen teilnehmen, empfehlen wir den Tarif Organisation Wirtschaft (8.148 PLN/Jahr netto, gemäß Preisliste Certum, Stand: Juli 2026).
Wenn die Kontingente aufgebraucht sind, können Sie im Certum-Shop weitere Vorgangspakete (SMS-Signaturen, einmalige qualifizierte Signaturen, Validierungen) erwerben. Bevor Sie sich entscheiden, testen Sie die Plattform anhand von Dokumenten aus der Praxis – als Partner von Certum bieten wir Organisationen einen kostenlosen 14-tägigen Testzugang an.
netto
- Bis zu 20 Benutzer und 50 GB gemeinsamer Speicherplatz – Angebotsabteilung, Geschäftsführung und Rechtsabteilung in einer Organisation
- 50 qualifizierte Einmal-Signaturen pro Jahr – für Dritte und Konsortialpartner ohne elektronische Signatur
- 300 Sendungen pro Monat und unbegrenzte Sendungen innerhalb der Organisation
- 20 Berichte zur qualifizierten Validierung pro Monat – Überprüfung der Signaturen vor jeder Angebotsabgabe
- Benutzerrollen, Unterschriftenwarteschlange und Versandvorlagen – die Angebotsabteilung erstellt die Angebote, die Bevollmächtigten unterschreiben sie lediglich
Benötigst du eine API? Integration in das Dokumentenmanagementsystem — Das können wir für euch erledigen.
14 Tage lang kostenlos testenDie häufigsten Fragen von Auftragnehmern
Benötige ich für eine Ausschreibung immer eine qualifizierte Signatur?
Reicht ein Scan des handschriftlich unterzeichneten Angebots aus?
Ein Dritter verfügt nicht über eine elektronische Signatur – wie verhält es sich mit seiner Verpflichtung?
Wie kann man vor der Abgabe eines Angebots überprüfen, ob alle Unterschriften gültig sind?
Reiche ich mein Angebot über CertumSign ein?
Wie viel kostet das?
Das nächste Angebot: Lagerstätten ohne Stress wegen der Unterschriften
Alle Unterschriften wurden fristgerecht gesammelt, die Gültigkeit geprüft, die Dokumente sind im Archiv. Bevor Sie sich entscheiden, testen Sie die Plattform anhand von Dokumenten aus einem echten Verfahren – als Partner von Certum bieten wir Organisationen einen kostenlosen 14-tägigen Testzugang an.