Tradycyjna forma doręczeń urzędowych, oparta na listach poleconych, generuje wysokie koszty, wymaga czasu i jest podatna na różne trudności organizacyjne. Aby usprawnić proces komunikacji między administracją publiczną, przedsiębiorcami i obywatelami, wprowadzono ustawę o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 2320), uchwaloną 18 listopada 2020 roku.
Nowe przepisy zakładają, że korespondencja urzędowa stopniowo będzie odbywać się drogą elektroniczną, co ma przynieść wiele korzyści, takich jak większa wygoda, oszczędność kosztów i szybsza obsługa spraw administracyjnych.
Głównym celem ustawy jest usprawnienie komunikacji pomiędzy obywatelami, firmami i instytucjami publicznymi. Dotychczasowa praktyka wysyłania dokumentów w formie papierowej była kosztowna, czasochłonna i wymagała fizycznego odbioru korespondencji. Nowy system wprowadza rejestrowane doręczenia elektroniczne, które mają taką samą moc prawną jak listy polecone z potwierdzeniem odbioru.
Korzyści wynikające z wdrożenia ustawy obejmują:
🔹 Skrócenie czasu doręczeń – dokumenty trafiają do odbiorcy natychmiast po ich wysłaniu.
🔹 Zmniejszenie kosztów administracyjnych – brak konieczności drukowania i wysyłania papierowych dokumentów pozwoli zaoszczędzić miliony złotych rocznie.
🔹 Większa pewność doręczeń – system e-Doręczeń zapewnia dowód doręczenia, eliminując ryzyko zagubienia przesyłki.
🔹 Ekologiczne rozwiązanie – mniejsza liczba papierowych dokumentów oznacza ograniczenie zużycia surowców i wpływu na środowisko.
🔹 Ujednolicenie zasad doręczania korespondencji – zarówno administracja publiczna, jak i przedsiębiorcy będą korzystać z jednolitego systemu komunikacji.
Podstawą nowego systemu jest publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (e-Doręczenia), zapewniająca skuteczne i prawnie wiążące doręczanie korespondencji w formie cyfrowej.
🔹 Adres do doręczeń elektronicznych (ADE) – każdy podmiot zobowiązany do korzystania z e-Doręczeń otrzyma unikalny adres, który zastąpi tradycyjny adres do korespondencji.
🔹 Baza Adresów Elektronicznych (BAE) – rejestr wszystkich adresów e-Doręczeń prowadzony przez Ministerstwo Cyfryzacji.
🔹 System e-Doręczeń – platforma umożliwiająca wysyłanie i odbieranie wiadomości urzędowych w sposób rejestrowany i potwierdzony.
Grupa podmiotów | Termin obowiązywania |
Organy administracji rządowej, ZUS, NFZ, KRUS, uczelnie publiczne, instytucje kultury, inne podmioty publiczne | 1 stycznia 2025 |
Notariusze, adwokaci, radcy prawni, doradcy podatkowi | 1 stycznia 2025 |
Przedsiębiorcy wpisani do KRS przed 2025 r. | 1 kwietnia 2025 |
Przedsiębiorcy zarejestrowani w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. – w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r. | 1 lipca 2025 |
Przedsiębiorcy zarejestrowani w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. | 1 października 2026 |
Przedsiębiorcy wpisani do KRS i CEIDG po 1 stycznia 2025 r. | od dnia wpisu |
Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi hybrydowej, Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna | 1 października 2029 |
Osoby fizyczne | dobrowolnie od 1 stycznia 2025 |
Każdy podmiot objęty obowiązkiem korzystania z e-Doręczeń, a także osoby fizyczne chcące dobrowolnie korzystać z tego systemu, mogą założyć adres do doręczeń elektronicznych na platformie podpisano.pl.
Rejestracja jest prosta i pozwala na szybkie uzyskanie dostępu do nowoczesnego systemu komunikacji z administracją publiczną.
