Podpis kwalifikowany (QES) to najmocniejszy e-podpis w Europie. Ma taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny i działa we wszystkich krajach UE. Brzmi doskonale?
Jest tylko jedno “ale”: podpis sam w sobie nie gwarantuje trwałości prawnej na zawsze.
Dlaczego? Bo jego techniczna ważność wygasa.
Certyfikat, którym składany jest podpis, wygasa (zwykle po 1, 2 lub 3 latach). Lista CRL (Certificate Revocation List – czyli lista unieważnionych certyfikatów) również nie jest już aktualizowana po wygaśnięciu certyfikatu. Po kilku latach nie da się zweryfikować, czy podpis był ważny w momencie złożenia.
Efekt? W przypadku kontroli, sprawy sądowej czy audytu, dokument podpisany kilka lat temu może być podważony.
Tu wchodzi do gry kwalifikowany znacznik czasu. To rodzaj cyfrowego stempla, który potwierdza, że dokument istniał w określonym momencie i od tamtej pory nie został zmieniony.
To kluczowe, by po latach udowodnić, że podpis był ważny w momencie złożenia – nawet jeśli certyfikat wygasł.
Dobra praktyka
Archiwizacja offline to proces zabezpieczania i przechowywania dokumentów elektronicznych poza środowiskiem online – czyli bez stałego połączenia z Internetem lub bez korzystania z usług chmurowych. Może dotyczyć zarówno zwykłych plików, jak i dokumentów podpisanych elektronicznie (np. podpisem kwalifikowanym).
“Offline” nie oznacza tylko braku Internetu. W praktyce to:
W kontekście podpisów kwalifikowanych archiwizacja offline ma szczególne znaczenie, ponieważ:
Nie potrzebujesz skomplikowanego systemu DMS (Document Management System – elektronicznego systemu zarządzania dokumentami). Wystarczy kilka prostych kroków.
Oba narzędzia są zgodne z eIDAS, ale mają inne podejście do pracy.
Cecha | Certum Mini | SimplySign |
Wymaga czytnika i karty | Tak | Nie |
Działa offline | Tak | Nie |
Dodanie znacznika czasu po podpisie (jako nowy podpis lub kontrasygnata) | Tak | Tak |
Czy można podpisać dokument bez znacznika | Tak | Tak |
Idealne dla | Biura, archiwa | Mobilni użytkownicy |
Jeśli zależy Ci na niezależności od internetu i archiwizacji na własnych zasadach, Certum Mini będzie lepszym wyborem.
Cóż, samego znacznika czasu nie da się dodać do już podpisanego dokumentu – ale jak to zwykle bywa istnieją inne rozwiązania, aby zaktualizować dokument podpisany podpisem kwalifikowanym bez znacznika czasu.
Jak dodać znacznik czasu już po podpisaniu dokumentu? (proCertum SmartSign)
Dlaczego to działa? Bo podpis i znacznik czasu to dwie oddzielne operacje. Podpis może być offline, a znacznik wymaga połączenia z serwerem.
Podpis kwalifikowany to fundament wiarygodności dokumentu.
Ale jego trwałość zależy od Ciebie.
Podpis + znacznik czasu + lokalna archiwizacja = bezpieczny dokument na lata.
