En uno de nuestros artículos anteriores titulado."¿Cuántos buzones de entrega electrónica puede tener una empresa, un ciudadano, un despacho? Una guía con ejemplos", explicábamos que cualquier entidad, incluido un bufete dirigido por un abogado, notario o procurador, sólo puede tener formalmente una dirección ADE en la Base de Datos de Direcciones Electrónicas. Con algunas excepciones, por ejemplo para quienes desempeñan múltiples funciones (particular + empresa + profesión de confianza pública), es posible tener varias direcciones, pero en la práctica cada dirección es una ADE independiente, asignada a una función o entidad específica.
Esto significa que un bufete de abogados que atiende a muchos clientes sigue recibiendo toda la correspondencia en un solo buzón, lo que supone un verdadero reto organizativo: la clasificación manual puede ser tediosa, poco fiable y hacer que se pase por alto correspondencia importante.
Con este reto en mente, Asseco Data Systems ha anunciado la introducción de una nueva funcionalidad específica para bufetes de abogados en el tercer trimestre de 2025. Aunque seguirá siendo posible tener una única dirección ADE, existirá la posibilidad de etiquetar envíos, asignarlos a clientes y casos y crear estructuras internas virtuales para el buzón. En otras palabras - un único ADE, pero actuando como múltiples buzones de trabajo. Esta solución será especialmente útil para los bufetes de abogados con un gran volumen de correspondencia que necesitan mantener la transparencia y el orden.
Por eso hoy nos centramos en soluciones de sistema prácticasque permiten a los despachos de abogados ejercer su profesión de confianza pública de forma eficaz y segura, sin necesidad de configurar múltiples ADE. En concreto, nos centramos en las herramientas que ofrece Asseco Data Systems (Certum), desde los planes Premium hasta las API avanzadas de la versión Enterprise. Con ellas una única dirección ADE puede actuar como buzón dedicado a clientes y casoscon clasificación automática, asignación y supervisión completa, sin desorden y de forma segura. Veamos cómo funciona.
Las profesiones de confianza pública -abogados, notarios- sólo pueden tener formalmente una única dirección ADE para el bufete, aunque atiendan a muchos clientes. En consecuencia, todos los envíos electrónicos (con clientes, despachos, etc.) llegan al mismo buzón, lo que hace que el archivo manual sea engorroso y propenso a errores.
Pregunta clave: ¿Es posible controlar el caos y hacer que un solo ADE actúe como muchos, asignados a distintos clientes y casos?
Con la función "invitación y autorización", el bufete puede:
Certum te permite definir tus contactos:
La versión Enterprise da acceso a API de agente de usuario (UA API)a través de la cual puede:
Tamaño del bufete | Plan Certum recomendado | Características principales |
Pequeño | Premium (50 usuarios) | inicios de sesión compartidos, agenda de contactos, filtros |
Media | Prima + autorizaciones | usuarios dedicados, notificaciones, resaltado de correspondencia |
Despacho de abogados grande / corporativo | Empresa (UA/SE API) | Recogida y clasificación automáticas, reglas, integración total con DMS/BPM |
Este enfoque permite atender a varios clientes de forma eficaz sin que se produzca un caos en la caja ADE.
Gracias a las prestaciones de Certum, la caja ADE:
➡️ RecomendaciónRecomendación del Consejo : Los pequeños y medianos bufetes de abogados pueden operar con confianza en el sistema PremiumPremium, mientras que los bufetes más grandes deberían optar por Enterprise con APIque proporciona una automatización completa y un orden sin estrés.
...estaremos encantados de ayudarle.
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Responderemos a sus preguntas, le encontraremos una fecha adecuada y un asesor en Gdansk, Gdynia, Cracovia, Varsovia o Breslavia.
También puede enviarnos un correo electrónico a podpisano.plcontacto@ .
Para utilizar el buzón de entrega electrónica, es necesario confirmar su identidad. Si ya dispone de una verificación emitida por Certum.pl (por ejemplo, SimplySign o CertumMini), no es necesario que vuelva a realizar este proceso.
Servicios de confianza digital: los servicios basados en eIDAS requieren verificación y prueba de identidad, lo que garantiza la plena seguridad y conformidad legal de su correspondencia.
