Oferta przetargowa podpisana na czas — komplet podpisów przed terminem składania
Znasz ten scenariusz. Termin składania ofert mija jutro o 10:00. Pełnomocnictwo czeka na drugiego członka zarządu, który wraca w piątek. Zobowiązanie podmiotu trzeciego „przyjdzie skanem" — a skan to nie podpis elektroniczny. W CertumSign komplet dokumentów oferty rozsyłasz do podpisu jednym ruchem i widzisz status każdego podpisu, zanim zaczniesz składać ofertę na platformie zakupowej.
Ile ofert przepada nie przez cenę, tylko przez podpisy?
Policz sam:
- pełnomocnictwo do podpisania oferty: podpisuje zarząd zgodnie z KRS, a drugi członek zarządu „wraca w piątek" — termin składania jest w czwartek,
- zobowiązanie podmiotu trzeciego: podwykonawca odsyła skan podpisanej kartki — a skan nie jest podpisem elektronicznym i nie obroni się przy badaniu oferty,
- konsorcjum: trzy firmy w trzech miastach i jedno pełnomocnictwo dla lidera, które wszyscy muszą podpisać — wersja papierowa jeździ kurierem po Polsce.
Po upływie terminu składania ofert podpisu nie uzupełnisz i nie poprawisz. Oferta sporządzona lub przekazana niezgodnie z wymaganiami technicznymi podlega odrzuceniu (art. 226 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych) — niezależnie od tego, jak dobra była cena. Podpis to ostatnia rzecz, na której warto oszczędzać czas.
Komplet dokumentów oferty — trzy kroki w CertumSign
CertumSign to platforma Certum (Asseco Data Systems) działająca w przeglądarce — bez wdrożenia IT, konto zakładasz w około 5 minut. Ofertę składasz jak zawsze na platformie zakupowej zamawiającego — CertumSign porządkuje wszystko, co musi się wydarzyć wcześniej: podpisy.
Wgrywasz komplet
Formularz ofertowy, oświadczenia, pełnomocnictwo, zobowiązania podmiotów trzecich — wszystkie pliki jednego postępowania w jednym miejscu, zamiast w załącznikach e-maili.
Rozsyłasz do podpisu
Kolejka podpisywania: zarząd podpisuje pełnomocnictwo, podmiot trzeci swoje zobowiązanie, konsorcjanci wspólne dokumenty — każdy u siebie, Ty widzisz status wszystkich podpisów.
Walidujesz i składasz
Przed złożeniem sprawdzasz ważność każdego podpisu kwalifikowaną walidacją. Podpisane pliki pobierasz i składasz na platformie zakupowej — e-Zamówienia albo platformie wskazanej w SWZ.
Podmiot trzeci albo konsorcjant nie ma e-podpisu? Podpisze mimo to
To najczęstsza blokada przy kompletowaniu oferty: Ty masz podpis kwalifikowany, ale podwykonawca udostępniający zasoby albo wspólnik konsorcjanta — nie. CertumSign rozwiązuje to dwiema metodami:
Jednorazowy podpis kwalifikowany
Ma moc prawną podpisu własnoręcznego (art. 78¹ KC). Osoba podpisująca potwierdza tożsamość zdalnie, 24/7: przez mObywatel i kod QR, e-dowód, weryfikację bankową (ponad 2000 banków), wideoweryfikację, login.gov.pl lub eDO App. Działa dla osób z Polski i UE. Jedna operacja podpisania — dokładnie tyle, ile potrzeba na zobowiązanie podmiotu trzeciego albo pełnomocnictwo konsorcjum, gdy druga strona nie ma własnego certyfikatu.
Podpis SMS lub e-mail
Forma dokumentowa ze znacznikiem czasu i pieczęcią Certum — do dokumentów roboczych wokół przetargu: ustaleń konsorcjum, NDA z podwykonawcą, wewnętrznych akceptacji kalkulacji. Do samej oferty i dokumentów składanych zamawiającemu używaj podpisu kwalifikowanego.
Ofertę podpisujesz własnym podpisem kwalifikowanym — od dowolnego polskiego dostawcy, np. SimplySign czy kartą Certum. Nie masz jeszcze certyfikatu? Wdrożymy →
Dokumenty w postępowaniu — kto podpisuje i czym
Masowa wysyłka i masowe podpisywanie wielu plików działają nawet w koncie darmowym (do 16 MB). Komplet dokumentów jednego postępowania — jedna operacja zamiast kilkudziesięciu e-maili.
Ile podpisów potrzebuje firma startująca w przetargach?
Pełnomocnik ds. ofert
Osoba, która podpisuje oferty, potrzebuje własnego, imiennego certyfikatu kwalifikowanego — certyfikat jest przypisany do człowieka, nie do firmy, i nie wolno go współdzielić. To ten podpis pracuje przy każdym postępowaniu.
Zarząd
Członkowie zarządu podpisują pełnomocnictwa i umowy z zamawiającymi — zgodnie z reprezentacją w KRS. Z własnymi podpisami kwalifikowanymi zrobią to z dowolnego miejsca, zamiast wstrzymywać ofertę do powrotu z delegacji.
Zastępstwo na urlopy
Urlop albo L4 pełnomocnika w tygodniu składania oferty to realne ryzyko. Drugi certyfikat dla osoby zastępującej (plus pełnomocnictwo) kosztuje ułamek wartości jednego przegranego postępowania.
Certyfikaty kwalifikowane dla całego zespołu — SimplySign (podpis w telefonie) albo karta Certum — kupisz i wdrożysz z nami, z instalacją i szkoleniem. Zadzwoń: +48 22 417 05 55.
Podpis, który obroni się przy badaniu oferty
Właściwa forma podpisu
Powyżej progów unijnych oferta wymaga podpisu kwalifikowanego (art. 63 ust. 1 PZP). W postępowaniach krajowych dopuszczalny jest też podpis zaufany lub osobisty (art. 63 ust. 2) — ale podpis kwalifikowany działa w obu reżimach, na każdej platformie zakupowej, a do tego w KSeF, e-Doręczeniach i umowach handlowych. Jeden podpis zamiast trzech narzędzi.
Walidacja przed złożeniem
Zamawiający zweryfikuje każdy podpis w ofercie — Ty możesz zrobić to wcześniej. Kwalifikowana walidacja (silnik WebNotarius) sprawdza ważność podpisów na całym komplecie i generuje raport PDF. Wygasły certyfikat podmiotu trzeciego wykryjesz przed terminem składania, nie z pisma o odrzuceniu oferty.
Dokumenty przetwarza kwalifikowany dostawca usług zaufania z UE (Certum, Asseco Data Systems) — zgodnie z eIDAS i RODO, z pełnym śladem audytowym: widzisz, kto i kiedy podpisał każdy plik postępowania.
Zacznij za darmo, skaluj z liczbą postępowań
Konto darmowe pozwala podpisywać i wysyłać dokumenty do 16 MB — na pierwsze postępowania w zupełności wystarczy. Firmom regularnie startującym w przetargach rekomendujemy plan Organizacja Biznes (8 148 zł/rok netto, wg cennika Certum, stan: lipiec 2026).
Gdy limity się kończą, dokupujesz pakiety operacji (podpisy SMS, jednorazowe podpisy kwalifikowane, walidacje) w sklepie Certum. Zanim zdecydujesz, przetestuj platformę na dokumentach prawdziwego postępowania — jako partner Certum uruchamiamy dla organizacji bezpłatny plan testowy na 14 dni.
netto
- Do 20 użytkowników i 50 GB wspólnej przestrzeni — dział ofertowania, zarząd i prawnik w jednej organizacji
- 50 jednorazowych podpisów kwalifikowanych rocznie — dla podmiotów trzecich i konsorcjantów bez e-podpisu
- 300 wysyłek miesięcznie i nielimitowana wysyłka wewnątrz organizacji
- 20 raportów kwalifikowanej walidacji miesięcznie — kontrola podpisów przed każdym złożeniem oferty
- Role użytkowników, kolejka podpisywania i szablony wysyłki — dział ofert przygotowuje, umocowani tylko podpisują
Potrzebujesz API? Integracja z systemem obiegu dokumentów — możemy to dla Was zrobić.
Test bezpłatnie przez 14 dniNajczęstsze pytania wykonawców
Czy do przetargu zawsze potrzebuję podpisu kwalifikowanego?
Czy skan ręcznie podpisanej oferty wystarczy?
Podmiot trzeci nie ma podpisu elektronicznego — co z jego zobowiązaniem?
Jak sprawdzić przed złożeniem oferty, że wszystkie podpisy są ważne?
Czy ofertę składam przez CertumSign?
Ile to kosztuje?
Następną ofertę złóż bez nerwów o podpisy
Komplet podpisów zebrany przed terminem, ważność sprawdzona, dokumenty w archiwum. Zanim zdecydujesz, przetestuj platformę na dokumentach prawdziwego postępowania — jako partner Certum uruchamiamy dla organizacji bezpłatny plan testowy na 14 dni.