Offerta di gara firmata in tempo — tutte le firme raccolte prima della scadenza per la presentazione
Conosci bene questa situazione. Il termine per la presentazione delle offerte scade domani alle 10:00. La procura è in attesa del secondo membro del consiglio di amministrazione, che tornerà venerdì. L’impegno della terza parte „arriverà in formato scannerizzato" — e una scansione non equivale a una firma elettronica. In CertumSign invii il fascicolo completo dei documenti dell’offerta per la firma con un solo clic e puoi visualizzare lo stato di ogni firma prima di iniziare a presentare l’offerta sulla piattaforma di acquisto.
Quante offerte vanno perse non a causa del prezzo, ma a causa delle firme?
Fai tu stesso il conto:
- delega per la firma dell'offerta: la firma viene apposta dal consiglio di amministrazione ai sensi della norma KRS, mentre il secondo membro del consiglio di amministrazione „torna venerdì" — il termine per la presentazione è giovedì,
- obbligo del soggetto terzo: il subappaltatore invia una copia scannerizzata del foglio firmato — ma tale copia non costituisce una firma elettronica e non sarà ritenuta valida in sede di valutazione dell'offerta,
- consorzio: tre aziende in tre città e una procura a favore del capofila, che tutti devono firmare — la versione cartacea viene recapitata tramite corriere in tutta la Polonia.
Una volta scaduto il termine per la presentazione delle offerte, non sarà più possibile integrare o correggere la firma. Un’offerta redatta o presentata in modo non conforme ai requisiti tecnici è soggetta a rigetto (art. 226, comma 1, della legge sugli appalti pubblici) — indipendentemente da quanto fosse vantaggioso il prezzo. La firma è l’ultima cosa su cui vale la pena risparmiare tempo.
Documentazione completa dell'offerta — tre passaggi in CertumSign
CertumSign Si tratta della piattaforma Certum (Asseco Data Systems) accessibile tramite browser: non è necessaria alcuna implementazione IT e la creazione dell’account richiede circa 5 minuti. L’offerta va presentata come sempre sulla piattaforma di acquisto del committente: CertumSign si occupa di tutto ciò che deve avvenire in precedenza, ovvero le firme.
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Modulo di offerta, dichiarazioni, procura, impegni di terzi: tutti i file relativi a una singola procedura in un unico posto, anziché negli allegati delle e-mail.
Lo invii per la firma
Procedura di firma: il consiglio di amministrazione firma la procura, la terza parte firma il proprio impegno, i membri del consorzio firmano i documenti comuni — ciascuno dalla propria sede; tu puoi visualizzare lo stato di tutte le firme.
Convalidi e invii
Prima di inviare la richiesta, verifica la validità di ogni firma tramite una convalida qualificata. Scarica i file firmati e inviali alla piattaforma di appalto — e-Zamówienia oppure alla piattaforma indicata nelle specifiche tecniche (SWZ).
Un soggetto terzo o un membro del consorzio non dispone di una firma elettronica? Firmerà comunque
Questo è l’ostacolo più comune nella preparazione dell’offerta: tu disponi di una firma qualificata, ma il subappaltatore che mette a disposizione le risorse o il socio del consorzio non ne è in possesso. CertumSign risolve questo problema in due modi:
Firma qualificata monouso
Ha la stessa validità giuridica di una firma autografa (art. 78¹ del Codice Civile). Il firmatario conferma la propria identità da remoto, 24 ore su 24, 7 giorni su 7: tramite mObywatel e codice QR, e-dowód, verifica bancaria (oltre 2000 banche), verifica video, login.gov.pl o eDO App. È disponibile per i residenti in Polonia e nell’UE. Una sola operazione di firma: esattamente quanto basta per vincolare un soggetto terzo o per conferire una procura a un consorzio, quando la controparte non dispone di un proprio certificato.
Firma via SMS o e-mail
Modulo documentale con timbro orario e timbro Certum — per i documenti di lavoro relativi alla gara d’appalto: accordi del consorzio, accordo di riservatezza (NDA) con il subappaltatore, approvazioni interne dei preventivi. Per l’offerta stessa e per i documenti presentati all’ente appaltante, utilizzare la firma qualificata.
L'offerta va firmata con la propria firma qualificata — rilasciata da qualsiasi fornitore polacco, ad esempio. SemplicementeSegno oppure con la carta Certum. Non hai ancora il certificato? Ce lo procuriamo →
Documenti nel procedimento: chi li firma e con cosa
L'invio e la firma in massa di più file funzionano anche con l'account gratuito (fino a 16 MB). L'intera documentazione di un singolo procedimento: un'unica operazione invece di decine di e-mail.
Quante firme servono a un’azienda che partecipa a gare d’appalto?
Responsabile delle offerte
La persona che firma le offerte deve disporre di un certificato qualificato personale e nominativo: il certificato è associato alla persona, non all’azienda, e non può essere condiviso. È questa firma che viene utilizzata in ogni procedura.
Consiglio di amministrazione
I membri del consiglio di amministrazione firmano le procure e i contratti con i committenti — in conformità con le disposizioni in materia di rappresentanza contenute nel KRS. Grazie alle loro firme qualificate, potranno farlo da qualsiasi luogo, invece di sospendere l’offerta in attesa del loro ritorno dalla missione.
Sostituzione per ferie
Le ferie o l’assenza per malattia del rappresentante legale nella settimana in cui viene presentata l’offerta rappresentano un rischio concreto. Un secondo certificato per il sostituto (più la procura) costa una frazione del valore di una sola gara persa.
Certificati qualificati per l'intero team — SimplySign (firma sul telefono) oppure la scheda Certum: la acquisti e la metti in funzione con noi, con installazione e formazione incluse. Chiamaci: +48 22 417 05 55.
Una firma che reggerà al vaglio dell'offerta
La forma corretta della firma
Al di sopra delle soglie UE, l’offerta richiede una firma qualificata (art. 63, comma 1, del Codice degli appalti pubblici). Nelle procedure nazionali è ammessa anche la firma affidabile o personale (art. 63, comma 2) — ma la firma qualificata è valida in entrambi i regimi, su qualsiasi piattaforma di acquisto, nonché in KSeF, e-Consegne e nei contratti commerciali. Una sola firma al posto di tre strumenti.
Convalida prima dell'invio
L'ente appaltante verificherà ogni firma presente nell'offerta: tu puoi farlo in anticipo. La convalida qualificata (motore WebNotarius) verifica la validità delle firme sull'intera documentazione e genera un report in formato PDF. Potrai individuare un certificato di terze parti scaduto prima della scadenza per la presentazione delle offerte, senza dover attendere la comunicazione di rigetto dell’offerta.
I documenti vengono trattati da un fornitore qualificato di servizi di fiducia dell’UE (Certum, Asseco Data Systems) — in conformità con la direttiva eIDAS e il GDPR, con una traccia di audit completa: puoi vedere chi ha firmato ogni documento del procedimento e quando.
Inizia gratuitamente, adegua il servizio al numero di procedimenti
L'account gratuito consente di firmare e inviare documenti fino a 16 MB: è più che sufficiente per le prime procedure. Alle aziende che partecipano regolarmente a gare d'appalto consigliamo il piano Organizzazione aziendale (8.148 PLN netti all’anno, secondo il listino prezzi Certum, aggiornato a luglio 2026).
Quando i limiti si esauriscono, puoi acquistare pacchetti di operazioni (firme via SMS, firme qualificate monouso, convalide) nello shop Certum. Prima di prendere una decisione, prova la piattaforma con documenti relativi a un procedimento reale: in qualità di partner di Certum, mettiamo a disposizione delle organizzazioni un piano di prova gratuito della durata di 14 giorni.
netto
- Fino a 20 utenti e 50 GB di spazio condiviso: reparto offerte, direzione e ufficio legale in un’unica organizzazione
- 50 firme qualificate monouso all’anno — per soggetti terzi e membri di consorzi sprovvisti di firma elettronica
- 300 spedizioni al mese e spedizioni illimitate all’interno dell’organizzazione
- 20 rapporti di convalida qualificata al mese — verifica delle firme prima di ogni presentazione di un'offerta
- Ruoli degli utenti, coda delle firme e modelli di invio — l’ufficio offerte prepara i documenti, mentre i responsabili si limitano a firmarli
Hai bisogno di un'API? Integrazione con il sistema di gestione dei documenti — Possiamo farlo per voi.
Prova gratuita per 14 giorniDomande più frequenti degli appaltatori
È sempre necessaria una firma qualificata per partecipare a una gara d'appalto?
È sufficiente una scansione dell'offerta firmata a mano?
Un soggetto terzo non possiede una firma elettronica: che ne è del suo obbligo?
Come verificare, prima di presentare un'offerta, che tutte le firme siano valide?
Devo presentare l'offerta tramite CertumSign?
Quanto costa?
La prossima offerta di depositi senza stress per le firme
Tutte le firme sono state raccolte prima della scadenza, la validità è stata verificata e i documenti sono stati archiviati. Prima di prendere una decisione, prova la piattaforma con i documenti di un caso reale: in qualità di partner di Certum, offriamo alle organizzazioni un piano di prova gratuito della durata di 14 giorni.