Oferta de licitación firmada a tiempo: todas las firmas se han recogido antes de la fecha límite de presentación
Ya conoces esta situación. El plazo para presentar ofertas vence mañana a las 10:00. El poder notarial está a la espera del segundo miembro del consejo de administración, que regresa el viernes. El compromiso del tercero „llegará escaneado", y un escaneo no es lo mismo que una firma electrónica. En CertumSign, envías el conjunto de documentos de la oferta para su firma de un solo golpe y ves el estado de cada firma antes de empezar a presentar la oferta en la plataforma de compras.
¿Cuántas ofertas se pierden no por el precio, sino por las firmas?
Haz las cuentas tú mismo:
- Poder para firmar la oferta: lo firma la junta directiva de conformidad con KRS, y el otro miembro de la junta directiva „vuelve el viernes"; el plazo de presentación vence el jueves,
- obligación del tercero: el subcontratista envía una copia escaneada de la hoja firmada —y esa copia escaneada no es una firma electrónica y no será válida en la evaluación de la oferta—,
- Consorcio: tres empresas en tres ciudades y un poder otorgado al líder, que todos deben firmar; la versión en papel se envía por mensajería por toda Polonia.
Una vez finalizado el plazo de presentación de ofertas, no podrás completar ni corregir la firma. Una oferta redactada o presentada sin cumplir los requisitos técnicos será rechazada (art. 226, apartado 1, de la Ley de Contratación Pública), independientemente de lo buena que sea la oferta económica. La firma es lo último en lo que vale la pena ahorrar tiempo.
Conjunto de documentos de la oferta: tres pasos en CertumSign
CertumSign Se trata de la plataforma Certum (Asseco Data Systems) que funciona en el navegador: sin necesidad de implementación informática, puedes crear una cuenta en unos 5 minutos. La oferta se presenta, como siempre, en la plataforma de compras del comprador; CertumSign se encarga de todo lo que debe hacerse previamente: las firmas.
Subes el conjunto
Formulario de oferta, declaraciones, poder notarial, compromisos de terceros: todos los archivos de un mismo procedimiento en un solo lugar, en lugar de en los archivos adjuntos de los correos electrónicos.
Lo envías para que lo firmen
Orden de firma: la junta directiva firma el poder, el tercero firma su compromiso y los miembros del consorcio firman los documentos comunes —cada uno desde su propia sede—; tú puedes ver el estado de todas las firmas.
Validas y envías
Antes de enviarlos, comprueba la validez de cada firma mediante una validación cualificada. Descarga los archivos firmados y envíalos a la plataforma de compras —e-Zamówienia— o a la plataforma indicada en las especificaciones técnicas (SWZ).
¿Un tercero o un miembro del consorcio no dispone de firma electrónica? Aun así, podrá firmar.
Este es el obstáculo más habitual a la hora de preparar una oferta: tú dispones de una firma digital cualificada, pero el subcontratista que cede los recursos o el socio del consorcio no. CertumSign resuelve este problema con dos métodos:
Firma cualificada de un solo uso
Tiene la misma validez jurídica que una firma manuscrita (art. 78¹ del Código Civil). La persona que firma confirma su identidad a distancia, las 24 horas del día, los 7 días de la semana: mediante mObywatel y un código QR, e-dowód, verificación bancaria (más de 2000 bancos), verificación por videoconferencia, login.gov.pl o eDO App. Funciona para personas de Polonia y de la UE. Una sola operación de firma: exactamente lo necesario para el compromiso de un tercero o el poder de un consorcio, cuando la otra parte no dispone de su propio certificado.
Firma de un SMS o un correo electrónico
Formato documental con marca de tiempo y sello Certum: para los documentos de trabajo relacionados con la licitación: acuerdos del consorcio, acuerdo de confidencialidad con el subcontratista y aprobaciones internas de los presupuestos. Para la propia oferta y los documentos que se presenten al poder adjudicador, utiliza una firma cualificada.
Debes firmar la oferta con tu propia firma digital —de cualquier proveedor polaco, por ejemplo:. SimplySign o con la tarjeta Certum. ¿Aún no tienes el certificado? Te lo tramitaremos →
Documentos del procedimiento: quién los firma y con qué
El envío y la firma masivos de varios archivos funcionan incluso en la cuenta gratuita (hasta 16 MB). Todos los documentos de un mismo expediente: una sola operación en lugar de varias decenas de correos electrónicos.
¿Cuántas firmas necesita una empresa que participe en licitaciones?
Responsable de ofertas
La persona que firma las ofertas necesita su propio certificado cualificado a nombre propio: el certificado está vinculado a la persona, no a la empresa, y no se puede compartir. Es esta firma la que se utiliza en todos los procedimientos.
Consejo de Administración
Los miembros del consejo de administración firman los poderes y los contratos con los adjudicadores, de acuerdo con las facultades de representación establecidas en KRS. Lo harán desde cualquier lugar con sus propias firmas cualificadas, en lugar de retrasar la oferta hasta su regreso del viaje de negocios.
Sustituciones por vacaciones
Que el apoderado se encuentre de vacaciones o de baja por enfermedad durante la semana en que se presenta la oferta supone un riesgo real. El segundo certificado para la persona que le sustituya (más el poder notarial) cuesta una fracción del valor de un procedimiento perdido.
Certificados cualificados para todo el equipo — SimplySign (firma en el móvil) o la tarjeta Certum: la compras y la pones en marcha con nosotros, con instalación y formación incluidas. Llámanos: +48 22 417 05 55.
Una firma que se mantenga firme ante el análisis de la oferta
La forma correcta de firmar
Por encima de los umbrales de la Unión Europea, la oferta requiere una firma cualificada (art. 63, apartado 1, de la Ley de Contratación Pública). En los procedimientos nacionales también se admite la firma de confianza o la firma personal (art. 63, apartado 2), pero la firma cualificada es válida en ambos regímenes, en cualquier plataforma de compras y, además, en KSeF, en las notificaciones electrónicas y en los contratos comerciales. Una sola firma en lugar de tres herramientas.
Validación previa a la presentación
El poder adjudicador verificará cada firma de la oferta; tú puedes hacerlo antes. La validación cualificada (motor WebNotarius) comprueba la validez de las firmas de todo el conjunto y genera un informe en formato PDF. Podrás detectar que el certificado de un tercero ha caducado antes de la fecha límite de presentación, y no a través de la notificación de rechazo de la oferta.
Los documentos son procesados por un proveedor de servicios de confianza cualificado de la UE (Certum, Asseco Data Systems), de conformidad con eIDAS y el RGPD, con un registro de auditoría completo: puedes ver quién ha firmado cada archivo del expediente y cuándo.
Empieza gratis y amplía tu servicio a medida que aumente el número de expedientes
La cuenta gratuita permite firmar y enviar documentos de hasta 16 MB, lo cual es más que suficiente para los primeros trámites. A las empresas que participan habitualmente en licitaciones les recomendamos el plan Organización empresarial (8 148 zł netos al año, según la lista de precios Certum, a fecha de julio de 2026).
Cuando se agoten los límites, puedes adquirir paquetes de operaciones (firmas por SMS, firmas cualificadas de un solo uso, validaciones) en la tienda de Certum. Antes de decidirte, prueba la plataforma con documentos de un procedimiento real: como socios de Certum, ofrecemos a las organizaciones un plan de prueba gratuito de 14 días.
neto
- Hasta 20 usuarios y 50 GB de espacio compartido: el departamento de licitaciones, la dirección y el abogado en una misma organización
- 50 firmas cualificadas de un solo uso al año — para terceros y miembros de consorcios que no dispongan de firma electrónica
- 300 envíos al mes y envíos ilimitados dentro de la organización
- 20 informes de validación cualificada al mes: comprobación de las firmas antes de cada presentación de oferta
- Roles de los usuarios, cola de firmas y plantillas de envío: el departamento de ofertas se encarga de prepararlas y los autorizados solo tienen que firmarlas
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Prueba gratuita durante 14 díasPreguntas más frecuentes de los contratistas
¿Siempre necesito una firma digital certificada para participar en una licitación?
¿Es suficiente con una copia escaneada de la oferta firmada a mano?
Un tercero no dispone de firma electrónica: ¿qué ocurre con su obligación?
¿Cómo se puede comprobar, antes de presentar una oferta, que todas las firmas son válidas?
¿Debo presentar la oferta a través de CertumSign?
¿Cuánto cuesta?
La próxima oferta de yacimientos sin preocupaciones por las firmas
Se ha recopilado el conjunto de firmas antes de la fecha límite, se ha comprobado su validez y los documentos están archivados. Antes de tomar una decisión, prueba la plataforma con documentos de un procedimiento real: como socios de Certum, ofrecemos a las organizaciones un plan de prueba gratuito de 14 días.