Zatrudniaj bez papieru — CertumSign dla HR i agencji pracy
Rekrutacja domknięta. Kandydat mówi „tak” — i wtedy zaczyna się papier: druk kompletu dokumentów, kurier albo wizyta w biurze, podpis, skan, odesłanie. Każdy dzień zwłoki gra przeciwko Tobie, bo dobry kandydat rzadko czeka tylko na Ciebie. Z platformą CertumSign umowę o pracę podpisze online w 24 godziny — nawet jeśli nie ma własnego e-podpisu.
podpisana
„HR ręcznie zbiera dokumenty” — brzmi znajomo?
Jeśli choć jedno zdanie pasuje do Twojej firmy, ta strona jest dla Ciebie:
- drukujecie umowy i kwestionariusze, bo „zawsze tak było”
- HR ręcznie zbiera dokumenty od kandydatów i pracowników
- kandydat przyjeżdża do biura tylko po to, żeby złożyć podpis
- między decyzją a podpisaną umową mijają dni — i zdarza się, że kandydat w tym czasie odbiera inną ofertę
Największy koszt to nie podpis — to proces. Ręczny obieg dokumentów potrafi pochłonąć 380 godzin rocznie, czyli około 48 dni roboczych jednego pracownika.
Umowa o pracę wymaga formy pisemnej — jednorazowy podpis kwalifikowany ją spełnia
Formę pisemną spełnia podpis własnoręczny albo kwalifikowany podpis elektroniczny. Sęk w tym, że kandydaci własnego podpisu kwalifikowanego zwykle nie mają. Nie musisz ich po niego wysyłać.
Jednorazowy podpis kwalifikowany w CertumSign
- Ma moc prawną podpisu własnoręcznego, więc spełnia wymóg formy pisemnej umowy o pracę
- Jest wydawany na dane kandydata, do jednej operacji podpisania
- Nie wymaga od kandydata zakupu certyfikatu, czytnika ani instalacji — wystarczy przeglądarka
- Tożsamość kandydat potwierdza zdalnie, 24/7: mObywatel z kodem QR, e-dowód, weryfikacja bankowa (ponad 2000 banków), wideoweryfikacja, login.gov.pl lub eDO App
- Działa dla osób z Polski i UE
Uwaga prawna
Umowa zawarta bez formy pisemnej pozostaje ważna, ale warunki umowy trzeba potwierdzić pracownikowi na piśmie przed dopuszczeniem do pracy — brak takiego potwierdzenia to wykroczenie z art. 281 Kodeksu pracy. Z jednorazowym podpisem kwalifikowanym zamykasz temat, zanim pracownik pierwszego dnia przekroczy próg firmy.
Papier vs CertumSign
- Kroki
- Druk → przekazanie (kurier lub wizyta) → podpis kandydata → skan → podpis pracodawcy → odesłanie i archiwizacja
- Czas
- Dni — zależnie od kuriera i kalendarza kandydata
- Praca HR
- Drukowanie, pilnowanie terminów, telefony, skanowanie
- Kandydat
- Potrzebuje drukarki i skanera albo czasu na dojazd
- Kroki
- Wysyłasz komplet z platformy — kandydat potwierdza tożsamość i podpisuje, dokument wraca podpisany
- Czas
- Umowa podpisana nawet w 24 godziny
- Praca HR
- Wysyłasz komplet z platformy zamiast drukować i skanować; podpisane dokumenty masz w jednym archiwum
- Kandydat
- Potrzebuje przeglądarki i np. aplikacji mObywatel
Dokumentacja pracownicza w jednym obiegu
Umowa to dopiero początek. Na tej samej platformie obsłużysz resztę dokumentów:
Cały komplet w jednej wysyłce
Masowe wysyłanie i podpisywanie wielu plików naraz — kandydat dostaje umowę, kwestionariusz i zgody razem, a nie w pięciu mailach.
Formaty bez konwersji
PDF, DOC, XML, TXT, PPT — pliki inne niż PDF podpisujesz w formacie XAdES, bez przerabiania na PDF.
Dokumenty bez wymogu formy pisemnej
Pracownik potwierdzi podpisem prostym autoryzowanym SMS-em lub e-mailem (forma dokumentowa, ze znacznikiem czasu i pieczęcią Certum) — w cenie planu.
Prowadzisz lub planujesz e-akta osobowe? Przeczytaj nasz wpis o elektronicznych aktach osobowych.
Wspólna przestrzeń i kolejka podpisywania
Plany dla organizacji rozwiązują odwieczny problem „u kogo jest ten plik”:
- Wspólna przestrzeń dokumentów — zespół kadr pracuje na jednym archiwum, nie na prywatnych skrzynkach
- Kolejka podpisywania — specjalistka kadr przygotowuje i wysyła, podpis składa osoba umocowana; dokument sam idzie dalej
- Szablony wysyłki — komplet onboardingowy ustawiasz raz, używasz przy każdym zatrudnieniu
- Role użytkowników i nielimitowana wysyłka wewnątrz organizacji
Agencje pracy: wolumen i tempo
Agencja pracy — zwłaszcza tymczasowej — podpisuje umowy seriami, często z kandydatami w innych miastach. Tu jednorazowy podpis kwalifikowany pokazuje pełnię możliwości: kandydat podpisuje bez dojazdu, a weryfikacja tożsamości działa całą dobę — także wieczorem, po zmianie.
Plan Organizacja Biznes Plus daje do 100 użytkowników i 100 jednorazowych podpisów kwalifikowanych rocznie (wg cennika Certum, stan: lipiec 2026); gdy potrzebujesz więcej, dokupisz pakiety operacji w sklepie Certum.
Plany dla organizacji
Ceny netto, wg cennika Certum, stan: lipiec 2026. Jednorazowe podpisy kwalifikowane i raporty walidacji w cenie planu.
- Użytkownicydo 20
- Jednorazowe podpisy kwalifikowane / rok50
- Wysyłki / mc300
- Przestrzeń50 GB
Potrzebujesz API? Integracja z Waszym systemem — możemy to dla Was zrobić.
Test bezpłatnie przez 14 dni- Użytkownicydo 100
- Jednorazowe podpisy kwalifikowane / rok100
- Wysyłki / mc600
- Przestrzeń200 GB
Potrzebujesz API? Integracja z Waszym systemem — możemy to dla Was zrobić.
Test bezpłatnie przez 14 dniKonto zakładasz w około 5 minut, bez wdrożenia IT — CertumSign działa w przeglądarce, na komputerze i telefonie. Dokumenty przechowujesz u kwalifikowanego dostawcy usług zaufania (Certum, Asseco Data Systems). A zanim zdecydujesz, przetestujesz: jako partner Certum uruchamiamy dla Twojej organizacji 14-dniowy plan testowy. Pełne porównanie planów znajdziesz na stronie platformy CertumSign.
Umowa o pracę i dokumenty HR
Czy umowa o pracę podpisana jednorazowym podpisem kwalifikowanym jest skuteczna?
Co musi mieć kandydat, żeby podpisać umowę?
Czy kandydat płaci za jednorazowy podpis kwalifikowany?
Czy CertumSign zintegruje się z naszym systemem ATS lub kadrowym?
Czy pozostałe dokumenty pracownicze też podpiszemy na platformie?
Zatrudnij bez papieru
Wyślij pierwszą umowę jeszcze w tym tygodniu. Konto darmowe założysz w około 5 minut, a plan dla organizacji przetestujesz przez 14 dni z naszą pomocą.
Chcesz najpierw poznać całą platformę? Wróć na stronę główną: CertumSign — platforma do podpisywania dokumentów.