Наймайте без паперу — CertumSign для HR та кадрових агентств
Набір завершено. Кандидат каже „так” — і тоді починається паперова тяганина: друк комплекту документів, кур’єр або візит до офісу, підпис, сканування, відправлення. Кожен день затримки грає проти вас, адже хороший кандидат рідко чекає лише на вас. З платформою CertumSign підпише трудовий договір онлайн протягом 24 годин — навіть якщо не має власного електронного підпису.
підписана
„Відділ кадрів збирає документи вручну” — звучить знайомо?
Якщо хоча б одне речення відповідає вашій компанії, цей сайт саме для вас:
- ви друкуєте договори та анкети, бо „так було завжди”
- Відділ кадрів вручну збирає документи від кандидатів та співробітників
- кандидат приїжджає до офісу лише для того, щоб поставити підпис
- між прийняттям рішення та підписанням договору минають дні — і трапляється, що за цей час кандидат отримує іншу пропозицію
Найбільші витрати пов’язані не з підписом, а з самим процесом. Ручний обіг документів може забирати 380 годин на рік, тобто приблизно 48 робочих днів одного працівника.
Трудовий договір має бути укладений у письмовій формі — одноразовий підпис вважається достатнім для цього
Вимоги до письмової форми задовольняє власноручний підпис або кваліфікований електронний підпис. Проблема в тому, що кандидати зазвичай не мають власного кваліфікованого підпису. Вам не потрібно відправляти їх за ним.
Одноразовий кваліфікований підпис у CertumSign
- Він має юридичну силу власноручного підпису, тому відповідає вимозі щодо письмової форми трудового договору
- Видається на ім’я кандидата для однієї операції підписання
- Не вимагає від кандидата придбання сертифіката, зчитувача чи встановлення програмного забезпечення — достатньо лише веб-браузера
- Кандидат підтверджує свою особу дистанційно, цілодобово: mObywatel із QR-кодом, e-dowód, банківська верифікація (понад 2000 банків), відеоверифікація, login.gov.pl або eDO App
- Працює для мешканців Польщі та ЄС
Юридичне застереження
Договір, укладений без дотримання письмової форми, залишається чинним, але умови договору необхідно підтвердити працівникові в письмовій формі до його допуску до роботи — відсутність такого підтвердження є правопорушенням, передбаченим статтею 281 Кодексу про працю. Один раз поставивши кваліфікований електронний підпис, ви вирішуєте це питання ще до того, як працівник у перший день переступить поріг компанії.
Папір проти CertumSign
- Кроки
- Друк → передача (кур’єром або особисто) → підпис кандидата → сканування → підпис роботодавця → відправка назад та архівування
- Час
- Дні — залежно від кур’єра та графіку кандидата
- Робота у сфері управління персоналом
- Друк, контроль термінів, телефонні дзвінки, сканування
- Кандидат
- Мені потрібен принтер і сканер або час на дорогу
- Кроки
- Ви надсилаєте комплект документів через платформу — кандидат підтверджує свою особу та підписує його, після чого документ повертається з підписом
- Час
- Угода підписується навіть за 24 години
- Робота у сфері управління персоналом
- Ви надсилаєте комплект документів безпосередньо з платформи, замість того щоб друкувати та сканувати; підписані документи зберігаються в одному архіві
- Кандидат
- Мені потрібен браузер і, наприклад, додаток mObywatel
Кадрову документацію в єдиному обігу
Угода — це лише початок. На цій же платформі ви зможете оформити решту документів:
Весь комплект в одній посилці
Масове надсилання та підписання одразу багатьох файлів — кандидат отримує договір, анкету та згоди разом, а не в п’яти листах.
Формати без конвертації
PDF, DOC, XML, TXT, PPT — файли, що не є PDF, підписуються у форматі XAdES без перетворення у PDF.
Документи, для яких не вимагається письмової форми
Співробітник підтвердить простим підписом, авторизованим за допомогою SMS або електронної пошти (у документальній формі, з позначкою часу та печаткою Certum) — у межах вартості тарифного плану.
Ви ведете або плануєте вести електронні особові справи? Прочитайте нашу статтю про електронні особові справи.
Спільний простір та черга для підписання
Плани для організацій вирішують вічну проблему „у кого цей файл”:
- Спільний простір документів — команда кадрів працює з одним архівом, а не з особистими поштовими скриньками
- Черга на підписання — фахівець з кадрових питань готує та надсилає документ, підпис ставить уповноважена особа; сам документ надсилається далі
- Шаблони відправлення — набір матеріалів для адаптації нових співробітників налаштовується один раз і використовується при кожному прийомі на роботу
- Ролі користувачів i безлімітна доставка всередині організації
Агентства з працевлаштування: обсяг та темпи
Агентство з працевлаштування — особливо з тимчасового працевлаштування — укладає договори серіями, часто з кандидатами з інших міст. У цьому випадку одноразовий кваліфікований підпис демонструє весь спектр можливостей: кандидат підписує договір без необхідності доїжджати, а перевірка особи працює цілодобово — у тому числі ввечері, після зміни.
План Організація «Бізнес Плюс» надає до 100 користувачів та 100 одноразових кваліфікованих підписів на рік (згідно з прейскурантом Certum, станом на липень 2026 року); якщо вам потрібно більше, ви можете придбати додаткові пакети операцій у магазині Certum.
Плани для організації
Ціни нетто, згідно з прейскурантом Certum, станом на липень 2026 року. Одноразові кваліфіковані підписи та звіти про валідацію включені у вартість тарифного плану.
- Користувачідо 20
- Одноразові кваліфіковані підписи / рік50
- Відправлення / місяць300
- Простір50 ГБ
Вам потрібен API? Інтеграція з вашою системою — ми можемо це зробити для вас.
Безкоштовна 14-денна пробна версія- Користувачідо 100
- Одноразові кваліфіковані підписи / рік100
- Відправлення / місяць600
- Простір200 ГБ
Вам потрібен API? Інтеграція з вашою системою — ми можемо це зробити для вас.
Безкоштовна 14-денна пробна версіяОбліковий запис можна створити приблизно за 5 хвилин, без впровадження ІТ-рішень — CertumSign працює у веб-браузері, на комп’ютері та мобільному телефоні. Документи зберігаються у кваліфікованого постачальника послуг довіри (Certum, Asseco Data Systems). А перш ніж прийняти рішення, ви зможете все перевірити: як партнер Certum ми запускаємо для вашої організації 14-денний тестовий план. Повне порівняння тарифних планів ви знайдете на на сайті платформи CertumSign.
Трудовий договір та кадрові документи
Чи є трудовий договір, підписаний одноразовим кваліфікованим підписом, дійсним?
Що потрібно кандидату, щоб підписати договір?
Чи платить кандидат за одноразовий кваліфікований підпис?
Чи інтегрується CertumSign з нашою системою ATS або кадровою системою?
Чи інші кадрові документи ми також підпишемо на платформі?
Наймайте співробітників без паперової тяганини
Надішліть перший договір ще цього тижня. Безкоштовний обліковий запис можна створити приблизно за 5 хвилин, а тарифний план для організації ви зможете протестувати протягом 14 днів з нашою допомогою.
Хочеш спочатку ознайомитися з усією платформою? Повернися на головну сторінку: CertumSign — платформа для підписання документів.