Assumete senza carta — CertumSign per le risorse umane e le agenzie di collocamento
Il processo di selezione è concluso. Il candidato dice „sì” — e a quel punto inizia la trafila burocratica: stampa della documentazione completa, corriere o visita in ufficio, firma, scansione, rispedizione. Ogni giorno di ritardo gioca a tuo sfavore, perché un buon candidato raramente aspetta solo te. Con la piattaforma CertumSign Potrà firmare il contratto di lavoro online entro 24 ore, anche se non dispone di una firma digitale propria.
firmata
„Il reparto Risorse Umane raccoglie i documenti manualmente” — vi suona familiare?
Se anche solo una di queste affermazioni si applica alla tua azienda, questo sito fa al caso tuo:
- stampate contratti e questionari perché „è sempre stato così”
- Il reparto Risorse Umane raccoglie manualmente i documenti dai candidati e dai dipendenti
- Il candidato si reca in ufficio solo per apporre la propria firma
- Tra la decisione e la firma del contratto trascorrono alcuni giorni — e capita che nel frattempo il candidato accetti un’altra offerta
Il costo maggiore non è la firma, ma il processo. Il flusso manuale dei documenti può richiedere fino a 380 ore all'anno, ovvero circa 48 giorni lavorativi per un singolo dipendente.
Il contratto di lavoro deve essere redatto per iscritto: una firma qualificata è sufficiente a soddisfare tale requisito
La forma scritta è soddisfatta dalla firma autografa o dalla firma elettronica qualificata. Il problema è che i candidati di solito non dispongono di una propria firma elettronica qualificata. Non è necessario mandarli a procurarsela.
Firma qualificata monouso in CertumSign
- Ha la stessa validità giuridica di una firma autografa, pertanto soddisfa il requisito della forma scritta del contratto di lavoro
- Viene emesso a nome del candidato, per una singola operazione di firma
- Non richiede al candidato l'acquisto di un certificato, di un lettore né alcuna installazione: basta un browser
- Il candidato conferma la propria identità da remoto, 24 ore su 24, 7 giorni su 7: mObywatel con codice QR, e-dowód, verifica bancaria (oltre 2000 banche), verifica video, login.gov.pl o eDO App
- È valido per i cittadini polacchi e dell'UE
Avviso legale
Un contratto stipulato senza forma scritta rimane valido, ma i termini del contratto devono essere confermati per iscritto al dipendente prima dell’ammissione al lavoro; la mancata conferma costituisce un’infrazione ai sensi dell’articolo 281 del Codice del lavoro. Con una sola firma qualificata chiudi la questione prima ancora che il dipendente varchi la soglia dell’azienda il primo giorno.
Carta vs CertumSign
- Passaggi
- Stampa → consegna (tramite corriere o di persona) → firma del candidato → scansione → firma del datore di lavoro → rispedizione e archiviazione
- Ora
- Giorni — a seconda del corriere e del calendario del candidato
- Lavoro nel settore delle risorse umane
- Stampa, gestione delle scadenze, telefonate, scansione
- Candidato
- Ho bisogno di una stampante e di uno scanner oppure di tempo per il tragitto
- Passaggi
- Si invia il fascicolo dalla piattaforma — il candidato conferma la propria identità e firma, il documento viene restituito firmato
- Ora
- Contratto firmato in sole 24 ore
- Lavoro nel settore delle risorse umane
- Spedisci il fascicolo direttamente dalla piattaforma invece di stamparlo e scansionarlo; i documenti firmati sono tutti in un unico archivio
- Candidato
- Mi servono un browser e, ad esempio, l'app mObywatel
Documentazione relativa al personale in un unico flusso
Il contratto è solo l'inizio. Sulla stessa piattaforma potrai gestire anche gli altri documenti:
L'intero set in un'unica spedizione
Invio e firma in massa di più file contemporaneamente: il candidato riceve il contratto, il questionario e i moduli di consenso tutti insieme, anziché in cinque e-mail separate.
Formati senza conversione
PDF, DOC, XML, TXT, PPT — i file diversi dal formato PDF vanno firmati nel formato XAdES, senza convertirli in PDF.
Documenti per i quali non è richiesta la forma scritta
Il dipendente confermerà con una firma semplice autorizzata tramite SMS o e-mail (in forma documentale, con marcatura temporale e timbro Certum) — incluso nel prezzo del piano.
Gestisci o hai intenzione di gestire un archivio elettronico dei dati personali? Leggi il nostro articolo sugli archivi elettronici dei dati personali.
Spazio comune e fila per le firme
I piani aziendali risolvono l'annoso problema del „chi ha quel file”:
- Area condivisa dei documenti — il team delle risorse umane lavora su un unico archivio, non su caselle di posta private
- La fila per le firme — la responsabile delle risorse umane lo prepara e lo invia; la firma viene apposta da una persona autorizzata; il documento prosegue poi il suo iter
- Modelli di spedizione — Il pacchetto di inserimento lo si imposta una volta sola e lo si utilizza per ogni nuova assunzione
- Ruoli degli utenti i spedizioni illimitate all'interno dell'organizzazione
Agenzie di collocamento: volume e ritmo
Un'agenzia di collocamento — soprattutto se specializzata nel lavoro interinale — stipula contratti in serie, spesso con candidati che si trovano in altre città. In questo caso, la firma digitale una tantum mostra tutte le sue potenzialità: il candidato firma senza doversi recare sul posto e la verifica dell'identità è attiva 24 ore su 24, anche la sera, dopo il turno di lavoro.
Piano Organizzazione Biznes Plus offre fino a 100 utenti e 100 firme qualificate monouso all'anno (secondo il listino prezzi Certum, aggiornato a luglio 2026); se ne hai bisogno di più, puoi acquistare pacchetti di operazioni nel negozio Certum.
Piani per le organizzazioni
Prezzi netti, secondo il listino prezzi Certum, aggiornati a luglio 2026. Le firme qualificate monouso e i rapporti di convalida sono inclusi nel prezzo del piano.
- Utentifino a 20
- Firme qualificate monouso / anno50
- Spedizioni / mese300
- Spazio50 GB
Hai bisogno di un'API? Integrazione con il vostro sistema — Possiamo farlo per voi.
Prova gratuita per 14 giorni- Utentifino a 100
- Firme qualificate monouso / anno100
- Spedizioni / mese600
- Spazio200 GB
Hai bisogno di un'API? Integrazione con il vostro sistema — Possiamo farlo per voi.
Prova gratuita per 14 giorniLa creazione dell’account richiede circa 5 minuti, senza alcuna implementazione IT: CertumSign funziona nel browser, sia su computer che su telefono. I documenti vengono archiviati presso un fornitore qualificato di servizi di fiducia (Certum, Asseco Data Systems). E prima di decidere, potrai provarlo: in qualità di partner di Certum, attiviamo per la tua organizzazione un piano di prova di 14 giorni. Troverai un confronto completo dei piani su sul sito della piattaforma CertumSign.
Contratto di lavoro e documenti relativi alle risorse umane
Un contratto di lavoro firmato con una firma qualificata una tantum è valido?
Quali requisiti deve soddisfare un candidato per poter firmare il contratto?
Il candidato deve pagare per una firma digitale una tantum?
Il sistema CertumSign si integrerà con il nostro sistema ATS o con quello delle risorse umane?
Anche gli altri documenti relativi al personale andranno firmati sulla piattaforma?
Assumi senza carta
Invia il primo contratto già questa settimana. Puoi creare un account gratuito in circa 5 minuti e provare il piano per le organizzazioni per 14 giorni con il nostro supporto.
Vuoi prima dare un'occhiata all'intera piattaforma? Torna alla pagina iniziale: CertumSign — piattaforma per la firma dei documenti.