Jak zabezpieczyć dokument na lata? Konserwacja podpisów elektronicznych w praktyce

Czy jedna strona może zadbać o konserwację podpisu za obie? Odpowiadamy, co wynika z prawa, a co z praktyki.

Czy każda strona umowy musi konserwować podpis elektroniczny?

W poprzednich tekstach wyjaśnialiśmy, czym jest kwalifikowany znacznik czasu i jak konserwacja podpisu zapewnia ważność dokumentów przez lata. Teraz poruszamy istotne pytanie: czy tylko jedna strona umowy może dbać o konserwację, czy obie powinny to robić?

Kto odpowiada za konserwację?

Nie istnieje formalny obowiązek, by konserwację podpisu prowadziły obie strony umowy. Prawnie wystarczy, że jedna strona opatrzy dokument kwalifikowanym znacznikiem czasu i zabezpieczy go przed utratą wiarygodności.

Ale uwaga – to rozwiązanie dobre tylko w teorii.

W praktyce każda ze stron powinna niezależnie zadbać o konserwację swojej kopii dokumentu. Dlaczego?

Jeśli tylko jedna strona zainicjuje konserwację, tylko ona będzie dysponować dowodem ważności podpisów.
Druga strona, bez swojego mechanizmu konserwacji, może nie być w stanie wykazać autentyczności dokumentu po latach.
W razie sporu sądowego czy kontroli administracyjnej, brak możliwości walidacji może oznaczać słabszą pozycję procesową.

Co obie strony powinny wiedzieć?

Umowa dwustronna opatrzona kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi ma taką samą moc prawną jak wersja papierowa z podpisami odręcznymi. Ale sama obecność podpisu nie wystarcza, by dokument był ważny np. za 10 lat.

Każda strona, dla własnego bezpieczeństwa prawnego, powinna:

opatrzyć swoją kopię dokumentu kwalifikowanym znacznikiem czasu (TSA) – najlepiej zaraz po podpisaniu,
przechowywać dokument w systemie obsługującym cykliczną konserwację – czyli regularną walidację certyfikatów i odświeżanie znacznika czasu.

Dzięki temu każda ze stron posiada własny, niezależny dowód ważności, który może być użyty w sądzie, urzędzie lub przy audycie.

Automatyczna konserwacja – jak działa?

W Polsce liderem w zakresie kwalifikowanej walidacji i konserwacji podpisów elektronicznych jest Asseco Data Systems, działające m.in. poprzez platformę podpisano.pl i usługę WebNotarius (Certum by Asseco).

WebNotarius to pierwsza w Polsce kwalifikowana usługa zapewniająca zarówno długoterminową walidację, jak i konserwację podpisów i pieczęci elektronicznych, zgodną z przepisami eIDAS. Dzięki tej usłudze można zabezpieczyć dokumenty nawet na 30 lat, co potwierdza również case study SzuKIO.pl – to wyszukiwarka wyroków Krajowej Izby Odwoławczej (KIO), Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej czy Sądów dotyczących zamówień publicznych. Obszerna baza orzecznictwa przydaje się zwłaszcza podczas procesów proceduralnych związanych z zamówieniami publicznymi. Z SzuKIO.pl korzysta administracja, firmy realizujące kontrakty publiczne znacznej wartości, doradcy oraz prawnicy.

Na czym to polega?

Walidacja podpisów i certyfikatów — WebNotarius sprawdza każdy podpis i pieczęć kwalifikowaną, potwierdzając ich zgodność z eIDAS oraz ważność w czasie składania dokumentu
Dodanie kwalifikowanego znacznika czasu — co 12 miesięcy (lub zgodnie z ustaleniami organizacji) system automatycznie dodaje nowy znacznik czasu — eliminując luki dowodowe wynikające z wygaśnięcia wcześniejszych certyfikatów.
Generowanie raportów walidacyjnych — po każdym cyklu użytkownik otrzymuje raport PDF, który stanowi solidny dowód dla sądów i urzędów.
Pełna automatyzacja — usługa działa 24/7/365, integrując się przez API z systemami DMS/ECM lub wewnętrznymi procesami dokumentacyjnymi bez konieczności ręcznej obsługi.

Dlaczego to ważne?

Zaufanie sądowe i urzędowe – raporty z WebNotarius są uznawane jako dowód prawomocny w sprawach sądowych.
Bezpieczeństwo na lata – Asseco Data System, którego partnerem jest podpisano.pl podlega cyklicznym audytom, a system jest aktualizowany w przypadku obniżenia siły algorytmów kryptograficznych.
Bezinwazyjna integracja – działa w tle, bez zakłócania codziennych operacji, dzięki czemu firmy mogą skupić się na swoich procesach, nie martwiąc się utratą ważności dokumentów.

System samodzielnie wykrywa, kiedy kończy się ważność dotychczasowego znacznika czasu, przeprowadza ponowną walidację i dodaje nowy znacznik – bez udziału użytkownika. Dzięki takim rozwiązaniom każda strona umowy podpisanej nie tylko kwalifikowanym podpisem, ale także zabezpieczonej znacznikiem czasu może być pewna, że jej kopia dokumentu będzie zweryfikowana i uznana w przyszłości – nawet po latach czy zmianach technologicznych. Tego typu automatyzacja eliminuje ryzyko błędu ludzkiego, opóźnień i zaniedbań – a tym samym podnosi wartość dowodową dokumentu w długim okresie.

Kiedy stosować który format archiwizacji?

Typ dokumentu	Format archiwizacji	Zawartość	Walidacja
Umowy, protokoły	PAdES-LTV/LTA	Podpis, TSA, OCSP/CRL w PDF	Adobe Reader, WebNotarius Viewer
Faktury, e-dane XML	XAdES-A	To samo, ale w strukturze XML	Dedykowane walidatory XML

PAdES-LTV:

najlepszy do dokumentów tekstowych (PDF),
weryfikowany przez Adobe Acrobat – bez dodatkowych narzędzi,
zrozumiały dla kontrahenta, klienta i urzędnika.

XAdES-A:

stosowany przy dokumentach strukturalnych (faktury JPK, dane KSeF, raporty B2B),
odporny na zmiany technologiczne – idealny do długiej archiwizacji.

Czy wystarczy, że tylko jedna strona umowy stosuje konserwację?

Formalnie – tak. Umowa podpisana przez obie strony i zakonserwowana tylko przez jedną z nich, może być uznana za ważną.

Ale:

Druga strona bez własnej konserwacji może nie być w stanie zweryfikować podpisu – szczególnie po wygaśnięciu certyfikatów.
W razie zmiany formatu pliku, migracji systemu czy ataku ransomware, brak konserwacji może oznaczać utratę dowodu prawnego.

Dlatego każda ze stron powinna mieć własny mechanizm konserwacji – najlepiej zautomatyzowany, bezobsługowy i odporny na zmiany technologiczne.

Pamiętaj…

…jeśli potrzebujesz…	Wybierz
Umowy, protokoły, oferty w PDF	PAdES-LTV
Strukturalne dane, faktury XML, raporty B2B	XAdES-A
Łatwej walidacji przez klienta/urzędnika	PAdES-LTV
Wysokiej elastyczności i integracji z systemami	XAdES-A

Praktyczne scenariusze

✔️ Umowa najmu podpisana online? Obie strony powinny zachować swoje wersje z konserwacją, bo po 3 latach może być spór o kaucję.

✔️ Kontrakt B2B z podpisami kwalifikowanymi? Wdrożenie konserwacji w repozytorium firmowym to minimum bezpieczeństwa.

✔️ Dokumentacja projektowa w PDF z podpisami kilku osób? Format PAdES-LTV pozwala zachować kompletność – każdy podpis i znacznik czasu można niezależnie zweryfikować.

Podsumowując

Obie strony powinny samodzielnie konserwować swoje kopie umowy.

Formaty archiwizacyjne mają znaczenie: PAdES-LTV dla PDF, XAdES-A dla XML.

Systemy takie jak WebNotarius, ArchiSafe czy EuroCert LTV umożliwiają pełną automatyzację procesu konserwacji – to inwestycja w bezpieczeństwo prawne.

Jeśli dokument ma przetrwać więcej niż rok – konserwacja to nie opcja, tylko konieczność.

Zadzwoń do nas pod numer

+48 22 417 05 55

a skontaktujemy Cię z jednym z naszych przedstawicieli dostępnych praktycznie na terenie całego kraju.

Sprawdź także:

Cyberbezpieczeństwo

Podpis elektroniczny na lata – konserwacja i archiwizacja dokumentów w praktyce

Cyberbezpieczeństwo

Podpis, pieczęć i znacznik czasu – jak działają usługi zaufania cyfrowego?

e-Doręczenia

Dostawca e-Doręczeń – kto go wybiera i jakie są opcje w 2025 roku?

e-Doręczenia

Hybrydowe przesyłki w systemie e-Doręczeń?

Potrzebujesz pomocy?

Instalacja

100,00 zł

Szkolenie