Podpisanie sprawozdania finansowego elektronicznie jest dziś obowiązkowe w celu zapewnienia pełnej zgodności z przepisami.
Każda firma i organizacja prowadząca pełną księgowość ma obowiązek corocznie sporządzić i złożyć roczne sprawozdanie finansowe. To nie tylko formalność, ale kluczowy dokument odzwierciedlający sytuację finansową przedsiębiorstwa.
Od 2018 roku zmieniły się jednak zasady jego podpisywania – sprawozdanie musi mieć formę elektroniczną i być opatrzone elektronicznym podpisem.
W 2025 roku obowiązują najnowsze wymogi prawne i techniczne dotyczące e-sprawozdań: poniżej wyjaśniamy kto musi podpisać sprawozdanie, jakim podpisem elektronicznym należy to zrobić oraz jak złożyć podpisane sprawozdanie do właściwych organów (KRS lub KAS), aby uniknąć problemów prawnych i organizacyjnych.
Zgodnie z ustawą o rachunkowości roczne sprawozdanie finansowe muszą podpisać dwie kluczowe osoby:
Jeśli jednostką kieruje organ wieloosobowy (np. kilkuosobowy zarząd), co do zasady wszystkie osoby wchodzące w skład tego organu powinny podpisać sprawozdanie.
Od 1 stycznia 2022 r. wprowadzono jednak istotne uproszczenie: wystarczy, że podpis złoży przynajmniej jeden z członków organu, a pozostali członkowie zarządu złożą osobne oświadczenia potwierdzające, że sprawozdanie spełnia wymogi przewidziane w ustawie. Taka procedura jest w pełni zgodna z prawem i pozwala na sprawne dopełnienie obowiązku nawet przy dużych zarządach lub trudnościach z zebraniem wszystkich podpisów.
Jeśli któryś z uprawnionych członków zarządu odmówi podpisania sprawozdania (albo odmówi złożenia wspomnianego oświadczenia), ma obowiązek sporządzić pisemne uzasadnienie odmowy i dołączyć je do sprawozdania finansowego. W praktyce oznacza to, że każda osoba, która nie parafuje sprawozdania, musi wytłumaczyć na piśmie przyczyny – zapewnia to przejrzystość i zgodność z art. 52 ustawy o rachunkowości.
Pamiętaj: podpisanie sprawozdania finansowego czy z sprawozdania z działalności powinno nastąpić nie później niż do 31 marca roku następnego za rok obrotowy (jeśli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym). Następnie sprawozdania powinny być zatwierdzone przez wspólników lub radę nadzorczą i wspólników) do końca czerwca, a po zatwierdzeniu złożone we właściwym rejestrze najpóźniej do 15 lipca.
Obecnie sprawozdanie finansowe sporządza się wyłącznie w formie elektronicznej (plik .xml) i nie można go już podpisywać odręcznie na papierze. Ustawodawca od 1 października 2018 r. wymaga, by takie e-sprawozdanie zostało opatrzone podpisem elektronicznym.
Do wyboru są trzy akceptowane formy podpisu elektronicznego:
W praktyce najwygodniejszym rozwiązaniem jest skorzystanie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Daje on największą pewność prawną i uniwersalność – jest honorowany nie tylko w Polsce, ale we wszystkich państwach UE. Co więcej, w ostatnich latach pojawiły się nowoczesne, przyjazne technologie, dzięki którym używanie podpisu kwalifikowanego stało się łatwiejsze niż kiedykolwiek. Przykładowo rozwiązania mobilnego podpisu w chmurze pozwalają podpisywać dokumenty z poziomu smartfona, bez konieczności posiadania karty czy czytnika.
W podpisano.pl oferujemy dwa rozwiązania podpisów kwalifikowanych
Obie powyższe opcje spełniają standardy eIDAS, gwarantując bezpieczeństwo i zgodność z przepisami.
Samo podpisanie sprawozdania to nie wszystko – należy je jeszcze prawidłowo przekazać do właściwego organu. W 2025 roku obowiązują ugruntowane już zasady, zgodnie z którymi drogi przekazania sprawozdania finansowego zależą od rodzaju podmiotu:
Termin: należy to zrobić w ciągu 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania – dla większości spółek, które zatwierdzają raporty do 30 czerwca, oznacza to termin do 15 lipca następnego roku. Uwaga: jeżeli sprawozdanie nie zostanie zatwierdzone do końca czerwca, i tak trzeba je w lipcu złożyć do KRS jako niezatwierdzone, a po jego późniejszym zatwierdzeniu dosłać do KRS stosowne dokumenty (np. uchwałę o zatwierdzeniu i podziale zysku/straty) w kolejnym 15-dniowym terminie.
Termin: podatnicy PIT mają krótszy czas na dopełnienie formalności – sprawozdanie finansowe za rok poprzedni należy przekazać do KAS do 30 kwietnia (czwartego miesiąca) roku następnego. Przykładowo, dla roku obrotowego zakończonego 31 grudnia 2024 r., ostateczny termin wysyłki do KAS to 30 kwietnia 2025 r.. Co ważne, przepisy nie wymagają, aby do KAS trafiało już zatwierdzone sprawozdanie – wysyłamy po prostu podpisany elektronicznie plik sprawozdania (choć w praktyce system MF wymaga podania daty zatwierdzenia, jeśli nastąpiło). Jeśli jednoosobowy przedsiębiorca sam sobie zatwierdza sprawozdanie (bo jest jedynym właścicielem), często podpisanie i zatwierdzenie następuje równocześnie. Natomiast gdy sprawozdanie podlega badaniu przez biegłego rewidenta, zatwierdzenie może nastąpić dopiero po audycie, o czym też należy pamiętać.
Podsumowując, sprawozdania finansowe wszystkich podmiotów w Polsce w 2025 r. składa się elektronicznie – albo do Repozytorium KRS (jeśli jednostka podlega wpisowi do rejestru przedsiębiorców KRS), albo do systemu finansowego KAS (jeśli jednostka nie podlega KRS). We wszystkich przypadkach wymagany jest poprawny format dokumentu (strukturę e-sprawozdania można wygenerować np. w programie finansowo-księgowym lub w aplikacji MF) oraz ważny podpis elektroniczny uprawnionych osób.
Niepodpisanie sprawozdania finansowego (lub niezłożenie go w wymaganym terminie) może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi. Przede wszystkim, taki dokument nie zostanie przyjęty przez właściwy organ – system KRS lub KAS odrzuci sprawozdanie, które nie zostało opatrzone wymaganymi podpisami elektronicznymi wszystkich obowiązanych osób. Brak prawidłowego złożenia sprawozdania to naruszenie przepisów, za które grożą sankcje.
Zlekceważenie obowiązku podpisania i złożenia sprawozdania finansowego niesie za sobą ryzyka znacznie poważniejsze niż tylko drobna niedogodność. Dlatego tak ważne jest, by dopilnować terminów i wymogów formalnych.
Mając na uwadze powyższe konsekwencje, warto postawić na wygodne, szybkie i w 100% legalne rozwiązanie, jakim jest podpis elektroniczny kwalifikowany. Dzięki niemu podpiszesz sprawozdanie finansowe (oraz inne dokumenty firmowe) dosłownie w kilka chwil – bez drukowania, odręcznego podpisywania każdego wydruku i jego skanowania.
Kwalifikowany podpis elektroniczny jest równoważny podpisowi własnoręcznemu i spełnia wszelkie wymogi KRS oraz Ministerstwa Finansów. Jeżeli masz nadal wątpliwości, który podpis wybrać – zapraszamy do podpisano.pl – pomożemy w wyborze takiego podpisu kwalifikowanego, który najlepiej pasuje do specyfiki Twojej pracy. SimplySign – jeśli często jesteś w podróży lub pracujesz zdalnie – mobilny podpis na smartfonie będzie idealny. Certum Mini – jeśli preferujesz tradycyjne rozwiązania sprzętowe, zestaw z czytnikiem sprawdzi się równie dobrze.
Podsumowując, aby prawidłowo podpisać sprawozdanie finansowe i spać spokojnie:
Dzięki wykorzystaniu nowoczesnych podpisów elektronicznych cały proces jest szybki i efektywny, a przede wszystkim – zgodny z aktualnymi przepisami.
W 2025 roku elektroniczne sprawozdania to standard, który pomaga przedsiębiorcom oszczędzać czas i minimalizować ryzyko błędów. Skorzystaj z dostępnych rozwiązań e-podpisu, a podpisywanie sprawozdań finansowych stanie się rutynową czynnością, niewymagającą zbędnego wysiłku. Bez względu na to, czy wybierzesz SimplySign czy Certum Mini, zyskasz pewność, że Twój dokument spełnia wszystkie formalne wymagania – i to bez wychodzenia z biura.
Zadbaj o prawidłowy podpis elektroniczny już teraz, a roczne sprawozdanie finansowe Twojej firmy zostanie złożone terminowo, bezproblemowo i bezstresowo.
Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości lub pytania, skontaktuj się z nami
Odpowiemy na Twoje pytania, znajdziemy pasujący Ci termin oraz doradcę w Gdańsku, Gdyni, Krakowie, Warszawie lub Wrocławiu.
Możesz również napisać od nas emaila [email protected].
