Krajowy System e-Faktur (KSeF) kojarzy się przede wszystkim z działaniem w chmurze i obiegiem dokumentów w czasie rzeczywistym. Co jednak w sytuacji, gdy system jest niedostępny, wystąpi awaria, lub gdy fakturę otrzymujesz „do ręki” (np. jako konsument lub podmiot zagraniczny)?
Wtedy na scenę wkracza technologia, która łączy świat cyfrowy z analogowym: Kody QR oraz Certyfikaty KSeF.
Dziś wyjaśniamy, jak działa mechanizm dwuetapowego dostępu do faktury i dlaczego Kwalifikowany Podpis Elektroniczny (QES) jest niezbędny, by uwiarygodnić sprzedawcę, gdy system „milczy”.
Choć KSeF jest systemem obligatoryjnym (od 1 lutego 2026 r. dla dużych firm, od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych), istnieją sytuacje, w których faktura nie trafia do Ciebie bezpośrednio przez system, ale jest przekazywana w „sposób uzgodniony” (np. PDF w mailu lub wydruk).
Dzieje się tak, gdy:
W takich przypadkach kluczem do bezpieczeństwa są kody QR (kody graficzne pozwalające na szybki odczyt danych).
Jeśli otrzymasz fakturę papierową lub PDF, powinna ona zawierać kod weryfikujący (Kod QR). To rozwiązanie pozwala na tzw. dostęp dwuetapowy.
Jak to działa?
Dzięki temu masz pewność, że papierowy wydruk pokrywa się z tym, co sprzedawca wysłał do Ministerstwa Finansów.
Sytuacja staje się ciekawsza, gdy sprzedawca wystawia fakturę w trybie OFFLINE (np. podczas awarii systemu). Taka faktura nie trafiła jeszcze do KSeF, więc system nie może potwierdzić jej istnienia. Jak więc sprawdzić, czy dokument nie jest fałszywy?
W takim przypadku na fakturze muszą znaleźć się aż dwa kody QR:
Aby sprzedawca mógł wygenerować ten drugi, kluczowy kod QR („CERTYFIKAT”), musi posiadać specjalny Certyfikat KSeF typu 2 (dedykowany do pieczętowania faktur offline).
Tutaj wracamy do fundamentów zaufania cyfrowego:
Nawet gdy KSeF jest “offline”, technologia usług zaufania cyfrowego (pieczęcie kwalifikowane (QSeal), podpisy kwalifikowane (QES), certyfikaty) czuwa nad bezpieczeństwem obrotu. Kod QR na fakturze to nie ozdoba – to Twoje narzędzie kontroli.
Aby Twoja firma była gotowa na wystawianie faktur w każdych warunkach (również podczas awarii), zadbaj o wdrożenie kwalifikowanego podpisu lub pieczęci elektronicznej już dziś. Pozwolą one na wygenerowanie niezbędnych Certyfikatów KSeF.
Zapraszamy również do kontaktu z podpisano.pl – pomożemy Ci zabezpieczyć cyfrową tożsamość Twojej firmy.
Więcej informacji o procedurach KSeF znajdziesz na oficjalnej stronie ksef.podatki.gov.pl oraz w naszej bazie wiedzy.
Artykuł opracowano na podstawie Podręcznika KSeF 2.0 (MF, wrzesień 2025) oraz informacji z serwisu ksef.podatki.gov.pl.
Czy chcesz dowiedzieć się więcej na temat konkretnego wymagania lub usługi zaufania cyfrowego? Chętnie pomożemy!
