KSeF (Krajowy System e-Faktur) to państwowy „pośrednik” między wystawcą a odbiorcą faktury. Zamiast wysyłać sobie nawzajem PDF-y, firmy wysyłają jednolity plik z danymi (XML). KSeF nadaje mu numer, potwierdza doręczenie i… trzyma porządek.
Efekt? Mniej błędów, mniej maili z załącznikami, łatwiejsza automatyzacja w księgowości.
KSeF – Krajowy System e-Faktur – to państwowa platforma do wystawiania, odbierania i przechowywania ustrukturyzowanych faktur (XML w określonej strukturze). Po wysłaniu faktury do KSeF system nadaje jej unikalny numer i przechowuje jako „jedyne źródło prawdy”. Dzięki temu zyskujemy spójny format, mniej błędów i automatyzację obiegu między firmami i księgowością. To także element szerszej cyfryzacji rozliczeń VAT w UE.
Wyobraź sobie fakturę jak karton z przegródkami. Każda pozycja (NIP, data, stawka VAT, suma) ma konkretną przegródkę. Program księgowy nie „czyta obrazka”, tylko od razu bierze dane z właściwych miejsc. To właśnie znaczy „dane ustrukturyzowane”.
To wersja schematu tej „przegródkowej” faktury. Czyli numer wydania formularza, nie nowy rodzaj dokumentu. Gdy usłyszysz FA(3), pomyśl: „OK, aktualny wzór pudełka na dane”.
Nie musisz nic „robić z FA(3)” ręcznie – to obsługują systemy (ERP, integracje), ważne tylko, by były zaktualizowane.
Obowiązek wchodzi etapowo:
Do tych dat KSeF można używać dobrowolnie. Kluczowe jest przygotowanie systemu, ludzi i uprawnień, aby start nie zaskoczył firmy.
Ważne! Faktury dla konsumentów (B2C) pozostają poza obowiązkiem wystawiania w KSeF (można dobrowolnie), ale jeśli prowadzisz sprzedaż B2B – obowiązek Cię obejmie zgodnie z progami/datami. Podmioty zagraniczne bez stałego miejsca działalności w Polsce są wyłączone z obowiązkowego wystawiania. (Interpretacje)
Nie. W KSeF nie doklejasz podpisu do każdej faktury. Autentyczność i integralność bierze na siebie sam system (numer KSeF, ścieżka doręczenia i przechowywanie).
Podpis/pieczęć kwalifikowana służą do logowania i autoryzacji oraz nadawania uprawnień – a nie do podpisywania samego pliku faktury.
Krótko
Gdy opierasz dostęp dp KSeF wyłącznie na jednej osobie, wówczas rotacja czy nieobecność pracownika – oznacza przestój.
O różnicach pomiędzy e-pieczęcią podpisem służbowym przeczytasz więcej tutaj.
Czy KSeF działa już „na twardo”?
Obowiązek wystawiania jest przesunięty: duzi od 1.02.2026, pozostali od 1.04.2026. Odbiór od dużych – od 1.02.2026 dla wszystkich podatników VAT. Do dat wskazanych wyżej wystawiasz faktury jak dotąd (papier/PDF/EDI), a KSeF możesz stosować dobrowolnie.
Czy muszę podpisać każdą fakturę?
Nie. Podpis/pieczęć służą do logowania i autoryzacji, nie do „doklejania” do pliku.
Czy B2C też wejdzie do KSeF?
Na dziś nie ma obowiązku wystawiania faktur dla konsumentów w KSeF (można dobrowolnie).
Czy lepiej mieć podpis „służbowy” niż „osobisty”?
Dla dostępu – bez różnicy, liczą się uprawnienia. Dla porządku i audytu w większych firmach – „służbowy” z atrybutami firmy bywa wygodniejszy.
A co, jeśli „padnie” internet lub system?
Wówczas są dwa tryby dostępne:
Potrzebujesz dobrać zestaw kwalifikowany: podpis+pieczęć pod KSeF? Daj znać – w podpisano.pl robimy to na co dzień i przygotujemy Ci krótką checklistę jak wyrobić zestaw.
