W dobie cyfryzacji coraz więcej dokumentów przechodzi do formatu elektronicznego. Podpisywanie ich tradycyjnie, długopisem na papierze, staje się coraz mniej praktyczne, a czasem wręcz niemożliwe. Na szczęście z pomocą przychodzi kwalifikowany podpis elektroniczny, który umożliwia złożenie podpisu na dokumencie cyfrowym, nadając mu moc prawną. Ale jakie dokumenty można w ten sposób podpisać? Czy tylko PDF-y? A co z innymi popularnymi formatami, takimi jak Excel czy Word?
Pliki PDF to bez wątpienia najpopularniejszy format dokumentów elektronicznych, a zarazem najczęściej podpisywany cyfrowo. Ich zaletą jest to, że zachowują oryginalny wygląd i układ dokumentu, niezależnie od urządzenia czy oprogramowania, na którym są otwierane. Programy do obsługi podpisów elektronicznych umożliwiają składanie podpisów bezpośrednio na plikach PDF, co czyni je idealnym rozwiązaniem dla umów, faktur, zaświadczeń czy innych oficjalnych dokumentów.
Choć pliki Excel i Word są powszechnie używane, jednak podpisywanie ich elektronicznie nie jest rekomendowane. Dotyczy to również plików graficznych JPG, PNG czy prezentacji (PPT). Dokument po podpisaniu zapisuje się w formacie XADES, który jest standardem podpisu elektronicznego opartym na technologii XML. Aby zobaczyć treść takiego dokumentu, to trzeba go otworzyć w dedykowanym oprogramowaniu do zarządzania podpisami elektronicznymi i certyfikatami.
W związku z tym rekomendowane jest przekształcenie plików Excel i Word, Power Point czy obrazów do formatu PDF przed ich podpisaniem.
Pliki w formacie XML zajmują szczególne miejsce. Sprawozdania finansowe oraz zgłoszenia do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych zapisywane są właśnie jako XML i po podpisaniu zachowują taki sam format.
Podpis elektroniczny to niezwykle przydatne narzędzie, które ułatwia i przyspiesza proces podpisywania dokumentów. Choć PDF-y pozostają najpopularniejszym formatem do podpisywania cyfrowego, to możliwe jest również podpisywanie innych formatów, takich jak Excel czy Word, po ich uprzednim przekształceniu do PDF. Warto jednak pamiętać, że podpisywanie innych formatów może generować trudności w odczytaniu ich treści po podpisaniu, dlatego w przypadku wątpliwości zawsze warto skonsultować się z odbiorcą dokumentu lub specjalistą ds. podpisów elektronicznych.
Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości lub pytania, skontaktuj się z nami
Odpowiemy na Twoje pytania, znajdziemy pasujący Ci termin oraz doradcę w Gdańsku, Gdyni, Krakowie, Warszawie lub Wrocławiu.
Możesz również napisać od nas emaila [email protected].
