W skrócie: Co do zasady jedna osoba lub firma = jeden adres do e-Doręczeń, ale od każdej reguły są wyjątki. Poniżej wyjaśniamy szczegóły dla różnych sytuacji: osób prywatnych, przedsiębiorców, urzędów oraz pełnomocników. Odpowiemy na pytanie kiedy posiadanie kilku skrzynek ma sens i jakie ograniczenia narzuca prawo.
Dla zwykłego obywatela, który nie prowadzi firmy, sprawa jest prosta: przysługuje mu jedna skrzynka e-Doręczeń (adres do doręczeń elektronicznych). Ustawa wprowadziła zasadę, że w państwowej bazie adresów elektronicznych (BAE) jeden podmiot może mieć tylko jeden adres. Oznacza to, że nie możemy mieć kilku skrzynek– państwo chce uniknąć chaosu.
Wyjątek: Jeśli jednak ta sama osoba działa w różnych rolach, np. prowadzi działalność gospodarczą albo wykonuje zawód zaufania publicznego (adwokat, radca prawny, notariusz itp.), wtedy jest inna sytuacja. W takich przypadkach osoba ta powinna posiadać dwa adresy e-Doręczeń – jeden do celów prywatnych, a drugi do celów zawodowych. Prawo wprost to przewiduje dla przedsiębiorców wpisanych do CEIDG oraz m.in. adwokatów, radców prawnych, doradców podatkowych i innych podobnych profesji. Dzięki temu np. adwokat powinien mieć oddzielną skrzynkę do kontaktów z sądem jako profesjonalny pełnomocnik, niezależnie od prywatnej skrzynki używanej do osobistej korespondencji.
Z punktu widzenia użytkownika to dobra wiadomość – możesz rozdzielić sprawy służbowe od prywatnych. Przykładowo przedsiębiorca Jan Kowalski może mieć adres e-Doręczeń „Jan Kowalski – Firma” do kontaktów urzędowych firmy oraz osobny adres „Jan Kowalski – Prywatny” do korespondencji niezwiązanej z biznesem. Obie skrzynki są przypisane do tej samej osoby, ale do różnych ról, co jest zgodne z przepisami.
Firmy i działalności gospodarcze również obowiązuje zasada „jedna jednostka = jeden adres”. Każdy przedsiębiorca (czy to jednoosobowa działalność, czy spółka) powinien mieć swój własny adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy. Nie ma możliwości, by jedna firma założyła sobie dwie czy trzy skrzynki e-Doręczeń – byłoby to sprzeczne z ideą unikatowego oficjalnego adresu dla podmiotu. Gdyby jakimś cudem powstały dwa adresy dla tej samej firmy, właściwy minister cyfryzacji zadziała jak kontroler porządku i anuluje nadmiarowy adres. Innymi słowy, dublowanie skrzynek firmowych jest wykluczone (taki „nadprogramowy” adres zostanie wykreślony z rejestru).
Co w sytuacji, gdy jedna osoba ma kilka firm? Tutaj rozróżniamy dwa scenariusze:
Dobra wiadomość: To, że firma posiada jeden adres e-Doręczeń, wcale nie oznacza, że prezes lub właściciel musi osobiście odbierać każdą wiadomość. Rozwiązania oferowane przez Asseco – dostępne poprzez podpisano.pl – umożliwiają wygodne zarządzanie skrzynką przez wielu użytkowników jednocześnie. Już na etapie składania wniosku można wskazać kilku administratorów, którzy będą mieli dostęp do tej samej skrzynki firmowej. Może to być np. pracownik działu administracji, księgowa, a nawet zewnętrzne biuro rachunkowe.
Dzięki temu obowiązki związane z odbiorem i wysyłką korespondencji można elastycznie rozdzielić, bez ryzyka pominięcia ważnych pism. To realne ułatwienie – szczególnie w większych organizacjach, gdzie dostęp do skrzynki musi mieć więcej niż jedna osoba. Rozwiązania te pozwalają na sprawną, bezpieczną i zgodną z przepisami pracę zespołową w e-Doręczeniach.
W przypadku podmiotów publicznych (urzędów, instytucji państwowych, samorządowych itp.) również obowiązuje reguła jednego adresu na podmiot. Każda instytucja ma swój oficjalny adres do doręczeń elektronicznych, który musi założyć i ujawnić w bazie adresów elektronicznych. Na przykład urząd gminy, powiatowy urząd pracy czy szkoła publiczna – każdy z nich ma własną skrzynkę do e-Doręczeń, która staje się domyślnym kanałem otrzymywania korespondencji urzędowej.
Czy urząd może mieć kilka skrzynek? Co do zasady nie, ale tu również ustawodawca przewidział pewną elastyczność dla rozbudowanych struktur. Jeśli instytucja ma oddziały lub filie w terenie, które działają dość samodzielnie, to może wystąpić o dodatkowe adresy – jeden dla każdego oddziału. Wymaga to zgody ministra ds. informatyzacji, ale jest wykonalne. Ważne, by taki oddział rzeczywiście realizował odrębne zadania w swojej lokalizacji i miał sens posiadania własnej skrzynki. Przykładowo, duży urząd miasta z wieloma wydziałami terenowymi może uzyskać osobne adresy e-Doręczeń dla filii, np. oddział komunikacji w dzielnicy X, oddział spraw obywatelskich w dzielnicy Y, itp., zamiast obsługiwać wszystko przez centralę.
Nawet jeśli urząd ma kilka adresów dla oddziałów, musi wskazać jeden adres główny (centralny) jako ten podstawowy. Każdy oddział składa wniosek o nadanie adresu osobno i otrzymuje swój unikalny identyfikator, wpisany do bazy. Taki podział usprawnia korespondencję – pisma dotyczące spraw lokalnych mogą trafiać od razu do lokalnego oddziału, zamiast krążyć przez centralę.
W praktyce więc instytucja publiczna nie tworzy wielu skrzynek „na zapas”, ale może mieć po jednej na jednostkę organizacyjną. Gdy zdarzyły się przypadki założenia dwóch adresów na ten sam urząd (np. na gminę i równolegle na urząd gminy jako osobno zgłoszony podmiot), przepisy nakazują wykreślenie nadmiarowego adresu, aby pozostał tylko jeden właściwy. Porządek musi być – każdy urząd ma jasno określony oficjalny adres do doręczeń.
Kancelarie prawne, biura rachunkowe i inni pełnomocnicy często zajmują się sprawami wielu klientów. Czy to znaczy, że mogą założyć sobie dziesięć skrzynek e-Doręczeń – po jednej na każdego klienta? Nie. Formalnie każda skrzynka jest przypisana do konkretnego podmiotu (osoby lub firmy). Kancelaria jako firma będzie mieć swój własny jeden adres e-Doręczeń (np. „Kancelaria XYZ – doręczenia”), tak jak każdy inny przedsiębiorca. Nie może ona posiadać oddzielnych oficjalnych adresów dla poszczególnych klientów, bo klienci nie są oddziałami kancelarii – są osobnymi podmiotami.
Jak zatem pełnomocnik odbierze pisma dla klienta przez e-Doręczenia? Otóż w komunikacji urzędowej i sądowej obowiązuje zasada, że jeżeli ustanowiono pełnomocnika do doręczeń, to korespondencja może być kierowana na adres tego pełnomocnika. W świecie cyfrowym oznacza to, że np. sąd czy urząd wyśle pismo bezpośrednio na skrzynkę e-Doręczeń adwokata/radcy prawnego reprezentującego klienta, zamiast na adres klienta. Tak, dobrze czytasz – prawnik może dostać urzędowe pismo dla klienta na swój własny e-adres. W cytowanym wcześniej przepisie wspomniano, że osoba działająca jako profesjonalny pełnomocnik powinna używać odrębnego adresu do spraw zawodowych. Dlatego adwokat korzysta z adresu swojej kancelarii (lub osobistego adresu zawodowego) do obsługi spraw klientów, co oddziela te sprawy od jego prywatnej korespondencji.
Dla biura rachunkowego czy doradcy podatkowego wygląda to podobnie: każde pismo urzędowe może trafić na adres e-Doręczeń doradcy, jeśli został on formalnie ustanowiony pełnomocnikiem do odbioru korespondencji danej firmy. Oczywiście każdy reprezentowany klient musi posiadać własny wpis w bazie adresów – najczęściej będzie to po prostu adres tej firmy, do którego pełnomocnik ma dostęp lub przekierowanie. Biuro rachunkowe może zatem pomóc wielu przedsiębiorcom, ale logując się kolejno na ich skrzynki (jako administrator lub użytkownik upoważniony). System umożliwia nadanie dostępu do skrzynki e-Doręczeń innej osobie, np. właśnie księgowemu czy prawnikowi, zarówno na stałe, jak i na czas zastępstwa podczas nieobecności. Dzięki temu pełnomocnik może zarządzać korespondencją różnych podmiotów, ale ciągle są to osobne skrzynki dla każdego podmiotu, a nie jedna magiczna skrzynka na wszystko.
W praktyce prawnicy łączą często kilka ról i adresów. Przykład: radca prawny zatrudniony na etacie w urzędzie jednocześnie prowadzi własną kancelarię. Taki radca będzie miał dwa oddzielne adresy e-Doręczeń – jeden służbowy urząd wykorzysta dla korespondencji urzędowej, a drugi to adres jego prywatnej działalności (kancelarii). Podczas komunikacji może posługiwać się albo adresem urzędu (gdy działa jako pracownik urzędu), albo adresem swojej kancelarii (gdy występuje jako niezależny pełnomocnik). Podobnie, jeśli prawnik jest wspólnikiem spółki prawniczej wpisanej do KRS, to spółka ta ma własny adres do doręczeń, niezależny od adresu samego prawnika. Wszystko zostaje rozdzielone, aby wiadomo było, „kto jest kim” w danej sprawie i pod jakim adresem odbiera pisma.
Prawo narzuca ograniczenia, by utrzymać porządek w cyfrowej korespondencji. Gdyby każdy mógł zakładać dowolną liczbę oficjalnych skrzynek, urzędy nie wiedziałyby, który adres jest właściwy dla danego obywatela czy firmy. Dlatego w ustawie o doręczeniach elektronicznych przyjęto zasadę jednego adresu na podmiot. Wyjątki zostały jasno wskazane (dwie skrzynki dla osób łączących role prywatne i zawodowe) i nie zależą od widzimisię urzędników – wynikają wprost z przepisów.
Od strony technicznej system e-Doręczeń pilnuje, by nie dublować wpisów. Próba założenia drugiego adresu na ten sam PESEL lub NIP skończy się odrzuceniem wniosku (lub jego późniejszym unieważnieniem). Ministerstwo Cyfryzacji ma nawet uprawnienie, by wykreślić z urzędowego rejestru dodatkowy adres, jeśli jakimś sposobem został zarejestrowany wbrew zasadom. Innymi słowy – jedna skrzynka to Twój oficjalny adres i tyle. Chcesz zmienić adres? Możesz zaktualizować dane skrzynki, ale nie założysz sobie drugiej „tak na zapas”.
Warto też pamiętać, że każdy adres e-Doręczeń musi być powiązany z usługą zaufaną – albo z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) oferowaną przez wyznaczonego operatora (Poczta Polska), albo z kwalifikowaną usługą doręczenia od prywatnego dostawcy. Nie założymy skrzynki bez korzystania z takiej usługi, więc i pod względem infrastruktury nie ma sensu mnożyć kont ponad potrzebę. Za to można podpiąć wielu użytkowników pod jedną skrzynkę (np. kilku urzędników obsługujących jedną skrzynkę urzędu, czy kilku pracowników w firmie) – to jest przewidziane i ułatwia współpracę.
Mając na uwadze powyższe zasady, w jakich sytuacjach posiadanie kilku adresów (w ramach dozwolonych scenariuszy) jest praktyczne i uzasadnione? Oto kilka przykładów:
Różne role zawodowe jednej osoby: Czasem jedna osoba nosi kilka kapeluszy – np. jest jednocześnie urzędnikiem, przedsiębiorcą i dajmy na to jeszcze rzeczoznawcą majątkowym po godzinach. Mając oddzielny adres dla każdej roli, taka osoba zachowa porządek w korespondencji. Kiedy występuje jako urzędnik – używa adresu instytucji. Gdy odpisuje jako właściciel firmy – korzysta ze skrzynki firmowej. A pisma prywatne odbiera na swoim osobistym adresie. Unika w ten sposób sytuacji, gdzie w jednej skrzynce ma np. decyzję z urzędu dla siebie jako obywatela pomieszaną z pismami dotyczącymi działalności firmy. To tak, jakby listonosz dostarczał Ci jednocześnie listy domowe i całą pocztę dla Twojej firmy do jednej skrzynki – szybko zrobiłby się papierowy bałagan (a przecież chcemy #paperless!).
Podsumowując, system e-Doręczeń został pomyślany tak, by każdemu podmiotowi przypisać unikalny, oficjalny adres. Dzięki temu wiadomo, dokąd kierować urzędowe pisma drogą elektroniczną. Mnożenie adresów jest ograniczone celowo – ma zapewnić przejrzystość i bezpieczeństwo doręczeń. Jeśli pełnisz wiele ról, prawo daje Ci możliwość kilku skrzynek, ale zawsze jest to jeden adres na jedną określoną tożsamość lub funkcję. Można to porównać do numerów PESEL/NIP – też masz jeden główny, mimo że możesz prowadzić różne aktywności. Za to w ramach jednego adresu e-Doręczeń możesz zorganizować pracę zespołową (dodając uprawnione osoby) i zintegrować ten kanał z obiegiem dokumentów w firmie czy urzędzie.
Na koniec warto dodać odrobinę optymizmu: choć początkowo może się to wydawać skomplikowane, e-Doręczenia mają ułatwić nam życie, ograniczyć bieganie na pocztę i stosy papieru. Jedna skrzynka na głowę (lub na firmę) to porządek – wszystko pod kontrolą, z dowodem doręczenia i podpisem elektronicznym. A że czasem mamy tych skrzynek więcej (bo i kapeluszy nosimy kilka) – cóż, znak czasów i cyfrowej rewolucji.
…z wielką przyjemności Ci pomożemy.
Skontaktuj się z nami
Odpowiemy na Twoje pytania, znajdziemy pasujący Ci termin oraz doradcę w Gdańsku, Gdyni, Krakowie, Warszawie lub Wrocławiu.
Możesz również napisać od nas emaila [email protected].
Aby skorzystać ze skrzynki e-Doręczeń, niezbędne jest potwierdzenie tożsamości. Jeśli posiadasz już weryfikację wydaną przez Certum.pl (np. SimplySign lub CertumMini), nie musisz przechodzić tego procesu ponownie.
Usługi zaufania cyfrowego – Usługi działające w oparciu o eIDAS wymagają weryfikacji i potwierdzenia tożsamości, co gwarantuje pełne bezpieczeństwo i zgodność prawną Twojej korespondencji.
