Podpis osobisty to zaawansowany podpis elektroniczny, który jest wbudowany w warstwę elektroniczną polskiego dowodu osobistego (tzw. e-Dowodu). Otrzymuje się go bezpłatnie przy wyrabianiu nowego dowodu, o ile wyrazimy zgodę na zapisanie certyfikatu podpisu osobistego w dowodzie. Taki certyfikat potwierdza nasze podstawowe dane (imię, nazwisko, PESEL, obywatelstwo itp.) i umożliwia składanie podpisów elektronicznych. W praktyce podpis osobisty pozwala obywatelowi podpisywać dokumenty elektroniczne kierowane głównie do instytucji publicznych – w kontaktach z urzędem jest on prawnie równoważny podpisowi własnoręcznemu.
Poza administracją publiczną podpis osobisty (e-Dowód) może być używany tylko za zgodą obu stron.
Oznacza to, że w obrocie prywatnym druga strona musi zaakceptować tak złożony podpis, aby był on ważny. W rezultacie zakres zastosowań podpisu osobistego jest ograniczony przede wszystkim do spraw urzędowych i mniej formalnych czynności.
Podpis kwalifikowany to najwyższy rodzaj podpisu elektronicznego, który spełnia rygorystyczne wymogi unijnego rozporządzenia eIDAS. Jest on równoważny prawnie podpisowi odręcznemu we wszystkich kontekstach – zarówno w kontaktach z podmiotami publicznymi, jak i prywatnymi, w kraju i za granicą.
Podpis kwalifikowany opiera się na kwalifikowanym certyfikacie wydawanym przez certyfikowanego dostawcę usług zaufania (niezależną, akredytowaną instytucję). Uzyskanie takiego certyfikatu wymaga potwierdzenia tożsamości użytkownika (np. osobiście lub zdalnie poprzez wideoweryfikację), dzięki czemu złożony podpis jest wiarygodnie przypisany do konkretnej osoby.
W efekcie dokument opatrzony podpisem kwalifikowanym ma moc prawną taką samą, jak dokument podpisany własnoręcznie, i to nie tylko w Polsce, ale w całej Unii Europejskiej. Podpis kwalifikowany jest uznawany za standard przy podpisywaniu ważnych umów i czynności prawnych i co ważne, nie jest powiązany z dowodem osobistym – można go nabyć niezależnie od posiadania e-dowodu (również przez cudzoziemców lub osoby, które nie wymieniły jeszcze dowodu na nowy).
Korzystanie z podpisu osobistego wymaga odpowiednich narzędzi i oprogramowania, ponieważ konieczne jest odczytanie e-dowodu i autoryzacja operacji PIN-em.
Aby podpisać dokument za pomocą podpisu osobistego z e-dowodu:
Użycie podpisu osobistego bywa technicznie mniej wygodne – wymaga fizycznej obecności dowodu przy podpisywaniu każdego dokumentu oraz posiadania specjalnego czytnika lub smartfona z NFC.
Jeśli często podpisujesz dokumenty elektronicznie, warto rozważyć wygodniejsze rozwiązanie, jakim jest podpis kwalifikowany.
Oba rodzaje podpisów elektronicznych znacznie się różnią pod względem możliwości i zakresu zastosowań:
Podpis osobisty nie korzysta z usług niezależnego dostawcy – certyfikat osadzony jest w dowodzie osobistym wydawanym przez państwo, bez dodatkowej zewnętrznej weryfikacji. Brak takiego zaufanego pośrednika powoduje, że podpis osobisty nie spełnia najwyższych standardów bezpieczeństwa i nie może być wykorzystywany w sytuacjach wymagających maksymalnej pewności prawnej (np. przy zawieraniu aktów notarialnych czy innych ważnych umów). W tych wypadkach wymaga się właśnie podpisu kwalifikowanego.
Natomiast użycie podpisu osobistego bywa ograniczone do mniej formalnych dokumentów. Przykładowo, o ile pismo urzędowe możemy podpisać e-dowodem, o tyle zawarcie umowy z kontrahentem czy złożenie oświadczenia woli wymagającego formy elektronicznej będzie skuteczne tylko przy użyciu podpisu kwalifikowanego (co znajduje odzwierciedlenie w przepisach prawa cywilnego). Krótko mówiąc – podpis kwalifikowany zapewnia pełną swobodę i pewność prawną we wszystkich sytuacjach, gdzie podpis osobisty mógłby okazać się niewystarczający.
Nie – podpis osobisty z e-Dowodu nie zawiera kwalifikowanego znacznika czasu. To oznacza, że nie jest w stanie zapewnić tzw. daty pewnej w rozumieniu prawa cywilnego. Choć taki podpis potwierdza tożsamość i integralność dokumentu, to nie dostarcza dowodu, kiedy dokładnie został złożony. To istotna różnica, szczególnie w kontekście wymagań sądowych, podatkowych lub przy weryfikacji terminowości czynności prawnych.
Podpis kwalifikowany + znacznik czasu = pełna ochrona
W przypadku kwalifikowanego podpisu elektronicznego znacznik czasu można:
Usługi oferowane przez podpisano.pl umożliwiają korzystanie z podpisu kwalifikowanego w zestawie z kwalifikowanym znacznikiem czasu. Dzięki temu każdy podpisany dokument zyskuje dodatkową warstwę bezpieczeństwa i wiarygodności prawnej – nie tylko wiadomo, kto podpisał, ale też kiedy dokładnie to zrobił.
Skoro kwalifikowany e-podpis daje najwięcej możliwości, warto wiedzieć, jak można go wyrobić. W odróżnieniu od podpisu osobistego (który wydawany jest wraz z dowodem), podpis kwalifikowany nabywamy od wybranego dostawcy usług zaufania. Proces ten jest prosty i coraz bardziej przyjazny dla użytkownika. Więcej o tym tutaj.
Podsumowując, jeżeli zależy Ci na wszechstronnym, bezpiecznym i prawnie uznawanym podpisie elektronicznym, podpis kwalifikowany jest bezkonkurencyjnym wyborem.
Podpis osobisty z e-Dowodu może służyć do podstawowych zastosowań krajowych, ale nie zastąpi podpisu kwalifikowanego w biznesie ani oficjalnym obrocie prawnym.
Wybierając kwalifikowany e-podpis zyskujesz pewność, że Twój elektroniczny podpis będzie respektowany w każdej sytuacji – od spraw urzędowych, przez zawieranie umów cywilnoprawnych, aż po kontakty z kontrahentami na całym świecie. Dzięki temu bez obaw w pełni skorzystasz z możliwości, jakie daje cyfrowa identyfikacja i elektroniczne podpisywanie dokumentów.
Jeśli nie wiesz, który podpis będzie lepszy dla Ciebie – skontaktuj się z nami. Jako podpisano.pl – autoryzowany partner Certum (Asseco Data Systems) – doradzimy, pokażemy różnice i pomożemy wybrać najlepsze rozwiązanie.
Czy chcesz dowiedzieć się więcej na temat konkretnego wymagania lub usługi zaufania cyfrowego? Chętnie pomożemy!
