Kiedy cudzoziemiec może potrzebować podpisu kwalifikowanego? W jakich sytuacjach obcokrajowiec w Polsce faktycznie go potrzebuje? Okazuje się, że kwalifikowany podpis elektroniczny dla obcokrajowca przydaje się w licznych przypadkach. Poniżej kilka typowych scenariuszy, gdy podpis kwalifikowany dla cudzoziemca w Polsce staje się wręcz niezbędny.
Jeśli cudzoziemiec zostaje powołany na stanowisko w zarządzie polskiej spółki (np. sp. z o.o. lub S.A.), będzie musiał podpisywać szereg dokumentów elektronicznie. Dotyczy to choćby wspomnianych wyżej sprawozdań finansowych i sprawozdań z działalności, które od 2018 r. muszą być podpisane elektronicznie przez wszystkich członków zarządu. Każdy członek zarządu wybiera wtedy, czy użyje Profilu Zaufanego ePUAP, czy kwalifikowanego podpisu. Dla obcokrajowca uzyskanie Profilu Zaufanego wiąże się jednak z koniecznością posiadania numeru PESEL i czasem osobistej wizyty w urzędzie. Dlatego najprostszym rozwiązaniem jest wyrobienie kwalifikowanego podpisu elektronicznego dla obcokrajowca, który pozwoli podpisać sprawozdania, wnioski do KRS (Krajowego Rejestru Sądowego) czy inne dokumenty korporacyjne zdalnie. Podpis kwalifikowany przyda się również przy zakładaniu spółki online czy podejmowaniu uchwał – jednym słowem, jest to must-have dla zagranicznego prezesa lub dyrektora polskiej firmy.
Wielu cudzoziemców decyduje się na prowadzenie w Polsce własnego biznesu jako jednoosobowa działalność. W takim przypadku także warto posiadać e-podpis. Już na etapie rejestracji firmy w CEIDG (Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej) przyda się kwalifikowany podpis, aby złożyć wniosek online (dla osób bez Profilu Zaufanego). Później, podczas prowadzenia działalności, e-podpis umożliwi podpisywanie deklaracji podatkowych, wysyłanie pism do ZUS i urzędów skarbowych, a nawet podpisywanie umów z kontrahentami. Dla przedsiębiorcy-freelancera z zagranicy operującego w Polsce, kwalifikowany podpis elektroniczny zapewnia swobodę działania bez względu na brak polskiego obywatelstwa.
Kontakty z urzędami i sprawy urzędowe. Cudzoziemcy mieszkający lub pracujący w Polsce często muszą załatwiać różne formalności: złożyć wniosek o zezwolenie, pozwolenie na pobyt, meldunek, odwołanie od decyzji, itp. Wiele z tych spraw można załatwić elektronicznie, jeśli dysponuje się odpowiednim podpisem. Jak wspomniano wcześniej, obcokrajowiec bez PESEL nie może założyć Profilu Zaufanego, ale kwalifikowany e-podpis stanowi dla niego alternatywny środek identyfikacji we wszystkich e-usługach publicznych. Przykładowo, zgłoszenie do systemu e-Doręczeń (aby otrzymywać urzędową korespondencję na elektroniczną skrzynkę) wymaga podpisania wniosku elektronicznie – posiadając kwalifikowany podpis, cudzoziemiec załatwi to całkowicie online. Również korespondencja przez ePUAP (np. wysyłanie pism do urzędu miasta czy ministerstwa) jest możliwa, jeśli dokument opatrzymy e-podpisem kwalifikowanym. W ten sposób obcokrajowiec w Polsce może komunikować się z administracją równie skutecznie jak obywatel RP.
Firmy zagraniczne lub osoby spoza Polski często biorą udział w polskich przetargach, konkursach ofert czy zapytaniach ofertowych – czy to jako wykonawcy usług, dostawcy towarów, czy wykonawcy projektów. Obecnie cała procedura zamówień publicznych w Polsce jest zinformatyzowana, a oferty składa się przez specjalne platformy. Wymogiem formalnym jest opatrzenie oferty kwalifikowanym podpisem elektronicznym, aby była ważna. Dotyczy to zarówno podmiotów polskich, jak i zagranicznych. Zatem jeśli cudzoziemiec chce złożyć ofertę w polskim przetargu (np. jako właściciel firmy zagranicznej), musi dysponować kwalifikowanym podpisem. Podobnie bywa przy innych formalnych procedurach, jak aukcje elektroniczne czy licytacje – e-podpis zapewnia wówczas uwierzytelnienie niezależne od kraju pochodzenia i jest akceptowany przez polskie systemy zamówień.
W dobie pracy zdalnej wielu specjalistów z zagranicy współpracuje z klientami w Polsce (np. informatycy, graficy, konsultanci, tłumacze). Podpis kwalifikowany nie jest może obowiązkowy w takiej współpracy, ale bywa dużym atutem. Ułatwia on zawieranie umów z klientami (które można podpisać elektronicznie bez kuriera czy skanowania), daje też możliwość uwierzytelniania ważnych dokumentów (np. opinii, raportów przekazywanych klientom, które wymagają podpisu). Niektórzy przedstawiciele wolnych zawodów – np. zagraniczni architekci realizujący projekty w Polsce czy inżynierowie – mogą potrzebować podpisywać plany, wnioski lub ekspertyzy elektronicznie. Mając kwalifikowany podpis, wykonają te czynności bez przeszkód formalnych. To również sposób na budowanie zaufania: kontrahent widząc podpis kwalifikowany wie, że dokument jest autentyczny i niezmieniony od chwili podpisania.
Powyższe przykłady pokazują, że otrzymanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego w Polsce może być dla cudzoziemca kluczowe w wielu sytuacjach zawodowych i prawnych. Warto też podkreślić, że prawo nie wymaga posiadania polskiego obywatelstwa ani numeru PESEL, aby wyrobić podpis kwalifikowany – certyfikaty kwalifikowane mogą być wydawane na podstawie paszportu lub innego dokumentu tożsamości. Innymi słowy, jak uzyskać podpis kwalifikowany w Polsce bez polskiego obywatelstwa nie jest pytaniem retorycznym – jest to jak najbardziej możliwe do zrealizowania. Trzeba jedynie przejść przez określoną procedurę, która dla osób spoza Polski może nieco różnić się w szczegółach (np. inne dokumenty do okazania), ale generalnie jest taka sama jak dla obywateli RP.
Podsumowując, kwalifikowany podpis elektroniczny staje się dla cudzoziemców w Polsce kluczem do pełnego uczestnictwa w cyfrowym obiegu dokumentów – od spraw urzędowych po biznesowe. Jeśli rozważasz jego wyrobienie, warto poznać szczegóły procesu, aby wszystko przebiegło bezproblemowo.
Już w kolejnym wpisie pokażemy konkretnie, jak uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny w Polsce jako obcokrajowiec – krok po kroku. Dowiesz się tam, jakie formalności musisz spełnić i otrzymasz praktyczne wskazówki z pierwszej ręki. Nie przegap tego artykułu, jeśli zależy Ci na szybkim i poprawnym przejściu przez procedurę uzyskania podpisu kwalifikowanego dla obcokrajowców.
Przygotuj się na usprawnienie swojej działalności w Polsce dzięki e-podpisowi.
Śledź naszego bloga – następny odcinek serii już wkrótce! Link do pierwszego artykułu z serii.
Dowiedz się więcej o procedurze uzyskania podpisu kwalifikowanego.
Jeśli planujesz działalność lub załatwiasz sprawy urzędowe w Polsce jako cudzoziemiec, kwalifikowany podpis elektroniczny to Twój must-have!
Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości lub pytania, skontaktuj się z nami
Odpowiemy na Twoje pytania, znajdziemy pasujący Ci termin oraz doradcę w Gdańsku, Gdyni, Krakowie, Warszawie lub Wrocławiu.
Możesz również napisać od nas emaila [email protected].
