W Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), którego obowiązek obejmie większość przedsiębiorców od 1 kwietnia 2026 r. (a największe podmioty już od 1 lutego 2026 r.), firmy stoją przed wyzwaniem nie tylko technicznym, ale i proceduralnym .
W tym kontekście kwalifikowana pieczęć daje dostęp do KSeF i zabezpiecza dane firmy, stanowiąc jednocześnie odpowiedź na kluczowe pytania przedsiębiorców: jak zabezpieczyć dane przesyłane do KSeF? oraz czy można automatycznie generować faktury w KSeF?
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to usługa zaufania cyfrowego, która prawnie reprezentuje całą organizację. To tak, jakby dać firmowej pieczątce supermoce kryptograficzne.
W przeciwieństwie do kwalifikowanego podpisu elektronicznego (QES), który jest przypisany do konkretnej osoby fizycznej, QSeal jest metodą uwierzytelnienia dedykowaną podmiotom niebędącymi osobami fizycznym (PNF-om). Jest przypisany do numeru NIP i nazwy podmiotu.
Dla spółek, które chcą w pełni zautomatyzować proces fakturowania i przede wszystkim – zarządzać swoimi uprawnieniami w systemie – pieczęć kwalifikowana to najprostsza droga do celu.
Zgodnie z założeniami KSeF, podmiot, który uwierzytelni się w systemie za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, automatycznie nabywa pełen zakres uprawnień właścicielskich.
Co to oznacza w praktyce?
Jeśli zastanawiasz się, Czy można automatycznie generować faktury w KSeF? – tak, a Pieczęć kwalifikowana (QSeal) to ułatwia.
Automatyczna wysyłka faktur ustrukturyzowanych (XML) z Twojego programu księgowego czy systemu ERP (system do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa) odbywa się za pośrednictwem interfejsu API KSeF (interfejs programowania aplikacji).
Aby ta komunikacja była bezpieczna i ciągła, firma musi wygenerować klucze dostępu. Kwalifikowana Pieczęć Elektroniczna jest idealnym narzędziem, aby wygenerować Certyfikat KSeF (Typ 1 do uwierzytelnienia, Typ 2 do trybu OFFLINE ) na NIP spółki. Ponieważ pieczęć jest przypisana do firmy, minimalizujesz ryzyko, że proces fakturowania zostanie przerwany przez rotację kadr.
Pieczęć kwalifikowana, jako usługa zaufania, korzysta z zaawansowanych technik kryptograficznych i jest jedną z prawnie uznanych metod uwierzytelnienia. Użycie pieczęci gwarantuje, że:
Poniżej krótkie zestawienie róźnic pomiędzy QSeal a QES. Więcej na temat różnic pomiędzy pieczęcią kwalifikowaną a podpisem pisaliśmy tutaj.
Cecha | Kwalifikowana Pieczęć Elektroniczna (QSeal) | Kwalifikowany Podpis Elektroniczny (QES) |
Dla kogo? | Podmiot (spółka, fundacja, stowarzyszenie). | Osoba fizyczna (np. prezes, księgowa). |
Rola w KSeF | Automatyczne uprawnienia właścicielskie, autoryzacja procesów API. | Uwierzytelnienie administratora, logowanie osoby fizycznej. |
Unikalność | Równoważna pieczęci odciśniętej (reprezentuje organizację). | Równoważna podpisowi odręcznemu (reprezentuje osobę). |
Wybierając pieczęć kwalifikowaną (QSeal), inwestujesz w rozwiązanie idealne do integracji z systemami ERP, gwarantujące ciągłość działania i bezpieczeństwo transakcji, minimalizując jednocześnie procedury administracyjne.
Skontaktuj się z podpisano.pl, aby dowiedzieć się, jak wdrożyć pieczęć kwalifikowaną (QSeal) w Twojej organizacji szybko i sprawnie, z gwarancją zgodności z KSeF 2.0.
