Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w firmie to nie tylko kwestia techniczna, ale przede wszystkim organizacyjna. Dla podmiotów niebędących osobami fizycznymi (np. spółek z o.o., jawnych, cywilnych) kluczowym wyzwaniem na start jest pytanie: „Jak zalogować się do systemu po raz pierwszy i kto będzie nim zarządzał?”.
Do wyboru są dwie drogi:
Którą wybrać, aby zyskać pełną kontrolę i uniknąć biurokracji? Sprawdzamy.
To rozwiązanie rekomendowane dla firm, które stawiają na niezależność i automatyzację. Kwalifikowana Pieczęć Elektroniczna (często nazywana e-pieczęcią) to cyfrowy odpowiednik pieczątki firmowej. Zawiera ona nazwę oraz NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) podmiotu.
Jak to działa? Zgodnie z informacjami KSeF, podmiot, który posiada e-pieczęć, nie musi niczego zgłaszać w urzędzie skarbowym. Wystarczy, że uwierzytelni się (zaloguje) w systemie przy jej użyciu.
Zalety tej strategii:
Jeśli Twoja firma nie posiada e-pieczęci, nie zaloguje się do KSeF „sama”. Musi wyznaczyć człowieka – konkretną osobę fizyczną – która będzie zarządzać systemem w jej imieniu. Do tego służy formularz ZAW-FA (Zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF).
Jak to działa? Musisz wypełnić formularz ZAW-FA, wskazując w nim jedną osobę (tzw. uprawnionego), np. członka zarządu lub główną księgową. Formularz ten należy złożyć w urzędzie skarbowym (papierowo lub elektronicznie przez e-Urząd Skarbowy).
Wyzwania dla tej strategii:
Decyzja zależy od skali Twojej działalności i potrzeb w zakresie automatyzacji.
Pamiętaj, że pieczęć pozwala też na generowanie Certyfikatów KSeF (niezbędnych do trybu awaryjnego/offline) bez udziału osób trzecich.
To rozwiązanie bezpłatne, ale wymagające więcej czasu na start.
W świecie KSeF tożsamość cyfrowa to podstawa. Niezależnie od wybranej ścieżki, pamiętaj, że Podpis Kwalifikowany (dla osób fizycznych) i e-pieczęć (dla firm) to narzędzia, które gwarantują najwyższy poziom bezpieczeństwa. W podpisano.pl pomożemy Ci dobrać odpowiednie rozwiązanie, aby wejście w obowiązkowy KSeF (od 1 lutego 2026 r. dla dużych, od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych) przebiegło bez zakłóceń.
Więcej informacji o procedurach znajdziesz na oficjalnej stronie ksef.podatki.gov.pl oraz w naszej bazie wiedzy.
Artykuł opracowano na podstawie Podręcznika KSeF 2.0 (MF, wrzesień 2025) oraz informacji z serwisu ksef.podatki.gov.pl.
Czy chcesz dowiedzieć się więcej na temat konkretnego wymagania lub usługi zaufania cyfrowego? Chętnie pomożemy!
