W jednym z naszych wcześniejszych artykułów pt. „Ile skrzynek e-Doręczeń może mieć firma, obywatel, urząd? Przewodnik z przykładami” wyjaśnialiśmy, że każdy podmiot, również kancelaria prowadzona przez adwokata, notariusza czy radcę prawnego, może formalnie mieć tylko jeden adres ADE w Bazie Adresów Elektronicznych. Z pewnymi wyjątkami, np. dla osób z wieloma rolami (osoba fizyczna + działalność + zawód zaufania publicznego) – można mieć kilka adresów, ale w praktyce każdy z nich to osobny ADE, przypisany do konkretnej funkcji lub podmiotu.
Oznacza to, że kancelaria obsługująca wielu klientów wciąż dostaje wszystką korespondencję na jedną skrzynkę, co stwarza realne wyzwanie organizacyjne – ręczne segregowanie może być żmudne, zawodne i prowadzić do pominięcia ważnych przesyłek.
Z myślą o tym wyzwaniu, Asseco Data Systems zapowiedziało wprowadzenie w III kwartale 2025 roku nowej funkcjonalności specjalnie dla kancelarii. Choć nadal możliwe będzie posiadanie tylko jednego adresu ADE, pojawi się możliwość tagowania przesyłek, przypisywania ich do klientów i spraw oraz tworzenia wirtualnych struktur wewnętrznych skrzynki. Innymi słowy – jeden ADE, ale działający jak wiele skrzynek roboczych. Takie rozwiązanie będzie szczególnie przydatne dla kancelarii o dużym wolumenie korespondencji, które muszą zachować przejrzystość i porządek.
Dlatego dziś skupiamy się na praktycznych rozwiązaniach systemowych, które pozwalają kancelariom wykonywać zawód zaufania publicznego efektywnie i bezpiecznie, bez potrzeby zakładania wielu ADE. Szczególnie przyglądamy się narzędziom oferowanym przez Asseco Data Systems (Certum) — od planów Premium po zaawansowane API w wersji Enterprise. Dzięki nim jeden adres ADE może działać jak skrzynki dedykowane klientom i sprawom, z automatycznym sortowaniem, przypisywaniem i pełnym nadzorem – bez bałaganu i bezpiecznie. Zobaczmy, jak to działa.
Zawody zaufania publicznego – prawnicy, notariusze – formalnie mogą mieć tylko jeden adres ADE dla kancelarii, mimo że obsługują wielu klientów. W konsekwencji wszystkie e‑Doręczenia (z klientami, urzędami etc.) przychodzą na tę samą skrzynkę, co sprawia, że ręczne segregowanie staje się uciążliwe i podatne na błędy.
Kluczowe pytanie: Czy można zapanować nad chaosem i sprawić, że jeden ADE i będzie działał jak wiele – przypisane do różnych klientów i spraw?
Dzięki funkcji “zaproszenia i upoważnienia” kancelaria może:
Certum pozwala zdefiniować kontakty:
Wersja Enterprise daje dostęp do User Agent API (UA API), dzięki któremu można:
Wielkość kancelarii | Rekomendowany plan Certum | Kluczowe funkcje |
Mała | Premium (50 użytkowników) | współdzielone loginy, książka kontaktów, filtry |
Średnia | Premium + upoważnienia | dedykowani użytkownicy, powiadomienia, wyróżnianie korespondencji |
Duża / korporacyjna kancelaria | Enterprise (API UA/SE) | Automatyczne pobieranie i sortowanie, reguły, pełna integracja z DMS/BPM |
To podejście pozwala na efektywną obsługę wielu klientów bez chaosu w skrzynce ADE.
Dzięki funkcjom Certum skrzynka ADE:
➡️ Rekomendacja: kancelarie małe i średnie mogą spokojnie działać na Premium, natomiast większe – sięgnąć po Enterprise z API, co daje pełną automatyzację i porządek bez stresu.
…z wielką przyjemności Ci pomożemy.
Skontaktuj się z nami
Odpowiemy na Twoje pytania, znajdziemy pasujący Ci termin oraz doradcę w Gdańsku, Gdyni, Krakowie, Warszawie lub Wrocławiu.
Możesz również napisać od nas emaila [email protected].
Aby skorzystać ze skrzynki e-Doręczeń, niezbędne jest potwierdzenie tożsamości. Jeśli posiadasz już weryfikację wydaną przez Certum.pl (np. SimplySign lub CertumMini), nie musisz przechodzić tego procesu ponownie.
Usługi zaufania cyfrowego – Usługi działające w oparciu o eIDAS wymagają weryfikacji i potwierdzenia tożsamości, co gwarantuje pełne bezpieczeństwo i zgodność prawną Twojej korespondencji.
