Elektroniczny znacznik czasu to usługa cyfrowa, która umożliwia przypisanie precyzyjnej daty i godziny do danych elektronicznych, takich jak dokumenty, wiadomości e-mail czy pliki. Znacznik ten działa na zasadzie cyfrowego stempla czasowego, potwierdzając jednoznacznie moment powstania, wysłania lub odebrania informacji elektronicznej.
W niniejszym artykule wyjaśniamy, czym jest znacznik czasu i jak działa, omawiamy jego praktyczne zastosowania (m.in. przy podpisach elektronicznych, e-fakturach, archiwizacji dokumentów czy komunikacji elektronicznej), przedstawiamy korzyści płynące z jego użycia, a także wskazujemy sytuacje, w których korzystanie ze znacznika czasu może okazać się zbędne. Całość uzupełniamy o aktualne aspekty prawne związane ze znacznikami czasu – zarówno unijne (rozporządzenie eIDAS), jak i polskie przepisy krajowe dotyczące kwalifikowanych usług zaufania.
Elektroniczny znacznik czasu to specjalny blok danych elektronicznych, który łączy inne dane (np. dokument, plik) z określonym punktem czasu, aby stanowić dowód, że te dane istniały w danym momencie. Mówiąc prościej, znacznik czasu działa jak elektroniczna „pieczątka daty i godziny” doklejona do dokumentu lub pliku. Dzięki temu każda późniejsza zmiana zawartości lub próba manipulacji czasem staje się wykrywalna – dokument opatrzony znakiem czasu nie może zostać potajemnie antydatowany (przedatowany na wcześniejszą datę) ani postdatowany (oznaczony datą późniejszą niż faktyczna) bez unieważnienia takiego podpisu czasu.
W praktyce znaczniki czasu najczęściej stosuje się w połączeniu z podpisem elektronicznym lub elektroniczną pieczęcią. Podczas podpisywania dokumentu dokłada się znacznik czasu, aby niezależna, zaufana instytucja trzecia potwierdziła moment złożenia podpisu. Ważne jest to, że znacznik czasu nie korzysta z zegara komputera użytkownika, który mógłby zostać przestawiony, lecz bazuje na wiarygodnym i niezależnym źródle czasu synchronizowanym z Uniwersalnym Czasem Koordynowanym (UTC). Dostawcą takiego czasu jest kwalifikowany dostawca usług zaufania (w Polsce np. Główny Urząd Miar zapewnia oficjalny czas UTC). Sam znacznik ma formę niewielkiego pliku lub ciągu danych, który jest podpisany elektronicznie przez dostawcę usługi czasu. Zazwyczaj wykorzystuje się tu zaawansowany elektroniczny podpis lub pieczęć kwalifikowanego dostawcy, co gwarantuje autentyczność i integralność znacznika.
W efekcie otrzymujemy dowód w postaci elektronicznej, że dany dokument istniał i nie został zmieniony od momentu oznaczenia go czasem. Szczególną kategorią jest kwalifikowany elektroniczny znacznik czasu, czyli taki, który spełnia wymogi określone w przepisach (omówione w drugiej części artykułu) i jest wystawiony przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania. Kwalifikowany znacznik czasu zapewnia najwyższy poziom zaufania – m.in. precyzję co do czasu i silne zabezpieczenie kryptograficzne – i jest uznawany we wszystkich krajach Unii Europejskiej jako równoważny (bez względu na kraj wydania).
Elektroniczne znaczniki czasu mają szerokie spektrum zastosowań wszędzie tam, gdzie istotne jest utrwalenie momentu powstania lub przedłożenia dokumentu. Oto najważniejsze obszary, w których wykorzystuje się tę usługę:
Komunikacja elektroniczna i doręczenia. Wymiana korespondencji drogą elektroniczną również korzysta ze znaczników czasu. Przykładem są tzw. kwalifikowane usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (ang. Qualified Electronic Registered Delivery Service), regulowane przez eIDAS – ich zadaniem jest zapewnienie dowodu nadania i odbioru wiadomości wraz z czasem tych zdarzeń. Zgodnie z przepisami dowody z takich doręczeń muszą być opatrzone kwalifikowanym znacznikiem czasu, aby jednoznacznie potwierdzić chwile wysłania i otrzymania przesyłki elektronicznej. Również w codziennej komunikacji biznesowej znaczniki czasu odgrywają rolę: jeśli wysyłamy ważne dokumenty e-mailem lub platformą ePUAP, warto je podpisać i oznaczyć czasem, aby w przyszłości móc wykazać, kiedy dokładnie zostały wysłane lub złożone. W Polsce wchodzi w życie system ustawowego doręczenia elektronicznego, w którym urzędowe poświadczenia przedłożenia (UPP) i odbioru (UPO) dokumentów będą automatycznie opatrywane znacznikami czasu, stanowiąc cyfrowy odpowiednik stempla pocztowego z datą.
Elektroniczny znacznik czasu to niezbędny element cyfrowego obiegu dokumentów. Pozwala na bezpieczne dokumentowanie momentu powstania lub przesłania informacji oraz skutecznie chroni przed manipulacjami. Zastosowanie kwalifikowanego znacznika czasu jest szczególnie istotne przy dokumentach o dużym znaczeniu prawnym i finansowym.
Zachęcamy do zapoznania się z drugą częścią artykułu, w której szczegółowo omawiamy praktyczne zastosowania elektronicznego znacznika czasu w różnych sektorach.
