Wykorzystanie kwalifikowanych znaczników czasu w powyższych obszarach przynosi szereg wymiernych korzyści prawnych i praktycznych:
Spełnienie wymogów formalnych i branżowych. W niektórych sektorach i sytuacjach użycie znacznika czasu jest wręcz konieczne, by spełnić wymagania przepisów lub standardów. Przykładowo, jak wspomniano wyżej, platformy e-doręczeń rejestrowanych muszą dołączać znaczniki czasu do dowodów doręczenia. Również w sektorze finansowym i administracji publicznej częstokroć wewnętrzne regulacje lub dobre praktyki nakazują użycie znaczników czasu (np. banki mogą wymagać, by dokumenty podpisane elektronicznie przez klienta zawierały znacznik czasu w celu akceptacji). Stosując kwalifikowany znacznik czasu, zapewniamy zgodność z obowiązującymi regulacjami w zakresie czasu dokumentowania czynności prawnych, co zmniejsza ryzyko zakwestionowania dokumentu z przyczyn formalnych.
Mimo licznych zalet, warto zadać pytanie, czy każdy dokument elektroniczny wymaga opatrywania znacznikiem czasu. Odpowiedź zależy od charakteru dokumentu i potrzeb.
Zgodnie z prawem nie ma ogólnego obowiązku stosowania znacznika czasu przy podpisywaniu czy pieczętowaniu dokumentów elektronicznych. Można więc złożyć ważny podpis elektroniczny bez dodawania znacznika czasu – dokument taki i tak będzie prawnie skuteczny, o ile sam podpis spełnia wymogi (np. kwalifikowany podpis złożony przez uprawnioną osobę).
W praktyce brak znacznika czasu oznacza jednak, że data widniejąca przy podpisie pochodzi jedynie z urządzenia podpisującego (czas systemowy komputera). Taka data może zostać zmieniona lub zakwestionowana, ponieważ nie jest uwierzytelniona przez zewnętrzny, niezależny podmiot. Jeśli więc precyzyjny moment podpisania nie ma większego znaczenia albo dokument ma charakter czysto wewnętrzny czy roboczy, rezygnacja ze znacznika czasu jest możliwa i nie stanowi naruszenia przepisów. Przykładowo, przy podpisywaniu maila certyfikatem osobistym dla własnej wygody, dodawanie znacznika czasu może być przerostem formy nad treścią.
Należy jednak rozważyć ryzyko: czy potencjalnie ktoś mógłby zakwestionować datę utworzenia tego dokumentu? Jeśli dokument będzie później przedkładany jako dowód lub ma obowiązek przechowywania przez lata, brak niezależnego potwierdzenia czasu osłabia jego wiarygodność. W razie wątpliwości co do daty powstania, taki dokument może wymagać dodatkowych zabiegów (np. opinii biegłego lub innych dowodów) dla ustalenia, kiedy został sporządzony. Dlatego w większości sytuacji biznesowych i urzędowych zaleca się jednak użycie znacznika czasu – jako że stanowi on istotną wartość dodaną. Wiele nowoczesnych rozwiązań automatycznie dołącza znacznik czasu do każdego podpisu właśnie po to, by użytkownik nie musiał się nad tym zastanawiać. Reasumując – znacznik czasu nie jest formalnie wymagany przy każdym podpisie, ale z wyjątkiem błahych lub tymczasowych dokumentów, jego pominięcie rzadko bywa korzystne. Zdecydowanie lepiej mieć „zaprzyjaźniony” dowód czasu na wypadek ewentualnych sporów, niż później żałować, że się z niego nie skorzystało.
Elektroniczne znaczniki czasu stały się nieodzownym elementem bezpiecznego obrotu dokumentami cyfrowymi. Umożliwiają precyzyjne potwierdzenie daty i godziny sporządzenia lub złożenia dokumentu oraz zabezpieczenie jego treści przed zmianami od tego momentu. Wykorzystuje się je powszechnie przy podpisywaniu umów i ważnych pism elektronicznych, w systemach e-fakturowania, archiwach cyfrowych oraz przy wysyłaniu korespondencji elektronicznej, gdzie czas ma znaczenie krytyczne.
Zastosowanie kwalifikowanego znacznika czasu przynosi wymierne korzyści: od pewności prawnej (data pewna, domniemanie prawdziwości daty) i zgodności z przepisami, po praktyczne bezpieczeństwo (integralność dokumentu, ochrona przed podważeniem podpisu w przyszłości). Choć dodanie znacznika czasu nie zawsze jest obowiązkowe, w większości przypadków stanowi dobrą praktykę podnoszącą wiarygodność dokumentów elektronicznych. W dobie cyfryzacji administracji i biznesu, usługa ta jest prosta we wdrożeniu, a znacząco zwiększa zaufanie do elektronicznych dokumentów oraz ich wartość dowodową.
Można śmiało stwierdzić, że obecnie kwalifikowany znacznik czasu jest jednym z filarów cyfrowych usług zaufania, ułatwiającym funkcjonowanie gospodarki i administracji w formie elektronicznej zgodnie z wymogami prawa i oczekiwaniami bezpieczeństwa.
Elektroniczny znacznik czasu to niezbędny element cyfrowego obiegu dokumentów. Pozwala na bezpieczne dokumentowanie momentu powstania lub przesłania informacji oraz skutecznie chroni przed manipulacjami. Zastosowanie kwalifikowanego znacznika czasu jest szczególnie istotne przy dokumentach o dużym znaczeniu prawnym i finansowym.
Zachęcamy do zapoznania się z pierwszą częścią artykułu, w której szczegółowo omawiamy praktyczne zastosowania elektronicznego znacznika czasu w różnych sektorach.
