Podpis elektroniczny stał się nieodłącznym elementem prowadzenia biznesu i załatwiania spraw urzędowych w erze cyfrowej. Jednakże, mnogość dostępnych rozwiązań może przytłaczać. Czym kierować się przy wyborze podpisu elektronicznego, aby spełniał on nasze potrzeby i był zgodny z prawem?
Na rynku dostępne są trzy rodzaje podpisów elektronicznych, różniące się poziomem bezpieczeństwa i zastosowaniem:
Przed wyborem podpisu elektronicznego warto zastanowić się, do jakich celów będzie on wykorzystywany. Jeśli potrzebujemy podpisywać jedynie wewnętrzne dokumenty firmowe, podpis zwykły może być wystarczający. Natomiast do podpisywania umów, faktur czy dokumentów urzędowych wymagany jest zazwyczaj podpis zaawansowany lub kwalifikowany.
Podpisy elektroniczne są wydawane przez dostawców usług zaufania, którzy muszą spełniać określone wymagania i być wpisani na listę prowadzoną przez Ministerstwo Cyfryzacji https://www.nccert.pl/ Przed wyborem dostawcy warto sprawdzić jego wiarygodność, doświadczenie na rynku oraz opinie innych użytkowników.
Wybierając podpis elektroniczny, zwróćmy uwagę na jego funkcjonalność i łatwość obsługi. Czy oprogramowanie jest intuicyjne? Czy umożliwia podpisywanie różnych formatów plików? Czy oferuje dodatkowe funkcje, takie jak integracja z innymi systemami?
Podpis jest zawsze powiązany z certyfikatem, który może być zapisany na karcie kryptograficznej lub w chmurze. To determinuje urządzenie, na którym możesz składać podpisy. I tak:
tylko na komputerze możesz podpisywać dokumenty, jeśli masz certyfikat zapisany na karcie (musisz włożyć czytnik z kartą do portu USB),
na komputerze i na urządzeniu mobilnym (tablet, smartfon), jeśli Twój certyfikat jest zapisany w chmurze.
Wybierz rozwiązanie, które jest dla Ciebie najwygodniejsze. Jednak zawsze warto rozważyć możliwość pod kątem mobilności.
Upewnij się, że wybrany podpis jest kompatybilny z systemami operacyjnymi i programami, których używasz, np. płatnik, e-deklaracje, e-KRS Jeśli masz komputer Apple, to sprawdź opinie jak dany podpis współpracuje z jego systemami operacyjnymi.
Sprawdź, czy dostawca podpisu oferuje wsparcie techniczne i pomoc w razie problemów.
Ceny podpisów elektronicznych różnią się w zależności od rodzaju podpisu, dostawcy oraz czasu, na jaki jest on wydany. Pamiętaj, że z reguły wystawcy podpisów na swoich stronach podają cenę za sam podpis, czyli za “puste narzędzie”. Aby uruchomić podpis musisz otrzymać certyfikat, który wydawany jest po potwierdzeniu Twojej tożsamości, a ta usługa jest dodatkowo płatna. Warto porównać oferty różnych dostawców i wybrać taką, która najlepiej odpowiada naszym potrzebom i budżetowi.
Bezpieczeństwo danych to jeden z najważniejszych aspektów przy wyborze podpisu elektronicznego. Upewnij się, że dostawca stosuje odpowiednie zabezpieczenia, takie jak szyfrowanie danych czy uwierzytelnianie dwuskładnikowe. Sprawdź również, czy dostawca posiada certyfikaty i jest zgodny z unijnym rozporządzeniem eIDAS.
Wybór podpisu elektronicznego to ważna decyzja, która może wpłynąć na efektywność naszej pracy i bezpieczeństwo danych. Kierując się powyższymi wskazówkami, możemy dokonać świadomego wyboru i cieszyć się korzyściami płynącymi z cyfrowego podpisywania dokumentów.
Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości lub pytania, skontaktuj się z nami
Odpowiemy na Twoje pytania, znajdziemy pasujący Ci termin oraz doradcę w Gdańsku, Gdyni, Krakowie, Warszawie lub Wrocławiu.
Możesz również napisać od nas emaila [email protected].
