Rewolucja w polskiej księgowości już tuż, tuż. Od 1 lutego 2026 r. obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) obejmie największe przedsiębiorstwa, a od 1 kwietnia 2026 r. wszystkich pozostałych podatników.
Wielu zastanawia się „jak to właściwie działa od kuchni?”. Dziś wchodzimy w techniczne szczegóły. Wyjaśnimy, dlaczego Twój system ERP (system do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa) potrzebuje „cyfrowego dowodu osobistego”, czyli podpisu kwalifikowanego QES, aby w ogóle zacząć rozmowę z systemem Ministerstwa Finansów.
Zanim Twój system księgowy wyśle pierwszą fakturę, musisz „przedstawić się” w KSeF. To najważniejsze wymaganie techniczne na start. System musi mieć pewność, że to Twoja firma, a nie ktoś podszywający się pod nią, chce nadać uprawnienia lub wysłać dokumenty.
Do uwierzytelnienia w KSeF służą konkretne metody:
Dlaczego podpis kwalifikowany? Choć Podpis zaufany wystarczy do ręcznego logowania, w biznesie liczy się automatyzacja. Kwalifikowany podpis lub pieczęć są niezbędne, aby wygenerować tzw. tokeny lub certyfikaty KSeF, które są „paliwem” dla Twojego systemu ERP. Bez nich Twój program księgowy nie połączy się z KSeF automatycznie.
METODA UWIERZYTELNIENIA W KSeF | OSOBA FIZYCZNA | PODMIOT NIEBĘDĄCY OSOBĄ FIZYCZNĄ (PNF) |
Podpis Zaufany / Węzeł krajowy (od 1 kwietnia 2026 r.) | TAK | NIE |
Podpis kwalifikowany | TAK | NIE |
Pieczęć kwalifikowana | NIE | TAK |
Token (do 31 grudnia 2026 r.) | TAK | TAK |
Certyfikat KSeF | TAK | TAK |
Integracja to nic innego jak połączenie Twojego systemu sprzedażowego z systemem Ministerstwa Finansów za pomocą API (interfejs programowania aplikacji). Dzięki temu faktury wysyłają się „same” w tle, bez konieczności ręcznego logowania się na stronie rządowej.
Aby ta magia zadziałała, musisz wykonać jednorazową konfigurację:
Wysyłka e-faktury to proces, który w zintegrowanym systemie dzieje się w ułamku sekundy, ale warto wiedzieć, co dzieje się „pod maską”:
Obowiązek wchodzi etapowo:
Do tych dat KSeF można używać dobrowolnie. Kluczowe jest przygotowanie systemu, ludzi i uprawnień, aby start nie zaskoczył firmy.
Ważne! Faktury dla konsumentów (B2C) pozostają poza obowiązkiem wystawiania w KSeF (można dobrowolnie), ale jeśli prowadzisz sprzedaż B2B – obowiązek Cię obejmie zgodnie z progami/datami. Podmioty zagraniczne bez stałego miejsca działalności w Polsce są wyłączone z obowiązkowego wystawiania. (Interpretacje)
Technologia bywa zawodna, dlatego KSeF przewiduje tryb OFFLINE. Jeśli nie masz dostępu do sieci, możesz wystawić fakturę w swoim systemie, opatrzyć ją specjalnym kodem QR (do tego potrzebujesz Certyfikatu KSeF typu 2!) i wysłać do KSeF później – zazwyczaj następnego dnia roboczego.
Zdecydowanie tak!. Choć Ministerstwo udostępnia darmową „Aplikację Podatnika KSeF”, jest ona przeznaczona głównie dla najmniejszych firm wystawiających kilka faktur miesięcznie. Dla średniego i dużego biznesu ręczne przepisywanie faktur to strata czasu i ryzyko błędów.
Podpis Kwalifikowany (QES) i Pieczęć Elektroniczna (QSeal) to fundamenty, które pozwalają Twojemu systemowi ERP działać automatycznie, bezpiecznie i zgodnie z prawem.
Chcesz przygotować swoją firmę na KSeF? Zapraszamy do współpracy. Odpowiemy na Twoje wątpliwości związane z usługami cydrowymi.
Na podpisano.pl znajdziesz niezbędne narzędzia zaufania cyfrowego, które otworzą Ci drzwi do cyfrowej księgowości.
Artykuł opracowano na podstawie Podręcznika KSeF 2.0 (MF, wrzesień 2025) oraz informacji z serwisu ksef.podatki.gov.pl.
