Drukować, czy nie drukować? Oto jest pytanie w erze cyfrowej archiwizacji umów.

Żyjemy w czasach, gdy dokumenty coraz częściej podpisujemy elektronicznie, a "papierologia" odchodzi do lamusa. Wiele firm i instytucji wdraża rozwiązania cyfrowe, a elektroniczny obieg dokumentów staje się standardem. Pojawia się jednak pytanie – czy w takim razie drukować umowy podpisane elektronicznie? Czy jest sens gromadzić papier, skoro świat zmierza w kierunku archiwizacji cyfrowej?

Jak zwyke, odpowiedź nie jest jednoznaczna i zależy od wielu czynników.

Argumenty za drukowaniem:

Przyzwyczajenie i poczucie bezpieczeństwa: Wiele osób czuje się pewniej, mając fizyczną kopię ważnego dokumentu, którą można “dotknąć”. Wydruk daje poczucie realności i namacalny dowód zawarcia umowy.
Łatwiejszy dostęp: W przypadku awarii systemu, braku prądu czy dostępu do internetu, papierowa wersja umowy jest zawsze pod ręką. Nie trzeba logować się do systemu ani martwić o kompatybilność oprogramowania.
Prezentacja w sądzie: Choć podpis elektroniczny ma moc prawną równą podpisowi odręcznemu, w praktyce sądy nadal częściej operują na dokumentach papierowych. Wydrukowana umowa z potwierdzeniem weryfikacji podpisu kwalifikowanego może ułatwić i przyspieszyć postępowanie sądowe – webnotarius https://www.certum.pl/pl/webnotarius/

Argumenty przeciw drukowaniu:

Koszty i ekologia: Drukowanie generuje koszty (papier, tusz, energia) i negatywnie wpływa na środowisko. W dobie rosnącej świadomości ekologicznej warto ograniczać zużycie papieru.
Archiwizacja i przechowywanie: Papierowe dokumenty wymagają odpowiedniego miejsca do przechowywania, a ich archiwizacja bywa kłopotliwa. Gromadzenie papieru to dodatkowa przestrzeń, segregatory, a w przypadku dużych firm – całe archiwa.
Ryzyko zniszczenia lub zagubienia: Dokumenty papierowe są narażone na zniszczenie (zalanie, pożar) lub zagubienie.

Co zatem wybrać?

Decyzja o drukowaniu umowy podpisanej elektronicznie zależy od indywidualnych potrzeb i preferencji. Jeśli zależy Ci na paierowym dostępie do dokumentu (łatwość w operowaniu na wersji papierowej) wówczas wydrukowanie będzie niezbędne. Jeśli jednak priorytetem jest oszczędność, ekologia i wygoda, postaw na archiwizację cyfrową.

Pamiętaj

Bezpieczne przechowywanie: Przechowuj cyfrowe wersje umów i potwierdzeń w bezpiecznym miejscu, np. na dysku twardym, w chmurze, z wykorzystaniem programów do zarządzania dokumentami.
Kopie zapasowe: Regularnie twórz kopie zapasowe swoich danych, aby uniknąć ich utraty w przypadku awarii.
Weryfikacja podpisu: Upewnij się, że posiadasz odpowiednie oprogramowanie do odczytywania i weryfikacji podpisów elektronicznych.

W erze cyfrowej archiwizacji drukowanie umów nie jest koniecznością, ale może być praktycznym rozwiązaniem w niektórych sytuacjach. Wybierz opcję, która najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.

Zadzwoń do nas pod numer

+48 22 417 05 55

a skontaktujemy Cię z jednym z naszych przedstawicieli dostępnych praktycznie na terenie całego kraju.

Sprawdź także:

Podpisy kwalifikowane

Podpis elektroniczny i odręczny na jednej umowie – czy to możliwe?

Potwierdzenia toższamości

Potwierdzenie tożsamości kluczem do bezpieczeństwa podpisu kwalifikowanego

Podpisy kwalifikowane

XAdES i PAdES – dwa oblicza e-podpisu

Potwierdzenia toższamości

Podpis kwalifikowany a potwierdzenie tożsamości – dlaczego to takie ważne?

Potrzebujesz pomocy?

Instalacja

100,00 zł

Szkolenie